Online evenement organiseren

Online evenement organiseren

Wanneer je anno 2021 een evenement wil organiseren, dan is er momenteel maar 1 veilige keuze: Je zult met de organisatie van je evenement online moeten gaan. Maar waar en hoe begin je?

Online je evenement organiseren?

Online je evenement organiseren?

Was je tot vandaag gewend om je evenement (symposium of congres) live te organiseren. Samenkomen met collega’s en vakgenoten in een congreslocatie ergens in Nederland? Dat is sinds 2020 helemaal anders. 

De corona crisis heeft ervoor gezorgd, dat het landschap voor het organiseren van (zakelijke) evenementen definitief is veranderd. Je hebt eigenlijk weinig andere keus, dan je evenement online te organiseren. Hoe ga je als organisatie daarmee om?

Je wil tenslotte toch onder de aandacht van je klanten en relaties blijven.

  • Er zijn belangrijke ontwikkelingen binnen jouw werkgebied
  • Mensen moeten hierover met elkaar van gedachten kunnen wisselen 
  • Je wil graag je boodschap overbrengen aan je personeel of relaties
  • Personeel moet up-to-date blijven en kennis delen is en blijft actueel
  • En je geplande evenement maar blijven uitstellen, is gewoon geen optie.

4 miljoen zoek opdrachten in Google

Sinds het begin van de corona crisis, medio maart 2020, is de markt van online evenementen ontploft. Toets op Google de zoekterm ”online evenement organiseren” en je krijgt ruim 4 miljoen resultaten om uit te kiezen. Hoe maak je, uit zo’n gigantisch aanbod van online dienstverleners, de juiste keuze voor je online symposium of congres?

Zoekresultaten in Google naar online evenement organiseren
Online evenement organiseren webinar met meerdere deelnemers en een chatbalk voor interactie

De juiste partner voor je online evenement vinden

De keuze is wat betreft aanbieders overweldigend. Het vinden van de juiste business partner, neemt al snel de nodige uren in beslag.

En laten we eerlijk zijn; met zo’n groot aanbod van online aanbieders zijn er ook de nodige verschillen te zien.

Verschillen in kosten en kwaliteit van de dienstverlening rondom de organisatie een online evenement. Die verschillen moet je toch vergelijken. Daar gaat echt flink tijd in zitten.

Je zult veel zaken moeten gaan uitpluizen, vooral op het technische vlak. Dat kan best wel ‘een dingetje’ zijn. Wij hebben dat ‘uitpluiswerk’ al voor je gedaan. Nee, we hebben echt geen 4 miljoen offertes via Google met elkaar zitten vergelijken. 

Door ons uitgebreide netwerk weten, wij uit ervaring waar je de beste deal krijgt. Dat is de kracht en toegevoegde waarde van een professioneel evenementenbureau.

Online evenement organiseren er komt de nodige techniek bij kijken

Zelf je online evenement organiseren of uitbesteden?

Voor sommige organisaties is het vrij eenvoudig om hun evenement online te zetten. Er is binnen de eigen organisatie genoeg technische kennis aanwezig. Deze organisaties waren al goed bekend met online video conferenties, etcetera. Zij kunnen hun evenement prima zelf organiseren. Wellicht een kleine extra aanvulling van diensten en het geheel staat in no-time in de steigers.

Maar voor veel organisaties ligt dat toch anders. De technische kant is, op zijn zachtst gezegd, een uitdaging te noemen. Situaties waarin live evenementen in de planning staan: Die moeten zo snel mogelijk worden omgezet naar een online evenement.

Online evenementen: Wat zijn de voordelen en nadelen (Zijn er dan nadelen?)

Door de corona crisis zijn we allemaal gedwongen anders om te gaan, met de organisatie van een symposium of congres. Het moet nu allemaal online. Dat houdt in dat je elkaar niet persoonlijk zult kunnen ontmoeten.

Voorlopig geen handen schudden of knuffels geven. Dat is aan de ene kant een nadeel. We hebben als mensen elkaar nodig, met alle emoties die daar bij horen. Dus ja; het live contact is en blijft het leukste. En dat (voorlopig) kwijt zijn is flink balen!

Maar er zijn ook ontzettend veel voordelen te noemen, bij het organiseren van een online evenement.

Voordelen van het organiseren van een online evenement

R

Geen locatie huur

Een voordeel van een online evenement is nu dat je geen kosten meer hebt, voor het huren van een evenementenlocatie. Dit brengt toch al snel duizenden euro’s besparing met zich mee.

