Regels voor evenementen vanaf 26 januari 2022

Regels vanaf 26 januari 2022

Vanaf 26 januari 2022 mogen sommige evenementen plaatsvinden tot 22.00 uur. Alle evenementen zonder vaste zitplaats zijn niet toegestaan. In principe gelden deze regels voor 6 weken. Over 3 weken is er weer een nieuw ‘weegmoment’. Het hangt af, hoe men dan over de situatie denkt. 

Wat mag er wel en onder welke voorwaarden?

Alle evenementen met een vaste zitplaats en doorstroomevenementen, zoals kermissen en beurzen zijn toegestaan tussen 05.00 en 22.00 uur. Daarbij gelden de volgende regels:

• Het is verplicht om 1,5 meter afstand te houden.
  
• Een coronatoegangsbewijs met identificatiebewijs is verplicht vanaf 13 jaar.
  
• Een vaste zitplaats is verplicht.
  
• Een mondkapje is binnen verplicht, behalve als je zit. (‘Geplaceerd evenement’)
  
• Op een evenement binnen, met vaste zitplaatsen, zijn maximaal 1250 bezoekers toegestaan.
  
• Bij een doorstroomlocatie binnen, geldt een bezoekerscapaciteit van 1 persoon per 5 m2 met per zaal een maximum van 1250 bezoekers.
  
• Buiten geldt: maximaal 1 persoon per 5m2.

Evenementen welke niet mogen

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: De volgende evenementen zijn voorlopig nog niet toegestaan.

• Evenementen zonder vaste zitplaats zijn niet toegestaan, zoals festivals.
• Meerdaagse evenementen met overnachting zijn niet toegestaan, ook niet met een coronatoegangsbewijs.

Uitzonderingen bij verboden evenementen

Deze evenementen mogen wel plaatsvinden:

• Professionele sportwedstrijden (publiek aanwezig tot 22.00 uur)
• Amateursportwedstrijden (publiek aanwezig tot 22.00 uur)
• Uitvaarten
• Gewone weekmarkten
• Georganiseerde jeugdactiviteiten buiten

Let op: Huwelijksvoltrekkingen en registratie van een partnerschap vallen niet onder het evenementenbegrip. Deze zijn toegestaan met in achtneming van de algemene bezoekersnorm van maximaal 50 bezoekers op 1,5 meter.

Wat kun je wel en niet organiseren?

Natuurlijk hadden we op meer gehoopt. Het organiseren van een evenement, blijft vooralsnog een uitdaging. Deze uitdaging gaan we overigens graag met je aan! Wij zijn van de positieve inslag. We kijken liever naar wat er wel kan worden georganiseerd in plaats van wat er allemaal niet mag. Er is nog namelijk best veel mogelijk. Dit verschilt uiteraard per type evenement.

Bedrijfsfeesten
Het organiseren van een bedrijfsfeest is nog steeds mogelijk. Het zal wel een wat andere setting krijgen, toegegeven. Een bedrijfsfeest, waarbij iedereen op een stoel moet blijven zitten, kan niet bepaald een feestelijke aangelegenheid worden genoemd, maar……….!

Dinnershow als alternatief
Je kunt natuurlijk wel het standaard concept van een bedrijfsfeest aanpassen. In plaats van dansen op de muziek, zou je er wel voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld een dinnershow te organiseren. Een prachtige studio, sfeervol gedecoreerd met top entertainment op het podium, is ontzettend leuk. Voor grote mensen mensen zelfs leuker dan een standaard bedrijfsfeest. Bedenk je namelijk dat veel mensen niet zo happig zijn, om de dansvloer op te gaan.

Entertainment aan tafel
En ook wanneer mensen aan tafel zitten, kun je ze nog steeds vermaken. Onder andere met het zgn. stage entertainment (artiesten, magic show, dansers/danseressen etc.). Maar ook de tafels zelf kunnen worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan tafelprojecties. Door middel van de nieuwste technieken, kunnen de tafels van de gasten worden omgetoverd tot magische belevenissen! We helpen je graag met de uitwerking van een tof feest, ondanks de geldende maatregelen.

