Wat kost een congres

door

“Wat kost een congres?”

Deze vraag wordt vaak gesteld op internet maar een direct antwoord zijn wij nog niet tegengekomen. Wel komen we veel verhalen tegen dat die vraag niet is te beantwoorden om daarna te verzanden in allerlei redenen waarom er geen antwoord op is te geven. Maar dat is geen antwoord op uw vraag. Wij geven een antwoord op uw vraag.

Wat kost een congres per persoon?

U kunt een congres op een locatie voor 100 personen met een 8-uurs arrangement, inclusief lunch, al vanaf Eur 4.500 krijgen. De basistechniek (vaak met minimale ondersteuning) is dan inbegrepen. Een congres kost tussen de Eur 45,- en Eur 75,- per persoon (8-uurs arrangement, inclusief lunch). De kosten voor een congres zoals hierboven vermeld zijn richtprijzen. De prijs is onder andere  afhankelijk van:

  • de locatie die u kiest voor uw congres 
  • de regio van de congreslocatie

De kosten van een congreslocatie verschillen flink per regio. Hieronder een verkort overzicht van wat een congres kost in verschillende regio’s en per deelnemersaantal.

Wat kost een congres voor 100 personen?

  • Randstad: € 4.300 – €  7.250
  • Groningen: € 3.700 – €  7.250
  • Limburg: € 4.000 – €  5.000

Wat kost een congres voor 200 personen?

  • Randstad: € 8.550 – € 12.400
  • Groningen: € 8.000 – € 11.500
  • Limburg: € 7.500 – € 10.000

Wat kost een congres voor 500 personen?

  • Randstad: € 26.750 – € 37.500
  • Limburg: € 20.000 – € 25.000

Wat kost een congres voor 750 of 1000 personen in de Randstad?

Wanneer je een congres wilt organiseren in de Randstad voor 750 personen dan moet je rekenen op een stelpost tussen de € 40.000 en € 50.000. De kosten voor een congres ligt hiermee tussen de € 53 en € 67 per persoon. Voor een congres van 1000 personen moet je rekenen op een bedrag tussen de € 53.000 en € 60.000. De prijs per persoon komt hiermee op € 53 en € 60.

Hoe meer wensen zoals aanvullende techniek, dagvoorzitter, sprekers, aanvullende of externe catering, decoratie, entertainment, etc. hoe hoger de prijs (per persoon) wordt. Niet altijd betekent dat bij het dubbele aantal gasten of meer je een optelsom moet maken. Locaties hanteren ook wel staffelkortingen of er kan een prijsafspraak gemaakt worden. Zoals je kunt zien worden de prijzen per persoon door de regel heen lager als het deelnemersaantal hoger wordt.

Organisatiekosten voor een congres

Ook deze vraag wordt geregeld gesteld op internet. Bij een congres komen ontzettend veel zaken om de hoek kijken. Een deel van de werkzaamheden kunt u prima in eigen beheer uitvoeren. 

Andere zaken die komen kijken bij het organiseren van een congres hebben eerder een specialist nodig;  

  • Deelnemersregistratie
  • Congres website
  • Draaiboek en stappenplan
  • Hospitality
  • Regelen sprekers, catering, techniek, etc.
  • Coördinatie en realisatie activiteitenplanning
  • Ticketing
  • Veiligheid
  • Crowdmanagement
  • Etc, etc.

Deze taken vallen onder de zogenaamde eventplanning en event management. Het is belangrijk dat iemand met de juiste knowhow zich bezighoudt met de eventplanning en het event management. Een congres organiseren kost namelijk veel tijd, meer dan gedacht. Is er voldoende tijd en expertise beschikbaar?

Het doel van event planning en event management is dat een evenement vlot verloopt en voldoet aan de verwachtingen. Verstandig dus om een event planner/event manager in te schakelen. Geef je de organisatie (deels) uit handen, dan zullen de kosten voor eventplanning en event management bij de totale congreskosten moeten worden gebudgetteerd.