R

Veiligheid

Gezien de huidige situatie is er geen gezondheidsrisico. De kans op besmettingen is er simpelweg niet.

R

Geen catering kosten

De kosten voor catering bedragen bij een live evenement al snel tussen de 25 en 40 euro per persoon. Met een symposium of congres van 250 personen, tikt dat al snel aan. Die kosten vallen met de organisatie van een online evenement weg.

R

Logistiek voordeel

Een stuk logistieke planning is met de organisatie van een online evenement ook gelijk verdwenen. Geen zorgen meer over vragen als: “Hoe komen de bezoekers naar de evenementenlocatie? En hoe doen we dat met parkeren? De inzet van bussen of taxi’s” 

R

Geen reiskosten

Het reizen van buitenlandse gasten behoort tot het verleden. Nu is het een kwestie van een paar muisklikken en klaar. Een heel stuk goedkoper dan een vliegticket.

R

Geen hotelkosten

De kosten voor verblijf en eten op locatie van je gasten zijn er niet meer. Komen je sprekers van ver of zelfs het buitenland? Normaliter moet er dan wel gezorgd (en betaald) worden voor de hotelovernachting en eten van deze mensen.

Al deze punten komen niet (meer) voor in de planning van je evenement. Ook gaan ze niet ten koste van het evenementenbudget, wanneer je je evenement online organiseert.

Aan die kant is het organiseren van een online evenement een heel stuk eenvoudiger geworden. ‘Ieder nadeel heeft zo zijn voordeel’.

Veelgemaakte fout bij een online evenement (Trap er niet in!)

Veel organisaties, maar ook aanbieders, willen van hun online evenement een soort TV show maken. Hoe nobel ook, doe dit zeker niet. Je beland op die manier al snel in het alleen ‘zenden’ van je boodschap.

Dit komt de betrokkenheid van je publiek niet ten goede. Mensen hebben, zeker online, een korte concentratieboog. Met het alleen ‘zenden’ van je bericht, ben je je deelnemers al snel kwijt.

Verander je kijkers in actieve deelnemers | Interactie dus!

Je kunt een TV show format natuurlijk wel als basis gebruiken voor je online evenement. Maar zorg ook voor de interactie met je deelnemers. Op die manier verander je kijkers in actieve deelnemers! En dat komt de beleving, en daarmee de waarde, van je online evenement weer ten goede.

Online polls, quizzen, chatboxen etcetera, zijn uitstekend in te zetten om de betrokkenheid van je publiek aan te wakkeren. We helpen je graag met de realisatie ervan.

Volledig online of hybride evenement?

Je hebt de keuze om je evenement helemaal online te zetten of er een hybride evenement  van te maken. Een hybride evenement is een combinatie tussen een off- en online evenement. Zowel het fysieke als online publiek neemt op hetzelfde moment dezelfde inhoud en beleving tot zich. Maar dan wel vanaf verschillende locaties. Een online evenement laat geen andere keuze dan dat iedereen de informatie tot zich neemt vanachter zijn PC, tablet of laptop. 

COVID-19 (Veiligheid, hygiëne bij evenementen) 

Door de huidige strenge en voortdurende maatregelen rond het Covid-19 virus, kun je beter kiezen voor het volledig online gaan met je evenement. Dat scheelt gelijk een hoop gepuzzel met mondkapjes, desinfectie en anderhalve meter maatregelen.

Natuurlijk kunnen wij een high-end evenement voor je organiseren, met inachtneming van alle RIVM voorwaarden. Maar voorlopig moeten ook wij, voor live evenementen, pas op de plaats maken. Online je evenement regelen is de beste keuze dus.

Webinar, online congres of online symposium? (Wat zijn eigenlijk de verschillen?)

Je kunt online op verschillende manieren je publiek bereiken. Je kunt bijvoorbeeld een webinar, congres of een symposium online inzetten. Maar wat zijn nu eigenlijk de verschillen? Een webinar bestaat uit de woorden ‘web’ en ‘seminar’. Het is een evenement op internet waarbij er alleen een online publiek aanwezig is.

Dit in tegenstelling tot een webcast, daar is ook een fysiek publiek bij aanwezig. Soortgelijke termen die voor een webinar worden gebruikt zijn Web Event, Online Seminar, WebCast, Weblecture of Virtueel Event.

Een webinar wordt in de meeste gevallen gebruikt om leads en sales te genereren.

