Natuurlijk begint alles met een goed werkende website. Een goede website voor je online congres of symposium. Daar zijn veel oplossingen voor beschikbaar.

Eigen congres of symposium website (laten) maken

Je kunt een eigen url claimen. Vanaf daar kun je dan je congres website (laten) inrichten. Dit is een geschikte oplossing voor een jaarlijks terugkerend congres of symposium.

Wij raden aan, dat je de url in eigen beheer neemt. Soms gebeurt het nog wel eens, dat een extern congresbureau een website url heeft geclaimd. Vervolgens berekenen zij (flink hogere) kosten door, voor de hosting en het onderhoud. Zonde van je geld. Het risico bestaat verder dat, wanneer je met een ander congresbureau in zee gaat, jij direct geen congrespagina meer hebt. Dan kun je weer van voren af aan beginnen.

Online congresplatform

Je kunt ook gebruikmaken van een online kant-en-klaar congresplatform bij een professionele aanbieder. Deze hebben standaard pagina’s en websites waar je alleen maar de inhoud (content) in hoeft te laten zetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een platform als Eventbrite. Een beetje technische kennis is dan vaak al afdoende.

Bedenk je echter wel, dat dit platform (Eventbrite) niet goed is ingericht voor een complex congres of symposium. Onder een complex congres verstaan we een congres of symposium met:

• Plenaire sessie(-s) – Opening, centrale kennis en afsluiting in combinatie met;
• Workshop(-s) met meerdere ronden. Tevens met afwijkende deelnemer aantallen per sessie of workshop

Daarvoor raden we je af, om met bijvoorbeeld evenementen platforms als Eventbrite te werken. Je kunt je er eenvoudig aanmelden, betaalopties en ticketing opties kunnen worden geregeld. Maar dan komt het probleem: Je moet op een ingewikkelde manier je programma invullen. Dat maakt het onoverzichtelijk voor je gasten. We hebben dat inmiddels allang voor je uitgezocht.

Ook wij als professioneel congres-, en symposium organisator, maken een aparte congrespagina of website voor je online (en offline) evenement aan. We maken een custom made congrespagina voor je aan. De content lever jij aan. Wij verzorgen het technische gedeelte, inclusief de aanmeld-, en registratie.

Natuurlijk kun je ook op jouw eigen website een aparte sectie aan (laten) maken.

Wat we nog steeds zien, zijn congres-, of symposium website’s die niet mobielvriendelijk zijn.

• Teksten zijn te groot (of te klein)
• Knoppen zitten te dicht op elkaar.
• Aanmeld-, en registratieformulieren die van het scherm aflopen.

Voor gebruikers en virtuele bezoekers zijn dit grote ergernissen.

Wil je van je online congres of symposium een succes maken, dan zul je een zgn. responsive website moeten hebben. Deze past automatisch zich aan, aan het toestel van de gebruiker van je congrespagina’s.

“Testen, testen, testen!”

Voordat je die congreswebsite of pagina online zet, moet je ervoor zorgen dat je alles intensief test. Begin daarom ruim van tevoren met de planning en organisatie van je online congres of symposium.

Je kunt je congres of symposium prima vanuit je eigen bedrijfslocatie aanbieden. We hebben contact met professionele streaming aanbieders. Zij kunnen bij jullie op kantoor langskomen. Er wordt dan ter plekke een livestream studio ingericht. Met alles wat daar in basis voor nodig is. Denk hier aan:

• Camera’s (minimaal 3)
• Regisseur
• Technici
• Moderator / presentator

Je kunt jouw eigen livestream studio natuurlijk voorzien van banners, TV schermen etc. Het is daarbij belangrijk dat je niet ‘overboard’ gaat. Teveel doet vaak afbreuk aan het doel van het congres of symposium. We adviseren je hierover graag.

Op veel externe evenementenlocaties is al (deels) professionele audiovisuele (AV) techniek aanwezig. Technici zijn al aanwezig evenals een floormanager. Een externe studio huur je meestal voor minimaal 4 uur tot maximaal 8 uur. Natuurlijk kun je ook terecht om de studio voor meer dagen te huren. Een meerdaags online congres is dan ook prima mogelijk. 

