Corona regels voor binnen evenementen

Evenementen en corona: wat mag ik in een binnenlocatie organiseren? Het uitgangspunt voor evenementen tot en met 1 september is: het kabinet verlengt het verbod op eendaagse binnen evenementen zonder vaste zitplaats tot 1 september 2021. (UPDATE: Datum is verlengt tot en met  19 september 2021)

Met vaste zitplaats is er wel degelijk wat mogelijk. Hieronder een kort overzicht van wat er georganiseerd mag worden in een evenementenlocatie (indoor evenementen).

Voor evenementen binnen in een evenementenlocatie, moet onderscheid gemaakt worden tussen evenementen met en zonder corona toegangsbewijs. Voor beide varianten geldt, dat iedere bezoeker een vaste zitplaats heeft.

Wat is een corona toegangsbewijs?

Wanneer je een evenement of activiteit in Nederland wil bezoeken, dan kan de eigenaar of organisator kan je vragen om een corona toegangsbewijs.

Onder een corona toegangsbewijs wordt verstaan dat je:

• volledig gevaccineerd moet zijn (dat ben je 14 dagen na de tweede prik, of de prik nadat je al corona hebt gehad) of;
• moet kunnen aantonen dat je de afgelopen 6 maanden corona hebt gehad en daarvan hersteld bent (herstel bewijs) of;
• een testbewijs moet kunnen tonen via Testen voor Toegang (per 13 juli 2021: een negatieve testuitslag via Testen voor Toegang van minder dan 24 uur voor het evenement)

Verder zul je een een geldig ticket moeten kunnen laten zien. Dit mag ook een gratis ticket zijn.

Corona toegangsbewijzen niet verplicht!
De inzet van corona toegangsbewijzen is optioneel en niet verplicht. Als je corona toegangsbewijzen inzet, is er wel meer mogelijk dan wanneer je dat niet doet.

Indoor evenement ZONDER corona toegangsbewijs

De volgende regels zijn van toepassing, wanneer je geen corona toegangsbewijs gebruikt:

• Toegestaan, vanaf 14 augustus 2021
• Iedere bezoeker heeft een vaste zitplaats
• Het maximaal aantal bezoekers is afhankelijk van de grootte van de ruimte*
• Anderhalve meter afstand houden, tijdens het gehele evenement, is verplicht* Hiermee komt de maximale bezetting voor locaties op circa 1/3e van de reguliere bezoekerscapaciteit
• Het uitvoeren van een gezondheidscheck bij aankomst is verplicht

Wanneer je ervoor kiest, om wel gebruik te maken van een corona toegangsbewijs is er meer mogelijk.

* Houdt hiermee, bij het kiezen van je evenementenlocatie, rekening. De ruimte (zaal) voor je bezoekers moet een flink stuk groter zijn, dan voor corona. Wil je bijvoorbeeld een congres organiseren, waarbij je 500 personen verwacht? De zaal waarin deze groep mensen bij elkaar komt moet (origineel) ruimte bieden voor tenminste 1500 personen. 

Indoor evenement MET corona toegangsbewijs

De volgende regels zijn van toepassing, wanneer je een corona toegangsbewijs gebruikt: 

• Het evenement vindt plaats op een afgesloten locatie
• Iedere bezoeker heeft een vaste zitplaats
• Binnen is 2/3 van de bezoekerscapaciteit van de locatie toegestaan*
• Het laten zien van een corona toegangsbewijs is verplicht voor alle bezoekers
• Bezoekers hoeven geen anderhalve meter afstand van elkaar te houden

* Houdt hiermee, bij het kiezen van je evenementenlocatie, rekening. De ruimte (zaal) voor je bezoekers moet een stuk groter zijn, dan voor corona. Wil je bijvoorbeeld een congres organiseren, waarbij je 500 personen verwacht? De zaal waarin deze groep mensen bij elkaar komt moet (origineel) ruimte bieden voor tenminste 750 personen 

Kosten zaalhuur

Het kiezen van een (veel) grotere ruimte, heeft doorgaans gevolgen, voor je evenementenbudget. De zaalhuur is veelal gelijk als voor corona. Hierdoor zul je meer kosten maken qua zaalhuur. Houdt hier dan ook rekening mee, in het budget van je evenement.

Corona toegangsbewijs: Wel of niet doen?
Het kan best wel verwarrend zijn om te kiezen. “Kan ik met mijn gezelschap nu wel of niet bij elkaar komen?” Je zou denken, dat je altijd een corona toegangsbewijs nodig hebt, om je evenement te organiseren. Toch is dat niet altijd het geval!

Het gebruiken van een corona toegangsbewijs

is optioneel, niet verplicht.

Wanneer de locatie genoeg ruimte biedt, aan de bezoekers van je evenement, is een corona toegangstest niet nodig. Wat bedoelen we hiermee? Laten we, aan de hand van een kort voorbeeld, dit bekijken:

Je wil met 500 personen bij elkaar komen. De ruimte (zaal) voor je evenement biedt, rekening houdend met onderling anderhalve meter afstand, genoeg ruimte. Er is dan geen noodzaak om met corona toegangsbewijzen te gaan werken. Bezoekers moeten wel een vaste zitplaats hebben.

