Congres of bijeenkomst tijdens corona: Hoe doe je dat?

Strenge regels en veel onduidelijkheid, rondom zakelijke evenementen. We zien en horen veel opdrachtgevers twijfelen. “Wat moet ik doen?” Het congres of zakelijke bijeenkomst opschuiven: Is het een optie? Voor de zekerheid je event maar helemaal afblazen? Vaak is die keuze gebaseerd op aannames. Wij denken in oplossingen, in plaats van beperkingen. Is er dan iets mogelijk? Wat kun je dan wél plannen?

Een voorbeeld met de regels van corona eromheen. Hoe ziet dat eruit?

• Een congres of zakelijke bijeenkomst voor 600 personen
• In een binnenlocatie.
• Inclusief gezamenlijke lunch
• Met break-out sessies, persoonlijke interactie en plenaire sessies
• Kortom: net als ‘vroeger’

Kan dat nog wel?

Natuurlijk kan dat vandaag de dag! Wij zochten voor je uit. Hoe richt je een congres of zakelijke bijeenkomst in, rekening houdend met de regels van corona?

Regels voor een binnen evenement

Laten we eerst nog eens kijken naar de regels, die gelden voor evenementen in een binnenlocatie. 

1. Het evenement vindt plaats op een afgesloten locatie
2. Iedere bezoeker heeft een vaste zitplaats
3. Binnen is 2/3 van de bezoekerscapaciteit van de locatie toegestaan*
4. Het laten zien van een corona toegangsbewijs is verplicht voor alle bezoekers
5. Bezoekers hoeven geen anderhalve meter afstand van elkaar te houden

Laten we deze regels nu eens stuk voor stuk doornemen.

1. Afgesloten locatie

Een zakelijk evenement organiseer je niet op straat. Een congres of zakelijke bijeenkomst, vindt in 99,9% plaats in een congres of conferentielocatie. Deze locaties zijn afgesloten; dat wil zeggen dat je er niet vrijelijk naar binnen kunt wandelen, zoals een winkelcentrum. Je voldoet daarmee aan regel 1. CHECK 1

2. Iedereen een vaste zitplaats

Iedereen moet een vaste zitplaats hebben. Dat kan voor sommigen een ‘dingetje’ zijn. Niet voor Evenementenbureau 24-7 Events. Iedere bezoeker moet zich aanmelden en registreren.

Goed nieuws: Daar hebben wij onze eigen Online Registratiemodule voor ontwikkeld. Bezoekers kunnen zich hiermee registreren voor het congres of zakelijke bijeenkomst. Ook genereren wij onze eigen eventtickets. Die kunnen wij vormgeven, zoals wij willen. Iedere bezoeker een eigen persoonlijk congresticket. Ook dit is een vereiste, die wij probleemloos invulling geven.

Op het ticket plaatsen wij een stoelnummer. Bij binnenkomst kunnen de gasten op hun eigen vaste stoel gaan zitten. Aan regel 2 is hiermee ook voldaan. CHECK 2

3. De bezoeker capaciteit

600 personen in een zaal, waar normaliter 900 personen kunnen zitten. Je hebt nu 2/3e van de bezoekerscapaciteit benut. Je kunt dus iedere groepsgrootte zo inregelen. Zolang het maar 2/3e van de zaalcapaciteit is. Je hebt nu ook aan deze regel (2/3e capaciteit) voldaan. Je zult voor je congres of bijeenkomst, naar een wat grotere evenementenlocatie moeten uitwijken. Dit hoeft verder geen probleem te zijn. Aan regel 3 is hiermee voldaan. CHECK 3

Lunch tijdens congres of zakelijke bijeenkomst (ook 2/3e)

Hetzelfde geldt voor de gezamenlijke lunch. We hebben het nagevraagd bij de RVO (Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland). Na de plenaire bijeenkomst, gaat iedereen naar het restauratiegedeelte. Hier kan men aan het buffet hun eten halen.

Wanneer de bezoeker zijn lunch heeft gehaald, kan hij/zij bij anderen aan tafel gaan zitten. De lunch hoeft dus niet, in tegenstelling wat sommige locaties als uitvlucht doen, in de plenaire zaal te worden uitgeserveerd. “Zolang iedereen een vaste zitplaats heeft kan men met elkaar aan tafel dineren. Er hoeft geen 1,5 meter afstand te worden bewaard.” DUBBELCHECK!