Kosten voor het huren van een livestream studio voor een online evenement

Het is afhankelijk van wat je precies wil met je congres of symposium. De kosten voor het huren van een studio liggen in basis rond de Eur. 4.500 tot Eur. 6.500. De huurt de livestream studio dan voor 4 tot 8 uur uitgaande. Je plenaire sessie of rondetafelgesprek duurt 1,5 à 2 uur. De rest van de tijd kun je de livestream studio als een uitvalsbasis gebruiken.

De kosten voor het huren van een livestream studio, voor je online congres of symposium verschillen per locatie. Het zijn in principe dezelfde verschillen, als wanneer je de evenementenlocatie zou huren voor een live evenement. Zo heb je in basis de huur van de locatie of betreffende ruimte. Daarbij komt het huren van de aanwezige AV techniek, camera’s en de bemensing ervan. 

Het overige minimaal verplicht aanwezige personeel zoals, floormanager, technici (beeld-, geluid-, en schakeltechnici) behoren ook tot de vaste kosten.

Vanuit de livestream studio wordt ook gelijk de livestream richting deelnemers geregeld. Je deelnemers kunnen nu met jouw programma meekijken via een door jouw gekozen platform. Skype, Zoom, Youtube, Vimeo, Google Meet, MS Teams etc.

We hebben nu in basis je online congres of symposium besproken. Locatie, techniek en livestream zijn globaal voorbij gekomen. Maar hoe nu verder? Je kunt gasten in je livestream studio laten plaatsnemen. Je kunt vanaf een podium je plenaire sessie of presentatie laten streamen naar je gasten. Je kunt beginnen met je online congres of symposium.

Team Meeting
Je zou ervoor kunnen kiezen, om workshops of sessies via teammeetings in te richten. Iedere workshop krijgt een eigen url. Deze url (website link) kun je dan aan je gasten sturen. De workshopleider is de presentator en moderator. Eigenlijk precies hetzelfde als wanneer je een teammeeting hebt op kantoor.

Je kunt je deelnemer ook een lijstje met url’s mailen. Na iedere break-out sessie of workshop, kan de deelnemer terug naar zijn/haar mailprogramma. Vanaf hier is het voor je deelnemer een kwestie van tijdig de volgende url aanklikken.

Dit klinkt eenvoudiger dan de praktijk bewijst! (Dit moet je niet onderschatten!)
Er komt wel het nodige plannen aan te pas. Zowel bij jou als organisator, als bij de deelnemers van je online congres of symposium. Dat is helemaal het geval, wanneer je meerdere break-out sessies of workshopronden hebt. Het moet voor de deelnemers glashelder zijn, wat ze nu moeten doen.

Denk altijd vanuit de bezoeker (Customer journey)
Ga altijd uit van de zogenaamde customer journey: “Okay, de sessie is klaar, en wat moet ik nu doen?” De communicatie richting deelnemers is hier absoluut cruciaal. We willen je zeker niet demotiveren.

Zie het eerder als een voorzorgsmaatregel. Je zorgt dat je zorgvuldig geplande online congres of symposium hierdoor niet de soep indraait. Dat zou doodzonde van de tijd, energie en geld zijn. Nog erger: de kans dat je het doel van je congres of symposium uit het oog verliest moet je te allen tijde voorkomen.

Geautomatiseerde congres platform

Je zou er dan misschien ook voor kunnen kiezen om een geautomatiseerd systeem te gebruiken. Hierbij worden alle onnodige handelingen automatisch geregeld. Gasten gaan van workshop, naar workshop. Geen heen en weer klikken op tabbladen, met kans op fouten, te laat inchecken etc. Hier zijn verschillende aanbieders voor in de markt. Ieder met hun eigen insteek en mogelijke beperkingen.

Jouw wensen zijn leidend

De uiteindelijke invulling van je congres of symposium, wordt bepaald door jouw wensen. We zitten graag samen met je aan (de digitale) tafel, om je wensen en ideeën te bespreken.

Natuurlijk zullen de gasten, van je online congres of symposium, zich ergens moeten aanmelden en registreren. Dit is iets wat vaak wordt onderschat. 500 of 1000  personen die zich willen aanmelden voor je online evenement: Hoe ga je dat regelen? Wanneer je op papier het aanmeld-, en registratie traject zou uitschrijven, dan zie je dat dit nog een hele puzzel is.

