Voorbeeld van een online congres

Voorbeeld van een online congres

Is dit jouw volgende online congres?

Voorbeeld programma van een Online Congres

Voorbeeld programma van een Online Congres

Hoe zou dit congres er online versie uit komen te zien? Hieronder nemen we je mee in een voorbeeld. We geven je een idee, hoe je dit zo goed en leuk (!) mogelijk kunt invullen.

LET OP!
Onderaan de pagina, kun je onze Actie voor Online Events lezen.

Dagprogramma
09:00u – 09:30u Ontvangst
09:30u – 09:45u Plenaire opening
09:45u – 10:30u Plenair programma
10:30u – 11:30u 10 virtuele break-out rooms
11:30u – 12:00u Pauze (eten/drinken en ontspanning)
12:00u – 12:45u 20 virtuele break-out rooms
12:45u – 13:00u Einde

Aanmelding en registratie

Voorbeeld van een online congres website pagina, ontworpen door Evenementenbureau 247 Events

We zorgen dat je gasten zich kunnen aanmelden en registreren via een AVG-proof online registratieformulier. Het online aanmelding- en registratie formulier maken we natuurlijk helemaal in jouw look & feel op. De verwerking van de persoonsgegevens is beveiligd. Je hoeft je geen zorgen te maken over mogelijke datalekken. Alle aanmeldingen worden strak gemonitord. Jij hoeft er verder niets voor te doen. 

Alle deelnemers worden keurig ingedeeld in de juiste break-out, workshops of sessies. Ze worden gekoppeld aan de juiste personen of groepen. Na aanmelding en registratie voor het congres, krijgt iedere deelnemer een bevestiging via email. Uiteraard is dit mailbericht gepersonaliseerd.

Tweede voorbeeld van een online congres website pagina, ontworpen door Evenementenbureau 24-7 Events

Heads-up!

Vlak voor het online congres, ontvangen je gasten een reminder van het online congres. We verzorgen dit voor je, jij hoeft nergens over in te zitten. Lekker gevoel nietwaar?

Op de dag van het event, krijgen alle gasten een link naar het online congres. Dit is een persoonlijke link. Op de achtergrond, hebben we het technisch helemaal voor je ingeregeld.

Livestream studio

Hier zie je een voorbeeld van een Livestream studio, die voor een online congres ingezet kan worden

Wij zorgen dat er een livestream studio voor je ingericht zal worden. De livestream studio geheel ingericht in jouw huisstijl. Natuurlijk kun je ook het zgn. “Turn key” concept nemen. De studio is volledig sfeervol ingericht.

Technisch volledig en professioneel ingericht

De studio wordt gehuurd voor een hele dag, inclusief professioneel theaterlicht en audio. De studio is flexibel in te richten. Styling en meubilair in huis zijn allemaal inbegrepen. Hierbij is rekening gehouden met de voorbereiding (5 uur), doorloop, productie & afbouw.

Hier zie je nog een voorbeeld van een Livestream studio, die voor een online congres en plenaire sessies ingezet kan worden

Een 60’’ LCD scherm voor branding van je organisatie is geregeld. Er zijn 4 camera’s en 6 technici (schakeltechnicus, geluidstechnicus, lichttechnicus, content manager en 2x camera operator) ter plaatse.

Er is een regieset, 4 headsets en 3 laptops voor presentaties, instartjes en inbellen van externe gasten. Een afkijkscherm voor de gasten is aanwezig. Uiteraard is er een mogelijkheid voor een chat van de online gasten. 

Verder zal er een event manager ter plaatse aanwezig zijn. Vanuit de livestream studio zal alles vlekkeloos verlopen.

Virtueel congrescentrum

Voorbeeld van een virtuele congres pagina.

Wanneer de gasten hun persoonlijk link aanklikken, komen ze op de congres plaza terecht. Dit is het centrale online congres plein. De countdown klok loopt en laat zien wanneer het programma begint.

