1,5 meter regel bij zakelijke evenementen

1,5 meter regel: Hoe zit het nu?

De inrichting van een zakelijk evenement, is al een uitdaging op zich. In de huidige corona periode is het er niet eenvoudiger op geworden. Door de vele regels zien veel mensen door de bomen het bos niet meer. “Kan ik nu wel of niet een zakelijk evenement organiseren? En waar moet ik dan rekening mee houden?”

De regels voor binnen evenementen

Als eerst nog even in het kort de regels voor binnen evenementen, zoals deze gelden tot en met 20 september 2021. (Bron: Rijksoverheid.nl)

• Het evenement vindt binnen plaats.
• Alle bezoekers hebben een vaste zitplaats.
• Een corona toegangsbewijs* is verplicht.
• Bezoekers hoeven geen 1,5 meter afstand te houden.
• Een bezoekersnorm van 2/3e van de reguliere capaciteit.

*Als corona toegangsbewijs geldt:

1. Vaccinatiebewijs
Volledige corona vaccinatie. Met een Europees goedgekeurd vaccin. Vanaf zaterdag 10 juli is in Nederland een vaccinatie geldig vanaf 14 dagen nadat u volledig bent gevaccineerd. Meestal kan CoronaCheck uw vaccinatiebewijs automatisch ophalen uit de systemen van RIVM of GGD.

2. Herstelbewijs
Bewijs dat u minder dan 6 maanden geleden hersteld bent van corona.

3. Testbewijs
Een negatieve testuitslag van minder dan 24 uur voor de activiteit.

Inrichting zakelijk evenement

Je wil een zakelijk evenement organiseren.  Dit evenement kan zijn:

• Een congres
• Jubileumdag
• Algemene Ledenvergadering (ALV)*
• Bedrijfsuitje of teamuitje met een afsluitende lunch of diner
• Kennisdag (eventueel met break-outs, workshops of kennissessies in groepen)
• Netwerk bijeenkomst (NetworkTable sessies etc.)

* Een ALV is geen evenement als zodanig. Het wordt gezien als een vergadering of meeting. “Uitdagender” wordt het, wanneer je een congres (zakelijk evenement) organiseert, met voorafgaand je ALV. Telefonische navraag bij Rijksoverheid leert dat, wanneer je gebruikmaakt van de corona toegangsbewijzen, bezoekers bij elkaar kunnen komen ZONDER 1,5 afstand te houden. Vandaar dat we de ALV wel in het lijstje van zakelijke evenementen hebben geplaatst. De ALV maakt onderdeel uit van het zakelijke evenement.

Gebruikmakend van de corona toegangsbewijzen, kun je tijdens een ALV de 1,5 meter regel laten vallen. De meeste zakelijke evenementen kennen, in basis, allemaal dezelfde basis opzet:

1. Ontvangst
2. Centrale opening, gevolgd door keynotes
3. Pauze met lunch of diner
4. Vervolg (workshops, lezingen etc.)
5. Centrale afsluiting

Op verschillende momenten tijdens je evenement, gelden er andere regels. Of er logica in is te ontdekken, laten we maar even in het midden.

Een zakelijk evenement, zonder lunchbreak

Wil je een zakelijk evenement, zonder een pauze onderbreking met lunch of diner, organiseren? Dan is de invulling van je evenement “nog redelijk eenvoudig”.

• Je kiest wel of niet voor het Testen voor Toegang
• Je kunt gebruikmaken van de normering qua bezoekerscapaciteit. (Zie het overzicht hieronder) 
• Je vult je zaal (of zalen) met het aantal bezoekers, conform de bezoekerscapaciteit per zaal
• Na het evenement gaat iedereen naar huis.