Aanmeldingen komen binnen op je eigen mailaccount??
Laat je de aanmeldingen van je congres bezoekers, binnenkomen op jouw eigen mailadres? Dan vraag je echt om problemen! Bedenk je eens het volgende: 500 aanmeldingen stromen, tussen je reguliere mails, binnen op jouw zakelijke mailaccount. Het uitfilteren van die mailtjes is bepaald geen fijne bezigheid, zo leert de ervaring ons. Het kost enorm veel tijd (en daarmee geld). De kans dat er verder iets niet goed gaat, is enorm groot. Ook hier moet je altijd van de customer journey uitgaan.

We helpen je graag met de realisatie ervan. Op deze pagina kun je er meer over lezen.

AVG/GDPR tijdens een online evenement (De map “downloads” een goed idee?)
Die 500 binnengekomen reacties moet je vanuit je mailprogramma verwerken. 99% zeker dat je dit in Excel gaat doen. Heb je rekening gehouden met het opslaan en verwerken van deze gegevens volgens AGV-normen?

• Het over en weer delen van Excel lijsten per email.
• Het lokaal opslaan van een Excel lijst.
• Lijsten vol met persoonsgegevens in de lokale map “Downloads” of op het bureaublad.

Het gebeurt nog steeds op grote schaal. De map “Downloads” is een map die een hacker als eerste aanklikt. Het risico van een datalek is daarmee enorm.

AVG/GDPR bij online aanmeld-, en registratieformulieren
Veel bedrijven maken zelf hun eigen online aanmeldformulier. Die zelfgemaakte online aanmeldformulieren zijn vaak niet volgens de geldende AVG-regels opgemaakt. Zo wordt er bijvoorbeeld veel onnodige informatie gevraagd bij de mensen opgevraagd. In basis vraag je: Voornaam, achternaam en het mailadres van de deelnemer. Meer gegevens vraag je niet. We adviseren je graag verder.

Het simpel houden (En dat is moeilijker dan je zou denken)

Ga je met break-out sessies of workshops werken? Dan zullen de deelnemers dit zo eenvoudig mogelijk moeten kunnen aangeven in je formulier. Een uitdaging zal zijn, om de registratie en aanmelding dan goed en vooral eenvoudig in te richten. Word je niet echt gelukkig bij de gedachte om dit zelf te regelen? Lees hier meer over onze service voor het custom made opzetten van je online bezoekersregistratie.

Tijdens een online congres of symposium, is het cruciaal (!) om je gasten betrokken te houden. Een online congres of symposium leent zich ontzettend goed, om met behulp van verschillende technieken, de gasten te informeren en te vermaken (info-tainment). Denk hierbij aan bijvoorbeeld video presentaties voorafgaand aan het evenement.

Maar ook is het uiteraard mogelijk, om mensen met elkaar in contact te brengen. Daar zijn veel leuke oplossingen voor te bedenken. Hieronder zie je een paar voorbeelden van tools die de interactie van je online evenement stimuleren. 

• Online chatbalk: Voor comments en likes tijdens speeches, plenaire sessie, workshops en meer
• Question & Answers: Voor 1-op-1 vragen van deelnemer naar host en vice versa
• Word cloud features:  Reacties van je online publiek in een Wordcloud
• Raise your Hands: Haal een deelnemer naar voren met zijn/haar vraag

Polls en online quizzen zijn ook geweldig leuke opties die je kunt gebruiken. Bijvoorbeeld tijdens een plenaire bijeenkomst. Meet de beleving van je gasten, of vraag ze om hun mening. Bijvoorbeeld aan de hand van een stelling.

De informatie uit je poll kan direct aan de gasten worden getoond en de presentator kan hier actief op ingaan. Je presentatie kan op die manier een onverwachte, en vooral waardevolle, wending nemen.

De resultaten uit je poll of online quiz kunnen worden geëxporteerd waarmee je als organisatie uit de voeten kunt. Het is ook een geweldige manier om data te verzamelen. Deze data kun je dan weer gebruiken, binnen je marketingstrategieen.

Een ‘raise-your-hand’ functie die bijvoorbeeld binnen MS teams kan worden opgezet. Het is een mooie en leuke functionaliteit. Tijdens de presentatie of plenaire sessie kan de moderator mensen de gelegenheid bieden om een vraag te stellen.