Kosten eventplanning en event management

Wij zijn heel transparant over onze kosten voor eventplanning en event management. Wij werken tegen een vast uurloon. Voor organisaties binnen de non-profit sector hanteren wij een gereduceerd tarief.

Wij werken zonder provisie, commissie of kickback fee. Dat klinkt wellicht vreemd, maar het is binnen de evenementenbranche heel gebruikelijk om, naast organisatiekosten, ook commissie, provisie of kickback fees te ontvangen. In dit artikel leest u er meer over.

U krijgt van ons altijd de kostprijs van locaties en overige diensten aangeboden. En juist omdat wij zo werken kunnen wij u flink geld besparen. Deze besparing komt geheel ten goede van uw congres budget. 

Hoeveel tijd kost het organiseren van een congres?

Om een richtlijn te geven: gemiddeld gaat er 100-120 uur werk in de organisatie van een congres zitten.

Wat wil je bereiken met het congres?

Een congres start met een idee. Dan is ‘wat gaan we doen’ natuurlijk een hele goede startvraag. Nog veel belangrijker is uzelf af te vragen wat u met uw congres wil bereiken: Het congres is een middel om tot de gewenste doelstelling te komen. De rode lijn binnen de congresorganisatie en ieder onderdeel ervan moet zijn:

Wat is het doel van het congres?

Verder is het belangrijk om stil te staan over: 

  • de vorm van het congres (plenaire sessies, parallelsessies, networktables)
  • wanneer ga ik mijn congres organiseren (houdt rekening met vakanties binnen de verschillende regio’s)
  • Voor wie is mijn congres bedoeld?
  • Met wie (branchegenoten) ga ik het congres organiseren?

Stappenplan van het congres

De volgende stap is het uitwerken van het idee in een projectplan of stappenplan. 

Dit kost tijd, maar wel heel raadzaam om te doen. Een goed projectplan beschrijft in ieder geval het doel van uw evenement, de rand voorwaarden en planning (tijd, budget, organisatie, informatie en activiteiten). Wanneer u de doelstelling van uw evenement op poten hebt staan dan is ook het moment om de daadwerkelijke uitvoering te gaan plannen. Een goede congresbegroting is daarbij van groot belang. Wat zijn bijvoorbeeld de vaste kosten, variabele kosten, post onvoorzien?

Dit is ook het moment waarop u besluit ons voor de eventplanning en event management in te huren. Uiteraard kunt u ons ook inschakelen bij het opstellen van het projectplan. Wij zijn de verbindende schakel tussen uw plan en de daadwerkelijke uitvoering daarvan. 

Heeft u vragen of wilt u een offerte aanvragen? Ontvang binnen 48 uur een offerte op maat voor uw congres.

Evenementenbureau 24-7 Events
5.0
Based on 5 reviews
powered by Google
Michiel Zeeuw
Michiel Zeeuw
14:58 14 Nov 19
Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
Joyce Achterberg
Joyce Achterberg
09:28 14 Oct 19
Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
Brainycloud Marketing
Brainycloud Marketing
08:44 21 Aug 19
Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
Steve Entwistle
Steve Entwistle
11:17 18 Aug 19
Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
Steven van Maris
Steven van Maris
09:56 07 Mar 18
Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
Bekijk alle beoordelingen
Evenementenbureau 24-7 Events
5.0
Based on 5 reviews
powered by Google
Michiel Zeeuw
Michiel Zeeuw
14:58 14 Nov 19
Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
Joyce Achterberg
Joyce Achterberg
09:28 14 Oct 19
Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
Brainycloud Marketing
Brainycloud Marketing
08:44 21 Aug 19
Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
Steve Entwistle
Steve Entwistle
11:17 18 Aug 19
Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
Steven van Maris
Steven van Maris
09:56 07 Mar 18
Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
Bekijk alle beoordelingen

Evenementenbureau 24-7 Events

Openingstijden

maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
zaterdag
zondag
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
Gesloten
Scroll Up