Wat zijn de kosten voor een evenementenbureau?
U bent volledig vrij om bij meerdere evenementenbureaus een offerte op te vragen, graag zelfs! Op de offerte staan, als het goed is, de verschillende kostenposten netjes voor u uitgewerkt. En het is tegenwoordig al heel wat wanneer het evenementenbureau een aparte post opneemt in het kostenoverzicht met een vermelding van hun eigen kosten onder het kopje “Organisatiekosten”. Zo kunt u zien wat het evenementenbureau aan organisatiekosten bij u in rekening brengt om het voor u te regelen. Maar kloppen die kosten wel? Helaas is dat niet altijd het geval. Sorry, maar het is nu eenmaal zo. Kosten vermelden zegt nog niets over ‘werkelijke verdiensten’ van het evenementenbureau.

Laat ons heel eerlijk zijn: Wanneer een bureau glashelder is over haar werkelijke verdiensten, dan zult u daar waarschijnlijk alle begrip voor hebben. Zij moeten immers ook hun rekeningen kunnen betalen. Het probleem is alleen dat veel evenementenbureaus niet heel open zijn over hun verdiensten naar u. Een verkeerde start van een zakelijke relatie als u het ons vraagt.

1. Gesprekken met de klant, locaties, toeleveranciers, etc. (online of op locatie)
2. Reistijd (Naar opdrachtgevers, locaties en toeleveranciers)
3. Offertes opvragen van locaties en toeleveranciers etc.
4. Bellen, mailen met locaties en toeleveranciers (zowel voor, tijdens als na het evenement)
5. Uitwerken offerte voorstel
6. Versturen van facturen, opdrachtbevestigingen
7. Programma uitwerking van het evenement
8. Opleveren van registratie modules
9. Het maken van draaiboeken
10. Aanvragen van vergunningen (indien van toepassing)
11. Verwerken van aanmeldingen, wijzigingen etc. van gasten
12. Gesprekken met sprekers, workshopleiders, presentatoren, artiesten etc.
13. Routing en signing op de evenementenlocatie
14. Coördinatie op de dag van het evenement
15. Evaluatie van het met diverse partijen

Zoals u ziet gaat er nogal wat werk zitten in het organiseren van een evenement. De organisatie van een groot evenement neemt al snel 160 uur tijd in beslag. (1 maand fulltime dienstverband). Zou u, als zelfstandig ondernemer, 1 maand werk verrichten voor krap boven het minimumloon met alle sores van het ondernemerschap er als ‘bonus’ bij?     

Hoe verdient het evenementenbureau dan haar geld?
Een van de vele voorbeelden is het werken met een provisie of commissie structuur. Het evenementenbureau krijgt van de locatie, toeleverancier, cateraar etc, een provisie. Wij hebben hier wij geen enkel probleem mee. En u waarschijnlijk ook niet. Waar wij (en u wellicht ook) echter wel probleem mee hebben, is dat het gros van de evenementenbureaus het domweg niet verteld aan u. En u, als klant, bent wel degene die er uiteindelijk voor opdraait.

Wat was de woekerpolisaffaire ook alweer?
U betaalde als klant een maandelijkse premie voor uw levensverzekering. Wanneer u na, zeg 15 jaar, uw verzekering wenste af te kopen bleek dat u na al die jaren minder terug kreeg dan wat u tot op dat moment had ingelegd. Het bleken onder andere de torenhoge kosten van banken en verzekeraars te zijn. Maar ook de verdiende provisies van die o zo aardige verzekeringsagent werden afgeroomd van uw inleg. En dat was u nooit verteld. Om die praktijken te stoppen werd eerst aan de financiele branche verzocht het zelf op te lossen (Zelfregulering). Dat bleek geen succes en de meeste partijen gingen er gewoon mee door. Uiteindelijk is via extensieve media aandacht en vanuit de wetgever een provisieverbod opgelegd. Het toezicht op dat verbod is vastgelegd in de Wft (Wet Financieel Toezicht)

Binnen de evenementenbranche is deze mentaliteit (Provisie en commissie gedreven gedag) helaas ook terug te zien. Niet alleen de evenementenbureaus doen eraan mee. Nee, de hele keten, net als destijds de financiële branche. Evenementenlocaties geven doorgaans 10% – 15% van de huursom als provisie aan het evenementenbureau als dank voor het aanbrengen van de klant.

