7 gouden tips voor een succesvol congres!

Ben je op zoek naar informatie over het organiseren van een congres? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. In dit artikel delen we onze kennis over het organiseren van een succesvol congres. We geven je praktische tips die je kunt gebruiken, om jouw volgende congres tot een groot succes te maken.

Inhoud (klik op het item van je keuze)

1. Het doel van je congres
2. De juiste locatie kiezen
3. Het programma van je congres
4. De techniek (AV) tijdens het congres
5. Schenk aandacht aan het eten!
6. De promotie van je congres
7. De mening van je gasten

Stap 1: Bepaal het doel van jouw congres

Voordat je begint met het organiseren van jouw congres, bedenk wat het doel is van jouw evenement. Wil je bijvoorbeeld mensen informeren of motiveren? Door het doel duidelijk te hebben, kun je bepalen welke sprekers en workshops het beste passen bij jouw evenement.

Stap 2: Kies de juiste locatie

De locatie van je congres is belangrijk. Kies een congreslocatie die goed bereikbaar is voor je gasten. Er dient voldoende ruimte te zijn voor alle deelnemers (inclusief sprekers en/of workshop leiders). Zorg er ook voor dat de locatie over alle benodigde faciliteiten beschikt, zoals een goede geluidsinstallatie, WiFi en voldoende parkeergelegenheid. Is de aanwezige WiFi installatie geschikt om 1000 gastgebruikers te voorzien van een vlotte internetverbinding? Ook tijdens keynotes of workshops (break-out sessies) waarbij internet nodig is niet vergeten!

Stap 3: Stel een programma samen

Het programma van je congres is ook van belang. Kies sprekers en workshops die aansluiten bij het doel van jouw evenement en die interessant zijn voor jouw publiek. Zorg er ook voor dat er voldoende pauzes zijn ingepland. Zorg voor voldoende tijd voor vragen en discussies.

Stap 4: Regelen van de techniek

Hiervoor geldt maar 1 devies: Testen, testen, testen! Zorg ervoor dat alle technische zaken, zoals de geluidsinstallatie en projectie, goed geregeld zijn. Test alles van tevoren uitvoerig, om technische problemen tijdens het congres te voorkomen. Je wil niet dat er honderden mensen zitten te wachten, terwijl je de apparatuur opnieuw moet opstarten. Je zult niet de eerste (of laatste) zijn, die het overkomt. Vergeet ook niet te checken of je workshopleiders genoeg stroompunten tot hun beschikking hebben. “Welke type laptop nemen ze mee en is er een snoer voor dat apparaat aanwezig?” Ja, mensen vergeten met grote regelmaat hun eigen stekker mee te nemen…… 

Stap 5: Zorg voor goede catering

Een goed verzorgde catering is belangrijk voor de deelnemers. Zorg dat er voldoende eten en drinken beschikbaar is en dat het aansluit bij de wensen van jouw publiek. houdt rekening met de verschillende dieetwensen en/of voedselallergieën. Tijdens de aanmelding en registratie van het congres, kun je hier alvast naar vragen bij je gasten.

Stap 6: Promoot jouw congres

Promotie van je congres is essentieel voor een succesvol evenement. Maak gebruik van social media, verstuur persberichten naar relevante media en betrek jouw netwerk om het evenement onder de aandacht te brengen. Ook kun je influencers inschakelen, om aandacht voor je congres te vragen.

Stap 7: Evaluatie na het evenement

Evalueer het evenement na afloop om te kijken wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Hierdoor kun je in de toekomst nog betere congressen organiseren. De evaluatie kan op verschillende manieren worden ingezet. Niet alleen na het congres, maar ook tijdens (!) het congres kun je al de mening van je publiek peilen. Wij hebben hier verschillende leuke ideeën voor.

Hulp nodig bij de organisatie van jouw congres? 

We  bieden onze diensten als professioneel organisator van evenementen aan. We kunnen jou helpen bij het organiseren van een succesvol evenement dat aan alle wensen voldoet.

Conclusie:

Met deze 7 stappen kun je jouw congres tot een groot succes maken. 

• Denk goed na over het doel van jouw evenement
• Kies de juiste locatie
• Stel een goed programma samen
• Regel de techniek en catering
• Promoot het evenement en peil de mening van je publiek, tijdens of na het congres