Congres, seminar of symposium

Voor dit type evenementen verandert er eigenlijk niet zo heel veel. Het enige, in onze ogen, obstakel is dat je bezoekers een mondkapje op moeten. Wanneer de mensen gaan zitten, kan het mondkapje vervolgens weer af. Denk ervan wat je wil, het zij zo.

Hoe bepaal ik het maximale bezoekersaantal?
Per zaal/ruimte mag 1/3e van de reguliere capaciteit worden gebruikt. Dit met een maximum van 1250 personen. De bezoekers moeten 1,5 meter afstand houden, vandaar die capaciteit van 1/3e.

Bezoekers vs Zaalcapaciteit

• 10 bezoekers – zaal voor 30 personen
• 50 bezoekers – zaal voor 150 personen
• 100 bezoekers – zaal voor 300 personen
• 200 bezoekers – zaal voor 600 personen
• 400 bezoekers – zaal voor 1200 personen
• 500 bezoekers – zaal voor 1500 personen
• 1000 bezoekers – zaal voor 3000 personen

Je maakt nu gebruik van 1 zaal. Veelal vindt er, tijdens een bijeenkomst, congres of Algemene Ledenvergadering, een plenaire gedeelte (opening) plaats. Dit plenaire gedeelte wordt gevolgd door break-out sessies. Er zijn op dat moment meerdere zalen, waarbij voor iedere zaal een maximale capaciteit van 1/3e geldt. Ook moeten alle deelnemers op 1,5 meter van elkaar blijven.

Netwerk evenement

Ook dit type evenement is , onder de huidige regels en met een beetje organisatietalent, prima in te regelen. Wij beheersen dat foefje als geen ander.

Teambuilding en bedrijfsuitjes

Het organiseren van teambuilding activiteiten of bedrijfsuitje is geen probleem. Met inachtneming van de huidige regelgeving, hebben we een breed scala aan mogelijkheden voor je.

Van online teambuilding tot teamuitjes die met wel duizenden personen tegelijk kunnen worden gedaan. Gezondheid, vitaliteit en teambuilding staan hierbij centraal.

Registratie, aanmelding, tickets

Voor alle type evenementen, is het verplicht om voor een adequate registratie en aanmelding te zorgen. Ook hiermee helpen we je uit de brand. Onze eigen aanmelding en registratietool, kan alle variabelen perfect voor je inregelen.

We maken hem custom made voor ieder evenement. Jouw eigen logo’s en uitlatingen komen op de tickets te staan. 

Totale ontzorging
Je hoeft nergens over in te zitten. Je hoeft geen nieuw of extra CMS systeem te leren. Je bent niet bezig met wisselingen, vragen of probleem oplossing. Wij nemen alle taken van je over, zodat jij bezig kunt blijven met waar jij goed in bent.

Management informatie
Je krijgt van ons verschillende inzichten en opties:

1. Het maximaal aantal totaal bezoekers, zetten we voor je vast
2. De maximale groepsgrootte wordt per workshop, sessie (en dus per zaal) vastgesteld. Workshop, sessie of zaal volgeboekt? Dan verdwijnt deze keuze automatisch als keuze. Zie het als een zelf eliminerend registratiesysteem. Hiermee is het systeem 100% compliant met de huidige regelgeving
3. Het verloop van het aantal aanmeldingen houden we voor je bij. Bepaal zo makkelijk je Go/No-go moment
4. Welke sessies of workshops zijn hot en welke not? Waar ligt de interesse van jouw doelgroep?

Administratief

• Tickets worden automatisch gegenereerd
• Iedere bezoeker krijgt zijn/haar eigen gepersonaliseerde programma
• Aanvullende informatie rondom de huidige regelgeving wordt meegezonden
• Handige extra informatie op en rondom het evenement wordt meegezonden

Kosten
De vergoeding voor dit systeem zijn bijzonder competitief te noemen. Al vanaf € 2.500 (exclusief btw) bieden wij dit systeem aan, inclusief alle toeters en bellen. Geen beperkingen, een onbeperkt aantal invulvelden en persoonlijke aanpak. Extra personalisatie kan tegen meerprijs worden ingeregeld.