Een praktisch voorbeeld:

Je wil 400 personen op je evenement toelaten. De mensen kunnen wel of geen betaald toegangsbewijs krijgen. Je kiest voor het Testen voor Toegang (Binnen evenementen, met vaste zitplaats en corona toegangsbewijs). Je mag, bij het kiezen van je locatie, nu gebruikmaken van 2/3e van de bezoekerscapaciteit. Het werkt nu als volgt: De reguliere bezoekerscapaciteit is 600 personen. 2/3e hiervan is 400.  Je kunt het aantal bezoekers natuurlijk ook spreiden over meerdere zalen. Voor iedere zaal kun je de 2/3e normering aanhouden. 

Een zakelijk evenement, met lunchbreak

Kies je ervoor om, tijdens je evenement een lunchbreak in te lassen? Dan wordt het een ander verhaal. Niet alleen zijn de regels voor eendaagse evenementen, met vaste zitplaats, van toepassing. Je krijgt nu ook te maken, met de corona regels voor de horeca. Dit is als volgt bedacht (niet door ons)…..

• Je hebt een plenaire bijeenkomst gehad.
• Er volgt een pauze, waarbij het gezelschap een gezamenlijke lunch gaat nuttigen. De mensen gaan bij elkaar aan tafel zitten. Ondanks het gegeven dat ook nu iedereen een vaste zitplaats heeft, dient er onderling toch 1,5 meter afstand te worden gehouden
• Gaat het gezelschap na de lunch weer terug naar de plenaire ruimte, dan komt de 1,5 meter weer te vervallen. 

Het praktische voorbeeld

400 personen komen naar het evenement. Deze personen zitten allen gezamenlijk in 1 zaal. Na het vaste programma, gaan de mensen naar het restauratiegedeelte. Men schept hun bordje vol, tijdens een lopend buffet. Of je laat mensen zitten en de lunch wordt nu ter plekke gereserveerd. Kunnen die 400 personen nu wel of niet in 1 ruimte zitten?

We vroegen het Rijksoverheid

We vroegen exact dezelfde vraag, per email, aan Rijksoverheid. Het antwoord van Rijksoverheid vindt je in de screenshot hieronder. Veelzeggend…..

Wanneer de gasten gaan lunchen dient er 1,5 meter afstand te worden gehouden Bron: Rijksoverheid / Horecaregels). Bovendien zul je, tijdens de aanmelding en registratiefase, een gezondheidscheck moeten uitvoeren. 

Corona regels voor de Horeca

• Een vaste zitplaats is verplicht. Dit mag ook een zitplaats aan de bar zijn.
• Bezoekers houden 1,5 meter afstand van elkaar.
  Voor horeca buiten geldt dat met kuchschermen 1,5 meter afstand houden niet verplicht is.
• De horecagelegenheid is verplicht om bezoekers te vragen zich te registreren en vooraf een gezondheidscheck te doen.
• Zelfbediening is toegestaan.
• In alle eet-en drinkgelegenheden mag 100% van de capaciteit op 1,5 meter afstand gebruikt worden. Dit geldt binnen en buiten.
• Entertainment is niet toegestaan. Optredens en beeldschermen zijn niet toegestaan, en er mag geen harde muziek gedraaid worden.
• Horecagelegenheden hebben beperkte openingstijden. Zij mogen open van 06:00 tot 00:00 uur.
• Afhalen is mogelijk. Dit geldt ook voor de coffeeshops.

Beperking bezoekers aantal

Je zult nu rekening moeten houden, met een bezetting van maximaal 1/3e van de capaciteit van het restauratiegedeelte. Dit is een beperking van je bezoekers aantal! Je kunt het oplossen door een extra zaal te huren. Deze extra zaal kan worden ingericht als extra dinerzaal. Het is in elk geval een oplossing.

Je kunt er ook voor kiezen, om het restauratiegedeelte van de locatie als uitgangspunt van je maximale  bezoekersaantal te kiezen. Dit houdt wel in, dat je een (heel) stuk minder mensen kunt ontvangen. 

