We zorgen dat je gasten zich kunnen aanmelden en registreren via een AVG-proof online registratieformulier. Het online aanmelding- en registratie formulier maken we natuurlijk helemaal in jouw look & feel op. De verwerking van de persoonsgegevens is beveiligd. Je hoeft je geen zorgen te maken over mogelijke datalekken. Alle aanmeldingen worden strak gemonitord. Jij hoeft er verder niets voor te doen. 

Alle deelnemers worden keurig ingedeeld in de juiste break-out, workshops of sessies. Ze worden gekoppeld aan de juiste personen of groepen. Na aanmelding en registratie voor het congres, krijgt iedere deelnemer een bevestiging via email. Uiteraard is dit mailbericht gepersonaliseerd.

Heads-up!

Vlak voor het online congres, ontvangen je gasten een reminder van het online congres. We verzorgen dit voor je, jij hoeft nergens over in te zitten. Lekker gevoel nietwaar?

Op de dag van het event, krijgen alle gasten een link naar het online congres. Dit is een persoonlijke link. Op de achtergrond, hebben we het technisch helemaal voor je ingeregeld.

Wij zorgen dat er een livestream studio voor je ingericht zal worden. De livestream studio geheel ingericht in jouw huisstijl. Natuurlijk kun je ook het zgn. “Turn key” concept nemen. De studio is volledig sfeervol ingericht.

Technisch volledig en professioneel ingericht

De studio wordt gehuurd voor een hele dag, inclusief professioneel theaterlicht en audio. De studio is flexibel in te richten. Styling en meubilair in huis zijn allemaal inbegrepen. Hierbij is rekening gehouden met de voorbereiding (5 uur), doorloop, productie & afbouw.

Een 60’’ LCD scherm voor branding van je organisatie is geregeld. Er zijn 4 camera’s en 6 technici (schakeltechnicus, geluidstechnicus, lichttechnicus, content manager en 2x camera operator) ter plaatse.

Er is een regieset, 4 headsets en 3 laptops voor presentaties, instartjes en inbellen van externe gasten. Een afkijkscherm voor de gasten is aanwezig. Uiteraard is er een mogelijkheid voor een chat van de online gasten. 

Verder zal er een event manager ter plaatse aanwezig zijn. Vanuit de livestream studio zal alles vlekkeloos verlopen.

Wanneer de gasten hun persoonlijk link aanklikken, komen ze op de congres plaza terecht. Dit is het centrale online congres plein. De countdown klok loopt en laat zien wanneer het programma begint.

Vanuit de online congres plaza kunnen je gasten eenvoudig navigeren naar de verschillende onderdelen. 

• Ze kunnen het programma bekijken, breakout rooms bekijken, video’s kijken en meer.
• Ze kunnen gezellig met elkaar chatten voordat het programma begint.

Je deelnemers kunnen makkelijk vanuit de plaza naar het plenaire gedeelte navigeren. Daar zien ze gelijk wie er al is aangemeld. Ook kunnen je gasten hier met 1 muisklik zichzelf aanmelden voor het plenaire gedeelte.

Het plenaire gedeelte verloopt vanuit de livestream studio. De livestream studio is gekoppeld aan je virtuele congres omgeving. Relax; het technische gedeelte regelen we voor je.

De plenaire sessie wordt aangekondigd met een notificatie. Iedere deelnemer krijgt een melding in beeld dat we gaan beginnen. Iedereen kan nu met 1 muisklik de livestream bekijken. Hoe we jouw plenaire gedeelte gaan invullen, bepalen we samen vooraf. We kunnen kiezen uit een online presentie (lectuur) of een talkshow. Had je liever een rondetafelgesprek gewenst? No problem!

Publiek tijdens het online congres [Hybride Event]

Mochten de regels dermate zijn versoepeld, dan biedt de livestream studio plaats aan 30 gasten. Op gepaste afstand kunnen je studio gasten aanwezig zijn. Alle voorzorgsmaatregelen, zijn tot in de puntjes geregeld.

Let’s Get Started! 

De gasten worden nogmaals welkom geheten. Verschillende keynote sprekers uit binnen-, en buitenland verzorgen de start van je online congres. Een vlammende video, met een gelikte introductie. We schakelen naar de host van de dag. “Van harte welkom allemaal!”

