Online je evenement organiseren?

Was je tot vandaag gewend om je evenement (symposium of congres) live te organiseren. Samenkomen met collega’s en vakgenoten in een congreslocatie ergens in Nederland? Dat is sinds 2020 helemaal anders. 

De corona crisis heeft ervoor gezorgd, dat het landschap voor het organiseren van (zakelijke) evenementen definitief is veranderd. Je hebt eigenlijk weinig andere keus, dan je evenement online te organiseren. Hoe ga je als organisatie daarmee om?

Je wil tenslotte toch onder de aandacht van je klanten en relaties blijven.

Er zijn belangrijke ontwikkelingen binnen jouw werkgebied

• Mensen moeten hierover met elkaar van gedachten kunnen wisselen
• Je wil graag je boodschap overbrengen aan je personeel of relaties
• Personeel moet up-to-date blijven en kennis delen is en blijft actueel
• En je geplande evenement maar blijven uitstellen, is gewoon geen optie.

4 miljoen zoek opdrachten in Google

Sinds het begin van de corona crisis, medio maart 2020, is de markt van online evenementen ontploft. Toets op Google de zoekterm ”online evenement organiseren” en je krijgt ruim 4 miljoen resultaten om uit te kiezen. Hoe maak je, uit zo’n gigantisch aanbod van online dienstverleners, de juiste keuze voor je online symposium of congres?

De juiste partner voor je online evenement vinden

De keuze is wat betreft aanbieders overweldigend. Het vinden van de juiste business partner, neemt al snel de nodige uren in beslag.

En laten we eerlijk zijn; met zo’n groot aanbod van online aanbieders zijn er ook de nodige verschillen te zien.

Verschillen in kosten en kwaliteit van de dienstverlening rondom de organisatie een online evenement. Die verschillen moet je toch vergelijken. Daar gaat echt flink tijd in zitten.

24-7 Events voor de beste deal!

Je zult veel zaken moeten gaan uitpluizen, vooral op het technische vlak. Dat kan best wel ‘een dingetje’ zijn. Wij hebben dat ‘uitpluiswerk’ al voor je gedaan. Nee, we hebben echt geen 4 miljoen offertes via Google met elkaar zitten vergelijken. 

Door ons uitgebreide netwerk weten, wij uit ervaring waar je de beste deal krijgt. Dat is de kracht en toegevoegde waarde van een professioneel evenementenbureau.

Zelf online evenement organiseren of uitbesteden?

Voor sommige organisaties is het vrij eenvoudig om hun evenement online te zetten. Er is binnen de eigen organisatie genoeg technische kennis aanwezig. Deze organisaties waren al goed bekend met online video conferenties, etcetera. Zij kunnen hun evenement prima zelf organiseren. Wellicht een kleine extra aanvulling van diensten en het geheel staat in no-time in de steigers.

Maar voor veel organisaties ligt dat toch anders. De technische kant is, op zijn zachtst gezegd, een uitdaging te noemen. Situaties waarin live evenementen in de planning staan: Die moeten zo snel mogelijk worden omgezet naar een online evenement.

Laat je ontzorgen!

Bij de organisatie van een online evenement, komt nog flink wat om de hoek kijken. We kunnen ons voorstellen dat je daar niet altijd de tijd voor kunt (of wilt) vrijmaken. Je hebt tenslotte ook nog je reguliere werk te doen.

Als evenementenbureau hebben wij een groot aantal oplossingen voor je:

• We leveren de livestream van je online evenement op eigen locatie
• Zoek je aankleding en entertainment rondom je online evenement? Dat kunnen wij ook!
• We kunnen je helpen bij het vinden van een geschikte livestream studio
• We verzorgen de volledige aanmelding en registratie van je deelnemers. Indeling van break-out sessies etc. wordt volledig geïntegreerd in de registratie module
• De gehele administratie rondom je evenement…..yup, doen we ook
• Een custom made webpagina voor je online congres, kunnen wij opleveren
• Het draaiboek van je online evenement, wordt door ons verzorgt

Online evenement: De nadelen (Zijn die er dan?)

Door de corona crisis zijn we allemaal gedwongen anders om te gaan, met de organisatie van een symposium of congres. Het moet nu allemaal online. Dat houdt in dat je elkaar niet persoonlijk zult kunnen ontmoeten.

Voorlopig geen handen schudden of knuffels geven. Dat is aan de ene kant een nadeel. We hebben als mensen elkaar nodig, met alle emoties die daar bij horen. Dus ja; het live contact is en blijft het leukste. En dat (voorlopig) kwijt zijn is flink balen!

Maar er zijn ook ontzettend veel voordelen te noemen, bij het organiseren van een online evenement.

De 7 voordelen van een online evenement

1. De hele wereld binnen handbereik
Toch wel een van de allergrootste voordelen, wanneer je kiest om je evenement online te organiseren: Je hebt letterlijk de hele (online) wereld binnen handbereik. Je kunt met relatief lage investering een enorme groep mensen bereiken. Potentieel miljoenen nieuwe klanten om je sales te verhogen. Breng jouw kennis en kunde wereldwijd onder de aandacht. 

