Zakelijk evenement annuleren. Kom ik in aanmerking voor subsidie?

Subsidie regeling per juni 2021

In juni 2021 is deze garantieregeling voor zakelijke, sport- en publieksevenementen in werking getreden. De regeling compenseert organisatoren voor gemaakte kosten. Het gaat om evenementen waar u al eerder (minstens) 1 voorafgaande editie van organiseerde. Daarnaast had u voor de voorgaande geplande of gehouden editie een annuleringsverzekering, waarbij pandemie dekking niet uitgesloten was.

135 miljoen extra subsidie
Half juli 2021 werd bekend gemaakt dat er nog eens 135 miljoen extra in de subsidiepot voor deze Garantieregeling Evenement is gestopt. De maximale dekking is van 80 naar 100 procent opgeschoven. Een ook niet onbelangrijke voorwaarde, van twee eerdere verzekerde edities van het event, is teruggebracht naar 1 verzekerde editie.

Waarom is deze regeling er?
Voor de corona crisis kon u als organisator van evenementen het pandemie risico afdekken door een annuleringsverzekering af te sluiten. Verzekeraars hebben deze optie nu uit hun polissen geschrapt. Hierdoor kunt u het financiële risico van annulering zelf niet meer dragen.

De Rijksoverheid bepaalt op basis van de corona situatie of evenementen in een bepaalde periode worden verboden. Het streven is om 3 tot 6 weken van tevoren duidelijkheid te kunnen bieden of evenementen in een bepaalde periode kunnen doorgaan of niet. De kans blijft bestaan dat een verbod kort voor de datum van een evenement wordt aangekondigd. De organisator moet zelf zorgen voor het annuleren en het informeren van de bezoekers.

Wat wordt er vergoed?

Heeft u een evenement georganiseerd dat door de Rijksoverheid wordt verboden vanwege corona maatregelen?

• Als de geplande startdatum van het evenement gepland stond in de periode 10 juli tot en met 24 september, ontvangt u 100% subsidie.
• Voor evenementen die startten vóór 10 juli of na 24 september ontvangt u het grootste deel (80%) van de gemaakte kosten terug als gift. Voor het resterende deel kunt u een lening afsluiten tegen 2% rente per jaar. Hierbij kunt u de afweging maken hoeveel eigen geld u nog heeft en voor hoeveel u een lening wil afsluiten bij RVO.

   

• Het gaat vooral om betalingen aan uw onderaannemers en leveranciers. Denk bijvoorbeeld voor de opbouw van tribunes, beveiliging en technische voorzieningen en de kosten om het evenement veilig te kunnen houden.

Voorwaarden Subsidie regeling voor Evenementen

Om voor de garantie in aanmerking te komen, moet jouw zakelijke event aan het volgende voldoen:

• De subsidieregeling is gericht op evenementen die gepland staan tussen 1 juli en 31 december 2021.
• Het is toegestaan een evenement dat (normaal gesproken) gepland stond voor 1 juli 2021 te verplaatsen naar een datum tussen 1 juli en 31 december 2021.
• Er heeft ten minste 1 eerdere editie van het evenement plaatsgevonden.
• Voor de vorige geheel of gedeeltelijk in Nederland te houden editie van dat evenement is een annuleringsverzekering met pandemiedekking afgesloten.
• Het evenement moet plaatsvinden in (Caribisch) Nederland.
• Als organisator houdt u zich aan de dan geldende corona- en veiligheidsmaatregelen. Hoogte van budget of aantal bezoekers speelt hierbij geen rol.
• Gratis evenementen vallen niet onder de regeling.
• Het gaat om een publiek toegankelijk (in tegenstelling tot besloten) evenement op basis van vrije kaartverkoop of deelnamegelden.
• Als organisator bent u verantwoordelijk voor het organiseren van het evenement én draagt u het financiële risico.