Waar voorheen iemand met een loopmicrofoon door de zaal liep, kan er nu letterlijk snel worden geschakeld. De betreffende persoon wordt door de moderator digitaal naar voren gehaald. hij of zij kan nu een vraag stellen of een reactie geven op een stelling of issue.

Teambuilding kun je prima via een online evenement inregelen. Zo zijn er onder andere chatrooms die je kunt inzetten. In een chatroom kun je een of meerdere personen bij elkaar zetten.

Deze indeling kan bijvoorbeeld ook uitstekend als zgn. Netwerk tafel setting worden ingezet.

Vervolgens gaat de groep met elkaar in gesprek. Opdrachten maken of met een groepje gelijkgestemden over 1 specifiek onderwerp praten.

Ontzettend leuk om mensen te laten speeddaten. We kunnen, samen met jou, een groep mensen selecteren die met elkaar kunnen speeddaten. De betrokken personen worden via een zgn. chat-roulette aan elkaar gekoppeld. Hierna kunnen de groepsleden 1-op-1 met elkaar videochatten.

Bedenk je eens hoe creatief je dit kunt inzetten!
Verhoog het onderlinge relaties. Koppel bijvoorbeeld je afdelingsmanager met groepsleden. Of maak creatieve brainstormsessies met elkaar. Hoe leuk is dat!

Je wil een online congres of symposium organiseren. Je hebt hiervoor de nodige sponsors weten te krijgen. Iedere sponsor kan tijdens je online congres of symposium geweldig in het zonnetje worden gezet.

• Logo’s, site-wide geplaatst
• Banners
• Promotievideo’s
• Aparte sponsor pagina’s kunnen worden gemaakt. De sponsor kan zich op die sponsorpagina fantastisch profileren. Compleet met hyperlinks naar zijn website. Links naar een (algemeen) e mailadres, het kan allemaal.
• Levert de sponsor een of meerdere sprekers/specialisten aan je congres of symposium? Natuurlijk leuk om de sprekers van je online congres of symposium op die manier extra aandacht te geven.
• Foto’s, hyperlinks, bio’s kunnen allemaal worden gerealiseerd. Men staat er letterlijk en figuurlijk goed op.

Een sponsor overtuigen om geld te investeren in jouw online congres of symposium? Denk maar niet dat je er mee wegkomt, door alleen hun logo ergens op een website te plaatsen. Ook een naamsvermelding en/of een banner op een podium. Menig sponsor loopt er niet meer warm voor. Er is veel meer te krijgen en ……aan te bieden!

Je zult ervoor moeten zorgen, dat je de sponsors van je congres of symposium echt een toegevoegde waarde biedt. Hierboven heb je kunnen lezen dat we jouw sponsor helemaal in de (digitale) watten kunnen leggen. Een heldere exposure bieden aan de sponsor, zonder dat het doel van je congres of symposium voorbij geschoten wordt.

Natuurlijk zijn er nog meer opties, die we kunnen bespreken. In principe is alles mogelijk.

Ben je al enthousiast geworden? Je hebt een heleboel informatie gekregen. Er is van alles mogelijk. Maar nu moet het ook allemaal nog ‘even’ worden ingeregeld.

Al die interactieve tools, chatboxen, break-out rooms of workshopruimtes, administratie, aanmelding-, en registratie modules, sponsor pagina’s maken etcetera. Hoe krijg je dat, het liefst betaalbaar, voor elkaar?

Daar komen wij om de hoek kijken!

1. Wij regelen de volledige integratie van je online congres
2. We verzorgen je uitnodigingen
3. We vullen je congres pagina met alle content die jij maar wil
4. We regelen de registratie en administratie rondom je congres of symposium
5. We zorgen voor de sponsorpagina’s
6. Workshopruimtes, livestreams, decoratie etcetera. We nemen het allemaal op ons.
7. Waar nodig besteden we zaken uit aan gekwalificeerde en professionele organisaties. 

We werken – in combinatie met onze eigen techniek – samen met externe partijen. Maar het belangrijkste is: We werken voor jou! Wij zijn jouw verlengstuk en doen alles in jouw belang.

Zowel in de beleving van je evenement en de financiering ervan. We zorgen dat jij geen omkijken hebt naar de organisatie van je volgende online congres of symposium. Jij kunt blijven doen wat je altijd al deed. Wij verzorgen voor de rest voor je.