Hoe werkt het?

Uw zoekopdracht plaatsen
U stuurt ons uw aanvraag, voor het vinden van een geschikte evenementenlocatie. Hierop nemen wij contact met u op. Tijdens dit gesprek inventariseren wij uw wensen en criteria.

We gaan voor u aan het werk
Zodra alles is besproken sturen wij u een zoekopdracht offerte. In deze offerte staan alle besproken criteria vermeld evenals de besproken vergoeding. Na acceptatie van deze offerte gaan wij voor u aan de slag.

Locatie gevonden, wat nu?
Zodra wij een geschikte locatie hebben gevonden en deze voor u in optie hebben laten plaatsen, krijgt u van ons een offerte voor de betreffende locatie. U kunt dit aanbod accepteren of niet.

U accepteert het locatie aanbod
U besluit het aanbod van de evenementenlocatie en de eventuele extra’s te accepteren. U ontvangt hierna een factuur voor de locatie en de eventuele extra’s welke u wenst te gebruiken. In deze factuur worden de kosten, voor het vinden van de betreffende locatie, voor u in mindering gebracht. De zoekopdracht heeft u niets gekost.

U accepteert het aanbod niet
Wanneer u besluit het aanbod van de locatie niet te accepteren, ontvangt u van ons een factuur. We hebben de zoekopdracht naar behoren voltooid en dienen te worden betaald voor onze werkzaamheden.

Efficiënt evenementenlocatie vinden: Wij besparen u tijd en moeite

Wanneer u als bedrijf een evenement wil organiseren, kunnen er verschillende problemen en uitdagingen zijn. Eén van de meest voorkomende problemen en mogelijke oorzaken hiervan is: Het vinden van een geschikte evenementenlocatie.

Het vinden van de juiste locatie kan een uitdaging zijn. Vooral als het gaat om populaire evenementenlocaties die al volgeboekt zijn. Bovendien kunnen locaties verschillende regels en voorschriften hebben, waarmee rekening moet worden gehouden.

We zullen kort de 2 belangrijkste oorzaken nader bekijken. Er zijn meer oorzaken: Deze vindt je onderaan de pagina.

Dit zijn 2 van de belangrijkste interne oorzaken, waarom een bedrijf moeite kan hebben, om de juiste locatie te vinden, voor het organiseren van hun evenement:

1. Een gebrek aan tijd van personeel!

Met stip op plek 1 staat het gebrek aan tijd. Tussen hun eigen werkzaamheden door, moet uw personeel lijsten vol van potentiële locaties doorspitten en gaan onderhandelen. Dit kost ontzettend veel tijd en zorgt vaak bij uw personeel tot stress. “Ik heb al zoveel te doen en nu moet ik dit er ook nog eens bij doen!”. De tijd, welke wordt gebruikt voor het zoeken en vinden van een geschikte locatie, gaat ten koste van iets veel belangrijkers:

• De inhoud van het betreffende evenement
• De boodschap, welke moet worden overgebracht
• De manier waarop de boodschap moet worden overgebracht
• Het maken van een sluitende projectbegroting
• en zo nog tal van andere zaken…

2. Gebrek aan ervaring bij medewerkers

Uw personeel moet zich – veelal gewapend met een gebrek aan kennis en ervaring – richten op een taak, die zij niet goed beheerst. Heel begrijpelijk, want het zoeken en vinden van een geschikte evenementenlocatie, behoort niet tot hun dagelijkse takenpakket. Natuurlijk kunt u stellen dat: ”Wanneer zij er eens goed voor zouden zitten, uw personeel het heus wel voor elkaar kan krijgen.” En dit klopt ook helemaal.

Het kost meer dan u denkt!

Wanneer u de extra arbeidstijd, welke uw personeel nodig zou hebben voor het vinden van een geschikte evenementenlocatie, zou omzetten in de bijbehorende loonkosten, dan zult u flink schrikken. Op die manier wordt het voor uw organisatie alsnog een kostbare aangelegenheid. Reken er ook op, dat vaak meerdere mensen, binnen uw bedrijf zich met dezelfde taak gaan bezighouden. Dus voor de loonkosten geldt dan ook een factor X.

Bespaar tijd (en geld!)

Als professioneel evenementenbureau hebben wij uitgebreide ervaring en kennis op het gebied van evenementenplanning en locatiebeheer. Wij begrijpen dat het vinden van de juiste locatie een cruciale factor is, voor het succes van uw evenement. Bovendien hebben we de expertise, om het proces soepel en efficiënt te laten verlopen.

Door ons in te schakelen, kunt u zich concentreren op andere belangrijke aspecten van het evenement. Denkt u hierbij aan de inhoud van uw evenement en de boodschap die u wil overbrengen. U kunt erop vertrouwen dat de locatieplanning in goede handen is. Ons doel is om uw evenement tot een succes te maken en een onvergetelijke ervaring te creëren voor alle deelnemers.

Andere mogelijke interne oorzaken:

Benieuwd, naar wat de andere mogelijke oorzaken kunnen zijn?

Andere mogelijke interne oorzaken, kunnen zijn:

Onvoldoende budget om de gewenste locatie te boeken.
De oorzaak van budgetbeperkingen kan liggen in onvoldoende financiële middelen van het bedrijf. De prioritering van andere bedrijfsuitgaven komen boven het evenementenbudget of er is een gebrek aan planning en prognose van de vereiste financiële middelen voor het evenement. Evenementenbureau 24-7 Events kan u helpen bij het opstellen van een realistisch budget voor het evenement. Dit op basis van de doelstellingen en vereisten van uw organisatie en het betreffende evenement. We kunnen ook suggesties doen voor kostenbesparende maatregelen en onderhandelen met leveranciers om de beste deal voor u te krijgen.

Verder kunnen nog mogelijke oorzaken zijn:

• Geen duidelijk begrip van de vereisten en beperkingen van de locatie
• Geen goede afstemming tussen de vereisten van het evenement en de beschikbare voorzieningen op de locatie
• Beperkte kennis van de verschillende locaties en hun eigenschappen
• Niet op de hoogte zijn van de beschikbaarheid van de locatie op de gewenste datum
• Onvoldoende onderhandelingsvaardigheden om de beste deal te krijgen voor de locatie
• Beperkte ervaring met het organiseren van evenementen en locatiebeheer
• Onvoldoende communicatie tussen de verschillende teams die betrokken zijn bij het evenement
• Onvoldoende flexibiliteit om de locatie te veranderen als er problemen of uitdagingen ontstaan

Deze oorzaken kunnen variëren afhankelijk van de specifieke situatie en kenmerken van uw bedrijf en het evenement.

Door ons in te schakelen voor het vinden van een geschikte locatie voor uw evenement, kunnen we:

• het vinden van een geschikte locatie efficiënter maken.
• u als organisatie hiermee tijd (en geld) besparen
• de best mogelijke deal voor de locatie voor u onderhandelen
• u helpen om het meeste uit uw budget te halen
• een locatie vinden, die past bij uw specifieke behoeften en doelstellingen.

Wij begrijpen wat de vereisten en beperkingen van de locatie zijn. We kunnen, dankzij onze jarenlange expertise en ons uitgebreide netwerk:

• het proces voor u stroomlijnen
• eventuele problemen of uitdagingen oplossen
• u ondersteunen met heldere en open communicatie
• regelmatige updates over de voortgang van het proces geven
• snel reageren op veranderingen of uitdagingen die zich tijdens het proces rondom uw evenement kunnen voordoen