Stappenplan voor het organiseren van een evenement

Het ultieme stappenplan voor het organiseren van een evenement

Doelstelling van het evenement
Een evenement start met een idee, of dit nu voor een congres of bedrijfsfeest is. Dan is ‘wat gaan we doen’ een hele goede startvraag. Wat is het doel, vorm, hoe, wanneer en met wie. U verzamelt alle benodigde informatie om tot invulling te komen.

Het projectplan
De volgende stap is het uitwerken van het idee in een projectplan of plan van aanpak. Dit kost tijd, maar wel heel raadzaam om te doen.

Een goed projectplan omschrijft in ieder geval goed het doel van uw evenement, de randvoorwaarden, en planning (tijd, budget, organisatie, informatie en activiteiten). In dit projectplan staan afspraken die voor het hele project gaan gelden. Activiteiten worden toegewezen aan leden in het projectteam en er wordt een tijdsplanning aan verbonden.

De eventplanning
Wanneer u dit op poten hebt staan dan is ook het moment om de daadwerkelijke uitvoering te gaan plannen. Dit is ook het moment waarop u kunt besluiten een externe eventplanner en event manager in te huren. Uiteraard kunt u ons ook inschakelen bij het opstellen van het projectplan.

Fase 1 | 4-6 maanden voor het evenement

Hoe eerder u kunt starten met de eventplanning, hoe beter.

  • Stel het doel en/of thema, type en budget van uw evenement vast.
  • Herhaalt u een eerder evenement dan is dit hét moment om de leermomenten van de vorige keer te bestuderen, wat werkte en wat niet.
  • Hoeveel gasten wilt u uitnodigen. Hoeveel gasten verwacht u.
  • Stel de datum vast. Zorg ervoor dat deze niet samenvalt met vakanties, feestdagen of andere belangrijke evenementen.
  • Stel een projectteam samen of huur een externe eventplanner / eventmanager in.

Locatie vastleggen.

Let er op dat de locatie past bij het doel van uw evenement. De volgende aandachtspunten zijn daarbij belangrijk:

  1. toegankelijkheid (gasten, leveranciers, entertainment, etc.)
  2. audiovisueel
  3. internet / wifi toegang
  4. verlichting
  5. inrichting
  6. parkeren
  7. on site registratie / ticketing
  8. hospitality
  9. bewegwijzering
  10. inhouse catering, afkoop catering/drank
  11. vergunningen
  12. verzekeringen
  13. beveiliging / veiligheid (onze tip: voer een HSSE check uit en let op het aspect ‘crowd management en crowd control’),
  14. personele inzet

Overige aandachtspunten

  • Maak een back-up plan bij buitenactiviteiten
  • Stel de gastenlijst samen.
  • Gaat u werken met sponsors en/of partners? Maak een lijst
  • Vraag offertes op van leveranciers (decoratie, vervoer, entertainment, catering, etc.). Als u een globaal budget had vastgesteld dan kunt u gebaseerd op de offertes een duidelijker beeld krijgen.
  • Zijn er vergunningen nodig? Voor het organiseren van een evenement is in gevallen een evenementenvergunning nodig. Een evenement op een publiek toegankelijke plaats, op of aan het water. Denk aan auteursrecht, milieuvergunning, plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes. Sluitingsuur, sterke dranken, voeding en vuurwerk.
  • Sluit een evenementenverzekeringen af. Een evenementen verzekering afsluiten is zeker een aanrader. Het organiseren van evenementen brengt risico’s met zich mee. Een artiest is ziek, risicovolle activiteiten, noodweer of schade. Een verzekering dekt deze risico’s af.

Marketing van uw evenement

  • programma opmaken
  • evenementen website maken 
  • online registratietool maken en testen (betaald, onbetaalde module)
  • Facebook, instagram en andere social media benutten ter aankondiging, stuur regelmatige updates
  • uitnodiging opmaken en verzenden

Realisatie en invulling

  • Is er een (dag)voorzitter nodig, sprekers? Leg deze vast. Maak goede afspraken. Wie heeft welke rol? Past dit binnen het budget?
  • Zijn er sponsors of partners nodig? Leg op tijd contact. Wat vraag je van sponsors of partners? Wat kun jij bieden? Meerwaarde.
  • Stel vast of je evenementen registratie software nodig hebt om het proces goed te laten verlopen. Er is een grote verscheidenheid aan software beschikbaar.
  • Is er andere evenementen software nodig? Denk aan interactieve tools.
  • Is het een betaald evenement? Zorg dat ‘online’ registratie formulieren beschikbaar zijn en de eventueel nodige betaalmodules. Denk bij betaalde evenementen aan ‘early-bird’ tickets om je gasten tegen een vroegboekkorting een toegangsbewijs aan te kopen.