Zakelijk evenement vs de voorwaarden

Wanneer je bovenstaande voorwaarden leest, dan zullen er al snel enkele zakelijke evenementen buiten de boot vallen. Een bedrijfsfeest valt buiten de voornoemde regels en bepalingen. Een bedrijfsfeest is immers een besloten evenement, gratis toegankelijk voor werknemers (en mogelijk partners). Je gaat toch immers geen kaartjes verkopen aan je eigen personeel voor een bedrijfsfeest? Maar is het eigenlijk wel zo zwart/wit?

Navraag leert dat deze voorwaarden niet altijd in beton gegoten zijn. Bij onderzoek bleek dat deze bovenstaande regels ‘multi-interpretabel’ zijn. Het hangt er deels vanaf welke ambtenaar bij de RVO jouw aanvraag onder ogen krijgt. Tevens is de motivatie en/of toelichting die bij een aanvraag wordt ingesloten ook van belang. Staar je dan ook niet blind op de teksten van de website van de RVO, maar bel ze op en bespreek je casus!

“Gratis evenementen, vallen niet onder de regeling”
Stel de volgende vragen eens:

• Wanneer is een evenement gratis? Heeft dit betrekking op de toegang voor deelnemers/bezoekers?
• Betreft het de kosten die worden gemaakt voor het evenement?

Hierover bestaat intern bij de RVO geen consensus! De opdrachtgever betaalt bijvoorbeeld € 50.000 voor de organisatie, aankleding etc, etc. van zijn bedrijfsfeest. Vervolgens wordt het bedrijfsfeest, wegens de corona situatie, verboden danwel onmogelijk gemaakt. Je kunt over dat “gratis aspect” nu best wel even een robbertje vechten. Baat het niet, dan schaadt het niet. U als opdrachtgever (en daarmee organisator) draagt toch ook het financiële risico van, in dit voorbeeld, € 50.000? Niet bepaald gratis……

“Het gaat om een publiek toegankelijk (in tegenstelling tot besloten) evenement op basis van vrije kaartverkoop of deelnamegelden”
Wat als je je bedrijfsfeest wel publiek toegankelijk maakt? Hier kun je toch wel de nodige creativiteit aanwenden. Gratis voor je personeel en betaalde toegang voor niet-personeel. (Partners?) Verder wordt er nergens een bedrag voor die betaalde toegang gemeld. € 0,01 per persoon toegangsgelden vragen kan dus ook.

Congressen, symposia en seminars etc.
Deze evenementen zijn doorgaans publiek toegankelijk. Ook dient er een ticket te worden verkregen. Een congres, symposium, seminar of bijscholing cursussen (PE-sessies etc.) waarbij de deelnemers voor toegang betalen, vallen dus wel degelijk onder de bepaling van de Subsidieregeling voor Evenementen. Iedereen kan zich aanmelden voor deze evenementen? Of een passant interesse heeft, in het nieuwste CMS systeem voor boekhouders of accountants, dat boeit verder niet.

Geen subsidie mogelijk. Wat nu?

We kunnen eerlijk zeggen dat het gevoerde beleid, rondom de bestrijding van het coronavirus, nogal grillig is. Op de website van de RVO wordt dan wel gezegd dat je uiterlijk 3 weken voorafgaand aan het evenement een subsidieaanvraag moet indienen. Maar wat als daar nu volstrekt geen aanleiding toe is?

Praktisch voorbeeld:
Op vrijdag 13 augustus 2021 ging de markt voor zakelijke evenementen weer open. De agenda’s stroomden vol met aanvragen en evenementen werden gepland. Op vrijdag 12 november 2021 om 19:00u deelde het demissionaire kabinet mee dat, met ingang van zaterdag 13 november 2021, evenementen na 18:00u werden verboden. Nu heb je een bedrijfsfeest gepland op zaterdag 13 november vanaf 19:00u.

Bedrijfsfeesten beginnen 99% van de tijd pas ‘s avonds en duren tot ‘s nachts. (Volgens de voorlaatste bepalingen tot maximaal 00:00u) Je krijgt nu binnen 24 uur te horen dat je evenement geen doorgang vindt.

En daar sta je dan, als organisator. Alles is betaald en ready to go. Gaan we ons verlies maar nemen en enkele tienduizenden euro’s (want daar heb je het al snel over) afschrijven?

