Vakkundige congres managers

Wij ontzorgen u tot in het kleinste detail. Schakel ons in, om de congres organisatie voor u uit te voeren. We nemen, op het inhoudelijke gedeelte na, de volledige congres organisatie van u over. Tijdens uw congres zijn wij de stille motor achter uw succes! Omdat wij ons werk goed uitvoeren, merkt u hier niets van. En zo hoort het ook. Het congres verloopt vlekkeloos en zorgeloos. U kunt zelf genieten van en tijdens uw eigen evenement.

Onze werkzaamheden bij het event management zijn:

• Het schrijven van het congres draaiboek
• We verzorgen de volledige aanmelding en registratie
• We verzorgen de ontvangst van uw congres bezoekers
• Hospitality medewerkers worden door ons geïnstrueerd
• Scannen van congres tickets
• Uitreiken van congres badges
• Coördinatie tijdens de opbouw en inrichting van het evenement
• Communicatie voor, tijdens en na het evenement
• Communicatie met artiesten, gastheer/gastvrouw/sprekers en leveranciers
• Toezien op uitvoer van het congres verloop
• Continue monitoring rondom de SHE-punten (Veiligheid, Gezondheid en Milieu)
• Toepassing van geldende maatregelen (Bijvoorbeeld: Covid-19)

Complete congres registratie

Onze online aanmelding-, en registratie module is specifiek gebouwd voor congressen en zakelijke bijeenkomsten.

• Autoreply, na succesvolle registratie en aanmelding
• Bezoekers informatie wordt verzameld (reistijden, voedsel allergieën etc.)
• Congres tickets worden gegenereerd; eventueel met QR-code
• Scannen gebeurt met smartphones. Dus geen extra apparatuur nodig!
• Iedere bezoeker ontvangt bovendien een eigen congres programma.die daarbij komen kijken

Dit gaat samen met een enorme tijdwinst. Tijdwinst qua organisatie en voor de gasten. In de praktijk heeft ons systeem zich ruimschoots bewezen. Geen onnodige poespas en volledig custom made op te leveren. En de prijs is zeer competitief.

Congreswebsite

We beschikken over alle nodige technische kennis, om een effectieve congres website voor u te maken. Volledig in uw eigen huisstijl opgemaakt. De congres website vullen wij met:

• Sprekers informatie (inclusief social media links)
• Programma onderdelen
• Sponsoren worden uitgelicht
• Onderwerpen staan uitgewerkt
• Locatiegegevens (Inclusief parkeer-, en reis instructies)
• Contactgegevens voor vragen en/of hulp

De congres website krijgt haar eigen menu. Natuurlijk komt de congres website of pagina, inclusief een online aanmelding-, en registratie module.

Congres met networktables

Een grote groep mensen tijdens een plenaire sessie. Hier voldoet niet altijd het verwachtingspatroon van bezoekers. En dat is zonde! Specifieke groepen mensen met elkaar verbinden. Sparren met gelijkgestemden over onderwerpen. Samen oplossingen vinden voor een gedeeld probleem. Een congres met Networktables is hier geweldig voor. Maar hoe regel je zoiets vooraf? Een goede voorbereiding en realisatie hierin is key!

Onze online aanmelding-, en registratie module is hier namelijk speciaal voor ontwikkeld.

We kunnen rekening houden met:

• Een juiste spreiding van uw congres bezoekers
• Maximale groepsgrootte op basis van bezoeker capaciteit (COVID-19 punt!)
• Meerdere netwerk of kennis sessies tegelijk
• Draaischema voor networktables (meerdere ronden)

We zorgen ervoor dat uw congres vlekkeloos zal verlopen.

Corona veilig congres

Wij zorgen dat uw congres op een veilige manier verloopt. Uiteraard volgen wij de aanbevelingen van het RIVM, bij de uitvoer en organisatie van uw congres. Er komt, sinds de uitbraak van het coronavirus, NOG MEER kijken bij congres organisatie. Wij volgen een strak 1,5 meter protocol. U hebt er alle baat bij, dat dit professioneel wordt ingevuld.

Er zijn vele vraagstukken, die moeten worden ingevuld:

• Hoeveel bezoekers mag ik op de congresdag ontvangen?
• Kan ik überhaupt een LIVE congres organiseren? (Jazeker!)
• Kunnen we er ook een hybride variant van maken?
• Hoe regel ik de controle en naleving, op corona toegangsbewijzen?
• Hoe moeten de gasten worden geïnformeerd, omtrent de geldende corona regels?
• Looplijnen, desinfectie, etcetera. Hoe doe ik het?
• Wat is de impact, van bijvoorbeeld een lunch moment, tijdens een congres? (Lees het hier)