Een vrij bizar tafereel speelt zich hier af: Er gaan 8 personen bij elkaar aan tafel zitten, voor een netwerkbijeenkomst. Er geldt geen 1,5 meter criterium. Plaats een etensbord op tafel. Je hebt nu een Horeca gelegenheid te pakken.

Precies dezelfde groep mensen moet – om te kunnen eten – worden verspreid over 2 tafels. Na het eten kunnen de mensen weer bij elkaar aanschuiven. Tijdens een voetbalwedstrijd, waar demissionair minister Hugo de Jonge persoonlijk aanwezig was, werd dit principe echter niet toegepast. Tijdens de rust van een voetbalwedstrijd, veranderd het stadion in een massale horeca gelegenheid. De helft van de bezoekers dienen tijdens de rust het stadion te verlaten om, na de rust en het eetgedeelte, weer terug het stadion in te mogen.

Ons ontgaat alle logica hierin. De telefonisch medewerkers van Rijksoverheid, hebben er ook zo hun bedenkingen bij. We hebben ze gebeld via telefoonnummer 1400 (kies: optie 3)

Samenvattend

Er zijn voor zakelijke evenementen 2 situaties denkbaar. Je kiest voor een evenement met of zonder een lunch-, of dinerpauze.

SITUATIE A (Geen lunchpauze)

Een groep mensen komt bij elkaar en volgt het evenement. Men kan – indien gekozen voor de Testen voor Toegang variant – zonder 1,5 meter afstand elkaar bij elkaar komen. Je dient uit te gaan van de 2/3e van de maximale bezoekers capaciteit. Ter info: Hoe die 2/3e bezoekers capaciteit wordt bepaald is niet helder. Bij Rijksoverheid heeft men in elk geval geen idee.

Wij zijn gemakshalve uitgegaan van een theater opstelling van een zaal. Hierbij kun je de meeste personen kwijt. Hetzelfde geldt ook bij voetbalstadions. Daar zitten de toeschouwers in een theater opstelling. Het stadion hanteert nu: Maximale vulling x 66% = het maximaal aantal personen

SITUATIE B (Wel een luchpauze)

Wanneer je dezelfde groep mensen aan tafel zet en je plaatst een bord met eten voor hun, geldt de horecabepaling. Met andere woorden: Nu moeten de mensen WEL onderling 1,5 meter afstand houden. Dit is ongeacht of je gebruikmaakt van het Testen voor Toegang. Gaan de mensen na de lunch weer naar 1 of meerdere zalen? Dan komt op dat moment de 1,5 meter regel weer te vervallen.

Algemene Leden Vergadering:

• WEL 1,5 meter afstand
• Maximaal 1/3e van de zaalcapaciteit gebruiken
• Wil je meer bezoekers? Gebruik de corona toegangsbewijzen. Hiermee vervalt de 1,5 meter regel en kan 2/3e van de bezoekerscapaciteit worden gebruikt

Plenaire congres bijeenkomsten of Meetings:

• GEEN 1,5 meter afstand, indien er van corona toegangsbewijzen gebruik wordt gemaakt
• Maximaal 2/3e van de zaalcapaciteit gebruiken

Voor workshops en/of netwerk sessies:

• GEEN 1,5 meter afstand, indien er van corona toegangsbewijzen gebruik wordt gemaakt
• Maximaal 2/3e van de zaalcapaciteit gebruiken (per zaal, in theater opstelling)

Lunch of dinerpauzes:

• WEL 1,5 meter afstand houden (Horeca richtlijnen)
• Maximaal 1/3e van de zaalcapaciteit gebruiken

Plenaire afsluiting:

• GEEN 1,5 meter afstand houden, indien er van corona toegangsbewijzen gebruik wordt gemaakt
• Maximaal 2/3e van de zaalcapaciteit gebruiken

Zakelijke dinershow:

• WEL 1,5 meter afstand houden (Horeca richtlijnen)
• Maximaal 1/3e van de zaalcapaciteit gebruiken