Fase 2 | 3-4 maanden voor het evenement

Nu dat u de basis voor het evenement heeft staan is het tijd om met de uitvoering ervan te beginnen. Dit is het moment dat u gaat communiceren met alle belanghebbenden en betrokkenen buiten uw organisatie en regelmatig gaat overleggen. Punten van aandacht zijn daarbij:

  • Zorg dat u met een draaiboek start
  • Is de begroting passend?
  • Zijn alle contracten en offertes getekend, stuur formele bevestigingen
  • Als er sponsors zijn dan zorg dat het sponsorpakket klaar is (niveau, bedrag per sponsor pakket)
  • Stel alle details rondom de catering vast (menu, dieetwensen), audio en techniek, registratie set-up voor ontvangst gasten, parkeren, bewegwijzering, decoratie, veiligheidsvoorschriften, inrichting, zaalopstelling(en) en voorzieningen, etc.
  • Maak een concept evenement script (spreker introductie, welkom, dankwoord)
  • Ontwikkel publiciteits- artikelen (krant, radio, etc.)
  • Maak een medialijst en eventuele persberichten

Fase 3 | 1-2 maanden voor het evenement

Op dit moment zult u meer en meer tijd besteden aan het evenement en echt met details bezig zijn.

  • Zorg dat het draaiboek staat met een tijdlijn van zaken die nog geregeld moeten worden, details, etc.
  • Stuur reminders uit met betrekking tot het registreren en deelnemen van de gasten.
  • Neem opnieuw contact op met sprekers, (dag)voorzitters om eventuele reis en verblijfsgegevens te bevestigen. Vraag om een kopie van speeches en/of presentaties.
  • Zorg dat alle leveranciers van diensten op de hoogte zijn van hoe, wat, waar en bespreek het programma en eventuele vragen.
  • Eventuele promotie materialen van sponsors moeten nu aangeleverd worden.
  • Verstuur persberichten over belangrijke sprekers, VIP’s die deelnemen, etc.
  • Geef aandacht op uw website aan het evenement.
  • Geef meer details vrij op social media.

Fase 4 | 1 week voor het evenement

Op dit moment zouden alle details bevestigd moeten zijn en blijven de puntjes op de i over:

  • Heb een laatste overleg met het projectteam en neem het draaiboek door. Zorg ervoor dat u back-up plannen klaar heeft voor elk mogelijk scenario
  • Maak het draaiboek definitief
  • Breng iedereen (hosts, vrijwilligers, etc.) op de hoogte van hun specifieke taken en tijdspanne
  • Indeling en bezetting zalen – zorg voor een goede toegankelijkheid en zorg voor voldoende wandelpaden
  • Geef de cateraar het uiteindelijke aantal gasten door
  • Check voor een laatste keer de aanmeldingen en registratie lijst, sluit de ‘online’ registratie

Fase 5 | Tijdens het evenement

De dag zelf is aangebroken. Op deze dag bent u bezig met event management.

  • locatie check (bewegwijzering, veiligheid, inrichting, voorzieningen, catering, etc.)
  • vervoer gasten (heen en terug)
  • soundcheck
  • laatste bespreking van het draaiboek houden; weet iedereen nu exact wat hij/zij moet doen?
  • ontvangst sprekers en (dag)voorzitter
  • ontvangst partners, sponsors, entertainment, etc.
  • registratie en ontvangst gasten
  • draaien programma
  • begeleiden gasten
  • toezicht houden
  • leiding geven aan het team en eventuele vrijwilligers
  • afronding van het evenement

Fase 6 | Na het evenement

  • Afwikkeling administratie en betalingen.
  • Evalueer het evenement. wat ging goed, wat is voor verbetering vatbaar.
  • Vergeet de bedankjes niet aan sprekers, vrijwilligers, sponsors, etc.
  • Evalueer met deelnemers, bedank ze voor hun aanwezigheid.

    Vraag direct een offerte aan

    Evenement organiseren? We maken graag een offerte op maat voor u.