2. Hogere opkomstpercentage bij online evenementen
Het opkomstpercentage bij een online evenement ligt een stuk hoger dan bij een offline evenement. Dit komt omdat een online evenement laagdrempelig is. Geen files of reistijden van je gasten maken het een stuk eenvoudiger om deel te nemen. De planning voor de deelnemers is veel gemakkelijker. 

Punt van aandacht!
Bedenk je natuurlijk wel, dat het weggaan bij een online evenement ook eenvoudiger is. Met 1 muisklik is je deelnemer weg. De inhoud van je online evenement moet dan ook sterk zijn en vol interactie.

3. Geen locatie huur
Een voordeel van een online evenement is nu dat je geen kosten meer hebt, voor het huren van een evenementenlocatie. Dit brengt toch al snel duizenden euro’s besparing met zich mee. Okay, wanneer je besluit je evenement te streamen vanuit een livestream studio, dan heb je weer wel kosten.

4. Geen besmettingsrisico
Gezien de huidige situatie is er geen gezondheidsrisico. De kans op besmettingen is er simpelweg niet.

5. Geen kosten voor catering
De kosten voor catering bedragen bij een live evenement al snel tussen de 25 en 40 euro per persoon. Met een symposium of congres van 250 personen, tikt dat al snel aan. Die kosten vallen met de organisatie van een online evenement weg.

6. Logistiek voordelig
Een stuk logistieke planning is met de organisatie van een online evenement ook gelijk verdwenen. Geen zorgen meer over vragen als: “Hoe komen de bezoekers naar de evenementenlocatie? En hoe doen we dat met parkeren? De inzet van bussen of taxi’s”

7. Geen reiskosten of hotelkosten voor buitenlandse gasten of sprekers
Het reizen van buitenlandse gasten behoort tot het verleden. Nu is het een kwestie van een paar muisklikken en klaar. Een heel stuk goedkoper dan een vliegticket. De kosten voor verblijf en eten op locatie van je gasten zijn er niet meer. Komen je sprekers van ver of zelfs het buitenland? Normaliter moet er dan wel gezorgd (en betaald) worden voor de hotelovernachting en eten van deze mensen.

Al deze punten komen niet (meer) voor in de planning van je evenement. Ook gaan ze niet ten koste van het evenementenbudget, wanneer je je evenement online organiseert.

Aan die kant is het organiseren van een online evenement een heel stuk eenvoudiger geworden. ‘Ieder nadeel heeft zo zijn voordeel’.

Interactie bij een online evenement

Veel organisaties, maar ook aanbieders, willen van hun online evenement een soort TV show maken. Hoe nobel ook, doe dit zeker niet. Je beland op die manier al snel in het alleen ‘zenden’ van je boodschap.

Dit komt de betrokkenheid van je publiek niet ten goede. Mensen hebben, zeker online, een korte concentratieboog. Met het alleen ‘zenden’ van je bericht, ben je je deelnemers al snel kwijt.

Je kunt een TV show format natuurlijk wel als basis gebruiken voor je online evenement. Maar zorg ook voor de interactie met je deelnemers. Op die manier verander je kijkers in actieve deelnemers! En dat komt de beleving, en daarmee de waarde, van je online evenement weer ten goede.

Online polls, quizzen, chatboxen etcetera, zijn uitstekend in te zetten om de betrokkenheid van je publiek aan te wakkeren. We helpen je graag met de realisatie ervan.

Entertainment bij online evenement

Natuurlijk moet er een pauze element in je online evenement zitten. Je deelnemers hebben een uur (soms langer (?) aandachtig zitten luisteren naar je sprekers. De aandacht verslapt, dat is begrijpelijk. Je kunt je gasten dan eenvoudig even een pauze geven, waarin ze even iets voor zichzelf kunnen doen.

Maar nog leuker is het , om je gasten een zgn. Online Energizer te bieden. Even een halfuurtje lekker los gaan. Als full service evenementenbureau, kunnen wij je een scala aan mogelijkheden bieden. Van een kort maar krachtige online quiz tot een Online Magic Show. We hebben binnen onze partnerships verschillende top artiesten klaarstaan. Met hun online shows geven zij je gasten een flinke boost aan hernieuwde energie. 

Covid-19 en online evenementen

Door de huidige strenge en voortdurende maatregelen rond het Covid-19 virus, kun je beter kiezen voor het volledig online gaan met je evenement. Dat scheelt gelijk een hoop gepuzzel met mondkapjes, desinfectie en anderhalve meter maatregelen.

Natuurlijk kunnen wij een high-end evenement voor je organiseren, met inachtneming van alle RIVM voorwaarden. Maar voorlopig moeten ook wij, voor live evenementen, pas op de plaats maken. Online je evenement regelen is de beste keuze dus.