Aan wie mag u de uitnodiging voor uw evenement versturen volgens de AVG

Ja, dat mag. Aan eigen, bestaande klanten mag digitale direct marketing worden gestuurd met aanbiedingen voor andere, vergelijkbare producten of diensten. Bijvoorbeeld per e-mail, sms of app. Deze bestaande klanten hoeven daarvoor niet eerst toestemming te geven. Dit kan gaan over bezoekers die bijvoorbeeld al eerder op een evenement zijn geweest. Zij zijn daarmee een bestaande klant. Wél moet een evenementenbureau een makkelijke, gratis afmeldmogelijkheid bieden bij elk bericht dat worden verzonden.

Bestaande klant
Iemand is een bestaande klant als deze persoon een product of dienst van heeft gekocht. Er moet sprake zijn van een koopovereenkomst, waarin het evenementenbureau verplicht bent of was om iets te leveren en de klant om daarvoor te betalen.

Geen bestaande klant
Let op: iemand mag niet tot bestaande klanten worden gerekend als diegene (nog) niets heeft gekocht, maar zich alleen maar heeft aangemeld voor uw nieuwsbrief, een enquête heeft ingevuld, meegedaan heeft aan een prijsvraag of spel of een gebruikersaccount heeft aangemaakt.

Potentiële klanten mailen
Is iemand nog geen bestaande klant van het evenementenbureau? Wilt u deze persoon mailen, sms-en of appen met aanbiedingen? Dan moet u degene hiervoor eerst toestemming vragen.

Waar moet toestemming voor direct marketing per e-mail, sms of app aan voldoen onder de AVG? Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet toestemming ‘vrij’, ‘specifiek’, ‘geïnformeerd’ en ‘ondubbelzinnig’ zijn.

Vrij
Iemand moet vrij zijn om toestemming te geven, maar ook om deze te weigeren of in te trekken. Weigert iemand toestemming te geven? Dan mag dat er bijvoorbeeld niet voor zorgen dat deze persoon een dienst wordt geweigerd.

Specifiek
Dit betekent dat er geen twijfel over mag bestaan voor welk specifiek gebruik van de gegevens iemand toestemming heeft gegeven. Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn welke gegevens u voor direct marketing wilt gebruiken.

Geïnformeerd
Mensen dienen, voordat zij toestemming geven, duidelijk te worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit moet u in begrijpelijke taal doen, zodat mensen ook echt weten waarvoor zij toestemming geven. U zult dus heel open en transparant veel informatie moeten geven, op een overzichtelijke manier.

Let op: vraagt u toestemming tegelijk met het verzoek om een overeenkomst te accepteren? Dan mag u de toestemming niet ‘verstoppen’ als onderdeel van het contract. U moet het deel dat over direct marketing gaat duidelijk en apart vermelden.

Ondubbelzinnig
Er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling. Bijvoorbeeld een (digitale) schriftelijke of een mondelinge verklaring. Het moet in elk geval volstrekt helder zijn dát er toestemming is verleend. U mag niet uitgaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het gebruik van vooraf aangevinkte vakjes is dus niet toegestaan.

Verstrekken aan derde partijen
Wilt u de persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken ? Dan moet u mensen goed informeren over welke categorieën derde partijen dat zijn. Ook moet u apart toestemming vragen voor deze verstrekking aan genoemde soorten derde partijen. Dit geldt ook als u reclame van derde partijen aan uw klanten wilt sturen.

Uitnodiging versturen door evenementenbureau
Wilt u uw uitnodigingen laten versturen door een evenementenbureau? Het evenementenbureau is een derde partij waarvoor bovenstaande bepaling geldt. U dient eerst toestemming te vragen aan uw bestaande relaties voordat het evenementenbureau namens u de uitnodiging gaat versturen voor uw event.

Toestemming intrekken
Mensen die toestemming hebben gegeven, moeten die kunnen intrekken via elk e-mail, sms of app die u verstuurt. U moet ervoor zorgen dat toestemming intrekken gratis is en net zo makkelijk gaat als toestemming geven. Het is dus verboden om mensen alleen de mogelijkheid te bieden hun toestemming per post of telefoon in te trekken.