Break-out sessies

Tijdens je workshops of break-out sessies, kun je ook van de 2/3e regeling gebruikmaken. In iedere workshop mag je – in elk geval tot 21 september 2021) – maximaal 2/3e van de zaal capaciteit gebruiken. Ook dit kunnen we prima voor je inregelen. Ja, het heeft wat voeten in de aarde. Maar dit is nu precies wat wij akelig goed beheersen. TRIPPLE CHECK!

Voetbal stadions

We hebben bij RVO het voorbeeld van een voetbalstadion aangehaald: 30.000 voetbalfans, staan zich te verdringen bij de ingang van het stadion. Na 45 minuten is het “rust”. Wat gaat minstens 50% van de aanwezigen nu doen? Ze stormen massaal de catacomben in voor een biertje, een vette hap en een toiletbezoek.

Om die vette hap te halen, staat men niet op 1,5 meter van elkaar. Dat hoeft volgens het “Testen voor Toegang” protocol ook niet. Men staat als haringen in een ton bij de snackcorners, verspreid in en rondom het stadion. Overigens zit men, tijdens de wedstrijden, niet muisstil op het stoeltje tijdens een wedstrijd, zoals onderstaande beelden laten zien….

Beelden afkomstig van ESPN Live tijdens de wedstrijd AJAX – NEC.

4. Corona toegang bewijs

Om toegang tot een evenement met meer dan 75 personen te krijgen, dien je een corona toegangsbewijs te hebben. Dit corona toegangsbewijs kan zijn:

Een bewijs van volledige vaccinatie
Een negatieve testuitslag
Een herstelbewijs (langer dan 6 maanden geleden corona gehad)

Vaccinatiegraad Nederland: 69%

Vandaag (week 32, 2021) is er een ruime vaccinatiegraad in Nederland. Voor een congres of zakelijke bijeenkomst, richten we ons voornamelijk op de actief werkenden. Deze groep mensen zit bevindt zich tussen de 25 – 65 jaar. Hieronder een overzicht van personen, die volledig zijn gevaccineerd, per leeftijdscategorie. De actuele stand van zaken, kun je op de site van het RIVM bekijken.

Cumulatieve vaccinatiegraad, volledig gevaccineerden (week 32)

• 26 – 30 jaar: 52%
• 31 – 35 jaar: 55%
• 36 – 40 jaar: 62%
• 41 – 45 jaar: 69%
• 46 – 50 jaar: 73%
• 51 – 55 jaar: 78%
• 56 – 60 jaar: 81%
• 61 – 65 jaar: 82%

Gemiddeld genomen is 69% van alle werkenden in Nederland volledig gevaccineerd. Zij kunnen sowieso probleemloos een corona toegangsbewijs laten zijn. Dit doet men bij de ingang van je congres of bijeenkomst.

Van de, gemiddeld genomen, overige 31% van de mensen die niet volledig zijn gevaccineerd, kan/wil een deel een negatieve testuitslag laten zien. Weer een ander gedeelte kan en wil een herstelbewijs aantonen.

Wie is je doelgroep?

De resterende kleine groep mensen doet niets. Zij – de laatsten en tevens kleinste groep mensen – krijgen geen toegang tot je congres of bijeenkomst. In plaats van je daar druk om te maken, kun je je beter richten op de, laten we zeggen 75% tot 80% van alle Nederlanders die wél naar je evenement kunnen komen. Regel 4 is dus ook niet (meer) het probleem: CHECK 4

BRON: RIVM

5. Geen anderhalve meter afstand

Door het inzetten van het Testen voor Toegang, ben je gelegitimeerd om de 1,5 meter regel los te laten. Iedereen kan, tijdens je congres of zakelijke bijeenkomst, dus gewoon naast elkaar zitten. Indien nodig schouder aan schouder. Je voldoet hiermee aan de laatste bepaling rondom corona. CHECK 5

Verwachting

Tijdens de persconferentie op vrijdag 13 augustus, gaf demissionair president Mark Rutte te kennen dat men (kabinet) voornemens is om per 1 oktober sowieso de 1,5 meter te laten vallen. Wel zal, in ruil daarvoor, het Testen voor Toegang standaard dienen te worden ingezet. Naleving hierop zal onder meer met mystery-guests worden uitgevoerd. Geen probleem toch? We doen het netjes volgens de regels. Zie ook het artikel: Testen voor Toegang bij Evenementen: Hoe zit het nu?