En zo ontstaat er een soort koehandel met uw evenement aanvraag. Niet bepaald chique.

Hetzelfde speelt er bij cateraars, audiovisuele toeleveranciers, artiesten, etc, etc. Eigenlijk iedere dienst, betrokken bij het tot stand komen van het evenement, levert voor het evenementenbureau een zgn. ‘ bijvangst’ op. Die ‘bijvangst’ van het evenementenbureau kent namen als:

• Commissie
• Provisie
• Tariefopslag
• Kickback fee

Alsjeblieft, hier heb je 15% provisie!
Geregeld krijgen wij een mailbericht binnen van een locatie of leverancier die graag zijn locatie of dienst via ons aan de man wil brengen. Als dank kunnen wij een vergoeding van 15% aan kickback fee van hen tegemoet zien. We hoeven er niet eens om te vragen: We krijgen het als het ware zo in de schoot geworpen. De reacties die wij terugkrijgen, wanneer wij zeggen dat wij hier niet aan meedoen, zijn geweldig!

De provisie berekening van een evenementen bureau
Het gemiddelde percentage aan commissie, provisie of kickback fee voor een evenementenbureau bedraagt 10%. De percentages die worden uitgedeeld aan provisie of commissie kunnen variëren tussen 8% en 40%! Gemakshalve rekenen we met een gemiddelde van 10%.

De provisie wordt berekend over het evenementenbudget -/- de geoffreerde organisatiekosten. Met een evenementenbudget van € 100.000 kan deze commissie of provisie dan ook flink oplopen.

Laten we dit aan de hand van een financieel voorbeeld duidelijk maken.

• Uw evenementenbudget: € 100.000
• Organisatiekosten, zoals vermeld op de offerte: € 2.500
• Netto evenementenbudget: € 97.500
• Commissie: € 9.750 (10% van het netto budget)

De totale verdiensten van het evenementenbureau van zojuist zijn dus geen € 2.500 zoals in de offerte stond € 12.250,-

Evenementenbureau 24-7 Events: volledig transparant over geld
Wij werken totaal anders dan anderen, als het op onze beloning aankomt. Als evenementenbureau verdienen wij geen cent aan provisie, commissie of kickback fee. Wij hebben daardoor ook geen enkel belang om een bepaalde partij naar voren te schuiven. Wij kiezen altijd de beste deal voor u. Het maakt voor ons werkelijk niets uit of u voor partij A, B, of C kiest. Wanneer u blij wordt van een bepaalde partij of dienst dan is DAT voor ons leidend.

Wij leveren financiële meerwaarde
Wanneer een partij ons meedeelt dat wij 15% commissie kunnen krijgen op hun offertebedrag dan vragen wij aan hen dat zijn deze commissie uit hun offerte halen. Het liefst zien wij van de betreffende deze verlaging van de kostprijs als korting ten behoeve van u, onze klant, terug.

De behaalde korting laten wij 100% terugvloeien ten behoeve van het evenementenbudget. Op die manier maken wij voor u, onze klant, meer mogelijk voor hetzelfde geld. Onze positie binnen de evenementenbranche is hiermee volstrekt uniek te noemen.

Wij zijn eerlijk over ons salaris
Wij geven u wel precies aan wat wij als kosten bij u in rekening brengen. U krijgt van ons een exacte opgave van onze verdiensten voordat u met ons in zee gaat. Gewoon, omdat het kan en wij het belangrijk vinden dat u weet waar uw geld heen gaat.