Je kunt natuurlijk in overleg treden met je leveranciers. Samen kijken of je iets kunt doen met de reeds gemaakte kosten. Je hebt op zo’n moment te maken met Algemene Voorwaarden en leveringscondities. En daarmee ben je afhankelijk of organisaties “over hun eigen schaduw willen stappen”. Wellicht kun je een stuk(-je) van de gemaakte kosten terughalen.

Er zijn ook nog andere manieren, om te proberen je verlies te beperken. Let wel: Het is geen garantie dat je 100% schadevrij uit een dergelijke situatie komt. Wij vinden echter wel, dat we jou naar behoren moeten informeren. Daarnaast heb je natuurlijk als opdrachtgever ook altijd een zgn. “informatie inwinning verplichting”. Simpel gezegd: Je moet niet achterover leunen, maar zelf ook onderzoek doen.

Aanvullende tegemoetkoming voor evenementen (ATE)

Naast de garantieregeling heeft het kabinet een aanvullende tegemoetkoming voor evenementen toegezegd. Deze naam staat binnen het kabinet bekend onder ATE) Het gaat hierbij om evenementen, die niet voldeden aan de voorwaarden van de garantieregeling voor evenementen. Deze regeling wordt op dit moment verder uitgewerkt, en naar verwachting eind vierde kwartaal 2021 gepubliceerd.

Met de ATE wil het kabinet organisatoren van evenementen tegemoetkomen die wel kosten hebben gemaakt, maar niet voldoen aan de voorwaarden voor de garantieregeling evenementen (TRSEC). De directe aanleiding voor de ATE was de besluitvorming van 9 juli 2021, waardoor ongeplaceerde evenementen met ingang van 10 juli werden verboden.

Een belangrijke overweging voor het kabinet was dat organisatoren van evenementen niet meer de kans hadden hun kosten te matigen vanwege het vrijwel onmiddellijk ingaande evenementen verbod. Hierdoor bestond het risico dat veel kleinschalige, lokaal georganiseerde evenementen met financiële tekorten zouden blijven zitten, met mogelijke nadelige gevolgen voor de betrokken gemeenschappen.

Belangrijkste voorwaarden ATE
Hieronder volgen de belangrijkste beoogde voorwaarden om voor de ATE-regeling in aanmerking te komen, waarbij zoveel mogelijk aangesloten wordt op de TRSEC:

• Er was sprake van een evenement dat door de Rijksoverheid is verboden op grond van de corona-situatie
• Het evenement komt niet in aanmerking voor de TRSEC
• Er was sprake van een evenement dat plaats zou hebben gevonden in Nederland of in Caribisch Nederland
• Het evenement was gemeld bij de gemeente of had een vergunning van de gemeente ontvangen
• Het evenement was aantoonbaar tussen 10 juli en 25 september gepland;
• Er moet sprake zijn van een publiek toegankelijk evenement (gratis of via kaartverkoop)
• Besloten evenementen zijn uitgesloten
• Er moet sprake zijn van minimaal €2.500 gemaakte (subsidiabele) kosten: deze moeten aantoonbaar zijn gemaakt

  Daarnaast geldt dat: alleen de centrale organisator van het evenement een aanvraag kan indienen, niet de leveranciers. Welke kosten precies subsidiabel zijn zal nog worden bepaald.

Lees hier de Kamerbrief van Stef Blok, (Minister van Economische Zaken en Klimaat) van 1 november 2021.

Door de nieuwe aangekondigde regels van vrijdag 12 november 2021, zitten we nu weer in dezelfde situatie. Een feitelijk direct ingaand verbod op evenementen na 18:00u. Daarnaast moet een evenement weer geplaceerd zijn (“op je kont blijven zitten” zoals Hugo de Jonge het omschrijft).

Verlies nemen of afschrijven: Nog niet zo zeker
Door deze nieuw ontstane situatie, vanaf 12 november 2021 moet er nog maar worden bekeken of je als opdrachtgever “je verlies maar moet nemen” en hopen op betere tijden. Het laatste woord is er dan ook nog niet over gezegd.