Afweging maken

Wanneer je besluit, om geen gebruik te maken van corona toegangsbewijzen, zul je wel zaken tegen elkaar moeten afwegen. Dit hoeft echter geen probleem te zijn voor jouw evenement. Jouw afwegingen zullen, onder andere, zijn:

• Je zult naar een locatie moeten uitwijken, die groot genoeg is voor je gezelschap. Dat kan, zoals eerder gezegd, wel van invloed zijn hebben op je evenementenbudget.
• De keuze uit geschikte evenementenlocaties, kan worden beperkt. Je moet immers locaties vinden, met voldoende ruimte om de anderhalve meter regel te kunnen toepassen.
• Wat is de bereidheid, van de bezoekers aan jouw evenement, om één van de corona toegangsbewijzen te overleggen?
• Alle gasten moeten een onderlinge afstand hebben van anderhalve meter. Dit zou het persoonlijke karakter van je evenement kunnen beïnvloeden.
• Ook qua catering is er minder mogelijk. Bezoekers kunnen niet gezamenlijk eten in een ruimte, wanneer er geen onderlinge afstand van anderhalve kan worden aangehouden. Je kunt daarentegen kiezen om het eten ter plaatste te laten uitserveren.

Zakelijke evenementen

Laten we eerlijk zijn: Zakelijke evenementen, (netwerkbijeenkomsten) hebben, met onderling anderhalve meter afstand houden, niet zoveel zin. Daarnaast is een dergelijke bijeenkomst op deze manier (geen corona toegangsbewijs) live niet aan te raden. Sterker nog: het mag niet.

De bezoekers moeten niet alleen op anderhalve meter afstand van elkaar blijven. Ook moeten zij ook een vaste zitplaats hebben. Netwerken wordt zo wel heel erg lastig.

De volgende opties heb je:

1. Het evenement online organiseren
2. Alsnog gebruik maken van een corona toegangsbewijs
3. Je evenement uitstellen of, erger nog, geheel annuleren

Bedrijfsfeesten organiseren met corona regels
Volgens de huidige regelgeving, is het mogelijk om een bedrijfsfeest in een binnen locatie te organiseren. Je moet dan wel voldoen aan de criteria rondom de corona toegangsbewijzen. Voorlopig is dat de enige manier om onder de anderhalve meter regel uit te komen. Een indoor bedrijfsfeest, waarbij iedereen op een vaste plaats blijft zitten, kan, maar dan kies je eerder voor een dinershow variant.

Congres organisatie met corona regels
Dezelfde regels, welke gelden voor een bedrijfsfeest, gelden ook voor een congres. Zonder corona toegangsbewijs is het weliswaar mogelijk, maar met beperkingen. De enige manier om onder die beperking ‘uit te komen’ is door te gaan werken met de corona toegangsbewijzen. Ook de andere punten (maximaal aantal deelnemers, locatie en/of zaalgrootte etc.) blijven hierbij belangrijke aandachtspunten.

Alternatief: De buitenlucht!
Als alternatief kun je natuurlijk wel een evenement organiseren in de buitenlucht. Dan krijg je te maken met de corona regels rondom buitenevenementen. Hieronder staan de regels rondom evenementen in de buitenlucht.

Outdoor evenementen zonder vaste zitplaats:
Kleinschalige outdoor evenementen zijn vanaf 14 augustus toegestaan.

• Er zijn maximaal 750 bezoekers toegestaan
• Iedere bezoeker moet in bezit zijn van een toegangsbewijs (ticket)
• Het tonen van een corona toegangsbewijs is voor iedere bezoeker verplicht
• Een vaste zitplaats is niet verplicht
• Anderhalve meter afstand houden is niet verplicht
• Het evenement duurt maximaal 1 dag

Een open veld of buitengebied is dus prima geschikt voor een evenement met meer dan 750 personen. Een bedrijfsfeest in een tent is dus uitstekend mogelijk. Deze tent moet dan wel geopend zijn. In geval van een tent moeten alle 4 de zijden open zijn. Dit in verband met een goede ventilatie.

Tijdens de eerste ministerraad na het reces, op vrijdag 13 augustus, wordt het hele pakket maatregelen opnieuw gewogen op basis van de actuele informatie.

UPDATE:

Tijdens de persconferentie van vrijdag 13 augustus, heeft Mark Rutte aangegeven, dat het Kabinet voornemens is om per 20 september 2021 de 1,5 meter norm te laten vallen.

LET OP: Dit is een voornemen en geen harde toezegging. Halverwege september zal het OMT een definitief advies uitbrengen, gebaseerd op de dan meest recente cijfers. Vrijdag 17 september zal de definitieve beslissing worden genomen, aldus Rutte.