Toestemming bewijzen
U moet kunnen aantonen dat u daadwerkelijk toestemming heeft gekregen. Dit is onderdeel van de verantwoordingsplicht die u onder de AVG heeft.

Let op: om geldige toestemming aan te tonen, is het essentieel dat u kunt laten zien op basis van welke informatie iemand toestemming heeft gegeven. Het is dus niet genoeg om alleen de toestemming zelf vast te leggen. De verkregen toestemming dient vervolgens voor de duur van 5 jaar te worden bewaard.

Voorkomen van spam
Naast dat u te maken heeft met de AVG voor het verzenden van uitnodigingen heeft u ook te maken met een andere wet: De Telecommunicatiewet. In het bijzonder artikel 11.7 van de telecommunicatiewet. Deze is ervoor om te voorkomen dat mensen of bedrijven onnodig spam mail krijgen.

Wie spamt, riskeert een boete
Ongevraagde wervende e‑mails, appjes of sms’jes sturen is verboden. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) kan bij spammen boetes opleggen aan:

• de verspreider (die op de verzendknop drukt),
• de afzender (die de opdracht geeft) en
• degene die meewerkt aan de verzending door bijvoorbeeld adressenbestanden te leveren.

Boetes kunnen oplopen tot 900.000 euro per overtreding. Soms geven ze eerst een waarschuwing. Let op het woord “soms”!

Bron: Authoriteit Consument & Markt 

Mag ik vooraf mensen of bedrijven mailen om toestemming te vragen voor mijn uitnodiging?

Een voorbeeld:
U wilt een evenement organiseren.
U heeft een lijst van mailadressen van personen en bedrijven van het internet gehaald.  
U bent voornemens deze mensen een mail, SMS of APP bericht te sturen met de vraag of het goed is dat u uw uitnodiging aan hen gaat versturen. (U wilt immers uw toestemming verkrijgen en kunnen aantonen)
Is dit toegestaan? Nee,dit mag niet. Evenementenbureau 24-7 Events heeft een dergelijke casus voorgelegd aan de ACM (Lees: Authoriteit Consument & Markt). Het antwoord was glashelder: “Dit is een poging tot omzeiling van het spamverbod en niet toegestaan”

Hoe kunt u wel toestemming krijgen van niet-bestaande klanten?
U kunt de betreffende personen of instanties vooraf bellen met de vraag of het goed is dat u uw wervende mail of bericht aan hen verzend. Dit is nogal een werkje waar veel tijd (en geld) in gaat zitten.

Geen aantoonbare toestemming
Met de telefonische toestemming heeft u voor uzelf weliswaar toestemming verkregen maar u kunt het niet aantonen. Het volgende proces dient zich aan:

• U belt een mogelijke klant op met de vraag of u toestemming krijgt voor het versturen van uw bericht
• De ontvanger geeft u mondeling toestemming voor het ontvangen van uw bericht
• U stuurt de ontvanger een mail waarbij u verwijst aan het telefonisch onderhoud van zojuist
• De ontvanger stuurt u vervolgens een mailbericht met de mededeling dat u toestemming krijgt
• Dit mailbericht dient u te bewaren gedurende de bewaartermijn (5 jaar)
• Daar gaat het veel werk in zitten en het is maar de vraag of u daar op zit te wachten.
• Daarnaast valt uw actie weer onder de bepalingen van de telemarketing, welke onder andere inhoud dat u voorafgaand het Bel-Me-Niet register dient te raadplegen.

Twijfelt u hoe het precies zitten met het verzenden van de uitnodigingen? De meest veilige en optimale methode is om alleen uitnodigingen te versturen aan uw huidige klanten en relaties. Verder kunt u uw licht opdoen door contact op te nemen met de toezichthouder van de telecommunicatiewet; De ACM

Bron: Autoriteitpersoonsgegevens.nl waar u nog veel meer informatie kunt vinden