Tijdens een online congres worden gedachten over het thema gevormd en ideeën uitgewisseld. Een online congres wordt vaak ingeleid door een dagvoorzitter of een spreker. Deze dagvoorzitter kan daarbij ook als gespreksleider dienen. Natuurlijk hebben wij de nodige ingangen voor ook hier de juiste invulling.

Een online congres of symposium is meer gericht op kennisdelen en/of bijscholing. Een online congres of symposium organiseer je niet voor leadgeneratie of sales.

Met een online evenement: de hele wereld binnen handbereik!

Toch wel een van de allergrootste voordelen, wanneer je kiest om je evenement online te organiseren: Je hebt letterlijk de hele (online) wereld binnen handbereik. Je kunt met relatief lage investering een enorme groep mensen bereiken. Potentieel miljoenen nieuwe klanten om je sales te verhogen. Breng jouw kennis en kunde wereldwijd onder de aandacht. 

Hogere opkomstpercentage bij online evenementen
Het opkomstpercentage bij een online evenement ligt een stuk hoger dan bij een offline evenement. Dit komt omdat een online evenement laagdrempelig is. Geen files of reistijden van je gasten maken het een stuk eenvoudiger om deel te nemen. De planning voor de deelnemers is veel gemakkelijker. 

Punt van aandacht!
Bedenk je natuurlijk wel, dat het weggaan bij een online evenement ook eenvoudiger is. Met 1 muisklik is je deelnemer weg. De inhoud van je online evenement moet dan ook sterk zijn en vol interactie.

Offerte aanvragen

Als professioneel evenementen organisator, helpen we je graag met de organisatie van jouw volgende online evenement.

Neem gerust contact met ons op en leg ons je wensen voor. We kunnen een uitstekend voorstel op maat voor je regelen.

We nemen zo snel mogelijk contact met je op

Contact opnemen

Wil je graag een online evenement organiseren, en wil je daar graag hulp bij? Neem direct contact en vertel ons al je wensen! Samen met jou maken wij jouw volgende online evenement onvergetelijk.

Evenementenbureau 24-7 Events
5.0
Gebaseerd op 7 recensies
powered by Google
inge a.h. kruiver-severijnen
inge a.h. kruiver-severijnen
10:24 04 Jun 20
Niet alleen events bij 24/7 Events. Ik kwam erachter dat 24/7 Events je ook heel goed kan helpen met het maken van een... nieuwe website voor je bedrijf, consultancy, etc. Want wat doe je als ondernemer tijdens de crisis? In ieder geval niet stilzitten. Met uitgebreide begeleiding en hulp van 24/7 Events, is mijn gloednieuwe website de afgelopen dagen opgebouwd, SEO geoptimaliseerd en mobiel vriendelijk gemaakt. Top service en engelengeduld.lees meer
Michiel Zeeuw
Michiel Zeeuw
14:58 14 Nov 19
Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
Joyce Achterberg
Joyce Achterberg
09:28 14 Oct 19
Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
Brainycloud Marketing
Brainycloud Marketing
08:44 21 Aug 19
Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
Steve Entwistle
Steve Entwistle
11:17 18 Aug 19
Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
Steven van Maris
Steven van Maris
09:56 07 Mar 18
Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
Volgende beoordelingen

Evenementenbureau 24-7 Events
5.0
Gebaseerd op 7 recensies
powered by Google
inge a.h. kruiver-severijnen
inge a.h. kruiver-severijnen
10:24 04 Jun 20
Niet alleen events bij 24/7 Events. Ik kwam erachter dat 24/7 Events je ook heel goed kan helpen met het maken van een... nieuwe website voor je bedrijf, consultancy, etc. Want wat doe je als ondernemer tijdens de crisis? In ieder geval niet stilzitten. Met uitgebreide begeleiding en hulp van 24/7 Events, is mijn gloednieuwe website de afgelopen dagen opgebouwd, SEO geoptimaliseerd en mobiel vriendelijk gemaakt. Top service en engelengeduld.lees meer
Michiel Zeeuw
Michiel Zeeuw
14:58 14 Nov 19
Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
Joyce Achterberg
Joyce Achterberg
09:28 14 Oct 19
Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
Brainycloud Marketing
Brainycloud Marketing
08:44 21 Aug 19
Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
Steve Entwistle
Steve Entwistle
11:17 18 Aug 19
Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
Steven van Maris
Steven van Maris
09:56 07 Mar 18
Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
Volgende beoordelingen

Evenementenbureau 24-7 Events

Openingstijden

maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
zaterdag
zondag
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
Gesloten
Scroll Up
error: Copy beveiliging * De inhoud van deze website is beveiligd | Copy Security * Content is protected !!
Chat openen