    Evenementenbureau 24-7 Events
    5.0
    Based on 7 reviews
    powered by Google
    inge a.h. kruiver-severijnen
    inge a.h. kruiver-severijnen
    10:24 04 Jun 20
    Niet alleen events bij 24/7 Events. Ik kwam erachter dat 24/7 Events je ook heel goed kan helpen met het maken van een... nieuwe website voor je bedrijf, consultancy, etc. Want wat doe je als ondernemer tijdens de crisis? In ieder geval niet stilzitten. Met uitgebreide begeleiding en hulp van 24/7 Events, is mijn gloednieuwe website de afgelopen dagen opgebouwd, SEO geoptimaliseerd en mobiel vriendelijk gemaakt. Top service en engelengeduld.lees meer
    Michiel Zeeuw
    Michiel Zeeuw
    14:58 14 Nov 19
    Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
    Joyce Achterberg
    Joyce Achterberg
    09:28 14 Oct 19
    Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
    Brainycloud Marketing
    Brainycloud Marketing
    08:44 21 Aug 19
    Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
    Steve Entwistle
    Steve Entwistle
    11:17 18 Aug 19
    Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
    Steven van Maris
    Steven van Maris
    09:56 07 Mar 18
    Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
    Volgende beoordelingen
    Evenementenbureau 24-7 Events
    5.0
    Based on 7 reviews
    powered by Google
    inge a.h. kruiver-severijnen
    inge a.h. kruiver-severijnen
    10:24 04 Jun 20
    Niet alleen events bij 24/7 Events. Ik kwam erachter dat 24/7 Events je ook heel goed kan helpen met het maken van een... nieuwe website voor je bedrijf, consultancy, etc. Want wat doe je als ondernemer tijdens de crisis? In ieder geval niet stilzitten. Met uitgebreide begeleiding en hulp van 24/7 Events, is mijn gloednieuwe website de afgelopen dagen opgebouwd, SEO geoptimaliseerd en mobiel vriendelijk gemaakt. Top service en engelengeduld.lees meer
    Michiel Zeeuw
    Michiel Zeeuw
    14:58 14 Nov 19
    Topservice!We hebben Evenementenbureau 24-7 Events ingeschakeld om voor onze nieuwjaarsbijeenkomst een geschikte... evenementenlocatie te vinden. We waren op zoek naar een locatie voor onze bijeenkomst in de regio Utrecht. We hadden als non-profit organisatie een beperkt budget hiervoor uitgetrokken en wisten dat het moeilijk zou zijn om een geschikte evenementenlocatie te zoeken. Binnen no-time hadden ze een locatie voor ons gevonden en....precies binnen het budget! Wat een geweldige service. We kunnen Evenementenbureau 24-7 Events dan ook iedereen van harte aanbevelen.lees meer
    Joyce Achterberg
    Joyce Achterberg
    09:28 14 Oct 19
    Evenementenbureau 24-7 Events is bij ons op school langs geweest. Zij hebben de 3e jaars leerlingen van onze school... meer verteld over het organiseren van evenementen. Ze hebben verteld wat er komt kijken bij het organiseren van een congres of bedrijfsfeest. Daarna hebben de leerlingen een pitch mogen maken als huiswerk, waarna ze hun pitch voor de groep hebben mogen presenteren. We hebben het ontzettend leuk gevonden en hopen nog vaker van de diensten van Evenementenbureau 24-7 Events gebruik te mogen makenlees meer
    Brainycloud Marketing
    Brainycloud Marketing
    08:44 21 Aug 19
    Fijne samenwerking. Duidelijke communicatie en alles goed geregeld.
    Steve Entwistle
    Steve Entwistle
    11:17 18 Aug 19
    Het is steeds fantastisch om met jullie te mogen samenwerken , jullie zijn goed georganiseerd en duidelijke afspraken... zijn hier troef !!We kijken er al vast naar uit naar onze volgende samenwerking ." See you in the future "!!Steve Delorean Time Machine Belgiumlees meer
    Steven van Maris
    Steven van Maris
    09:56 07 Mar 18
    Event Samen (voormalig Mijn Organisator) heeft fantastisch werk verricht met het organiseren van ons bedrijfsfeest.... Werkend bij een grote multinationale organisatie, heeft Mijn Organisator voor +/- 700 personen een ontzettend gaaf feest er van gemaakt. Duidelijke communicatie, budgetplanning en op een goede manier keuzevrijheid (zonder door de bomen het bos niet meer te zien ) heeft er voor gezorgd dat wij een prachtige avond hebben gehad.lees meer
    Volgende beoordelingen

    Evenementenbureau 24-7 Events

    Openingstijden

    maandag
    dinsdag
    woensdag
    donderdag
    vrijdag
    zaterdag
    zondag
    09:00-21:00
    09:00-21:00
    09:00-21:00
    09:00-21:00
    09:00-21:00
    09:00-21:00
    Gesloten
    Scroll Up