Wat een top idee om een professionele host in te schakelen. De gasten in de livestream studio gaan de diepte in. De vragen zijn on-point en het gesprek verloopt dynamisch. We zitten er allemaal gelijk goed in.

Interactie tijdens het plenaire deel

Je deelnemers worden niet veroordeeld tot het alleen maar luisteren. Nee, we trappen niet in de val van het constant ‘zenden’. Mensen kunnen actief vragen stellen aan de keynote spreker via de Q&A module of Raise-your-Hand module.

Moderator tijdens je online congres

Als moderator van jouw online congres, zien we de vragen binnenkomen. We spelen ze door aan de presentator/gastspreker. Of wil je liever dat mensen commentaar kunnen geven tijdens de plenaire sessie? Dan zorgen we ervoor dat er een chatbalk bij iedereen in beeld is. Comments en likes stromen binnen.

“Oh wacht, daar zit iemand die toch graag even iets wil zeggen!” Met de ‘Raise-your-hand’ feature halen we de persoon naar voren, om zijn vraag te kunnen stellen. In de chatbalk reageren mensen onderling op de spontaan ontstane discussie. Heerlijk om die betrokkenheid te zien, nu al!

Poll [Geef jouw mening!]

Laten we afronden met een stelling waarop iedereen kan reageren met een poll. Op de LED schermen van de plenaire sessie worden de resultaten van de poll gelijk in beeld gebracht.

Leer je publiek kennen

“Dat is een verrassende uitslag! We hadden niet verwacht dat zo’n groot percentage van de mensen er zo over dacht. Goed dat we het weten.” Interactie en waarde tijdens je online congres ten top! 

De plenaire sessie zit erop. Je gasten zijn vermaakt met strak geredigeerde content. We hebben de sprekers aan het woord gehad, er zijn slideshows getoond. Er is strakke video content aan de gasten van je online congres getoond.

Je gasten zijn al flink geïnformeerd en hebben veel indrukken gekregen. Ze hebben kunnen chatten en je boodschap is sterk overgekomen. Een eerste verpletterende indruk heeft je congres gemaakt. En dat binnen nog geen anderhalf uur, love it!

De workshops hebben we zo ingeregeld dat er voor iedere workshop een moderator is. Dat is iemand die bijvoorbeeld vragen van deelnemers ziet en doorgeeft aan de spreker/presentator. Zo kan de host van de breakout zich op zijn of haar boodschap blijven focussen.

Tijdens de voorbereiding van je online congres hebben we enkele van je eigen werknemers als moderator aangewezen. We hebben ze op weg geholpen om als moderator te werken. Handig, want daarmee hoef je geen extra personeel in te huren.

Bij de virtuele breakout rooms kunnen we allerlei interactieve elementen toevoegen.

• Polls
• Screenshare
• Whiteboard functies
• Q&A
• Video embedding
• Hand opsteken (Raise hand feature)
• Document share
• Chat
• Video conferencing
• Een combinatie van de onderdelen zoals hierboven vermeld

We hebben dit keer gekozen voor een NetworkTable. Het sloot het best aan, bij de doelen van jouw congres. Mensen met hetzelfde interessegebied zijn bij elkaar gezet. Ze gaan met elkaar echt de verdieping te zoeken. Er zijn meerdere thema’s aangemaakt, die precies de essentie van je congres pakken.

Waardevolle informatie

Gespecialiseerde onderwerpen worden besproken. De sprekers leveren hun keynote speeches. De mensen gaan met elkaar in debat. Informatie wordt gedeeld en waardevolle informatie wordt verzameld. Deze waardevolle informatie wordt aan de deelnemers digitaal beschikbaar gesteld.

Einde van het congres

Veel verdieping aangeboden. Je gasten zijn digitaal meegenomen in je visie en mission statement. Laten we de mensen nog even online netwerken met elkaar? “En, hoe heb jij het gevonden? Aan welke workshops heb jij meegedaan? Dit was echt heel erg leuk, dat moeten we vaker doen! Die goochelshow was hilarisch!”