Vanuit de online congres plaza kunnen je gasten eenvoudig navigeren naar de verschillende onderdelen. 

  • Ze kunnen het programma bekijken, breakout rooms bekijken, video’s kijken en meer.
  • Ze kunnen gezellig met elkaar chatten voordat het programma begint.

Bedrijfsvideo als introductie van je online congres

Bij entree in de virtuele congres locatie, wordt iedereen verwelkomt met een strakke video. Dit kan een vooraf ingeladen bedrijfsvideo zijn. Heb je (nog) geen bedrijfsvideo? Dan kun je die via ons professioneel laten opmaken. We hebben genoeg contacten met professionele partijen. 

Zij kunnen voor jou een bedrijfsfilm en aftermovie maken. Ook super handig om, voorafgaand aan je online evenement, via social media te delen en/of te integreren binnen je marketingstrategie.

Technische helpdesk

De technische helpdesk is tijdens het eerste uur van je online congres stand-by. We checken de internetverbinding van je gasten. We helpen gasten bij technische zaken. We snappen dat niet iedereen technisch up-to-date is. Dat geeft niet, dus helpen we iedereen graag. “Fijn dat je me even helpt met mijn internetbrowser.

Who is who?

Hey jij ook hier, wat leuk! Zullen we even chatten?” Mensen klikken op elkaars naam en gaan, voordat de plenaire opening van je online congres start, nog even in de videochat met elkaar.

Ha, dat is pas leuk!

Plenair vanuit de livestream studio

Overzicht pagina van een online plenaire sessie bij een voorbeeld van een online congres

Je deelnemers kunnen makkelijk vanuit de plaza naar het plenaire gedeelte navigeren. Daar zien ze gelijk wie er al is aangemeld. Ook kunnen je gasten hier met 1 muisklik zichzelf aanmelden voor het plenaire gedeelte.

Het plenaire gedeelte verloopt vanuit de livestream studio. De livestream studio is gekoppeld aan je virtuele congres omgeving. Relax; het technische gedeelte regelen we voor je.

Presentatie – Talkshow of rondetafel gesprek?

De plenaire sessie wordt aangekondigd met een notificatie. Iedere deelnemer krijgt een melding in beeld dat we gaan beginnen. Iedereen kan nu met 1 muisklik de livestream bekijken. Hoe we jouw plenaire gedeelte gaan invullen, bepalen we samen vooraf. We kunnen kiezen uit een online presentie (lectuur) of een talkshow. Had je liever een rondetafelgesprek gewenst? No problem!

Publiek tijdens het online congres [Hybride Event]

Mochten de regels dermate zijn versoepeld, dan biedt de livestream studio plaats aan 30 gasten. Op gepaste afstand kunnen je studio gasten aanwezig zijn. Alle voorzorgsmaatregelen, zijn tot in de puntjes geregeld.

Let’s Get Started! 

De gasten worden nogmaals welkom geheten. Verschillende keynote sprekers uit binnen-, en buitenland verzorgen de start van je online congres. Een vlammende video, met een gelikte introductie. We schakelen naar de host van de dag. “Van harte welkom allemaal!”

Wat een top idee om een professionele host in te schakelen. De gasten in de livestream studio gaan de diepte in. De vragen zijn on-point en het gesprek verloopt dynamisch. We zitten er allemaal gelijk goed in.

Interactie tijdens het plenaire deel

Je deelnemers worden niet veroordeeld tot het alleen maar luisteren. Nee, we trappen niet in de val van het constant ‘zenden’. Mensen kunnen actief vragen stellen aan de keynote spreker via de Q&A module of Raise-your-Hand module.

Moderator tijdens je online congres

Als moderator van jouw online congres, zien we de vragen binnenkomen. We spelen ze door aan de presentator/gastspreker. Of wil je liever dat mensen commentaar kunnen geven tijdens de plenaire sessie? Dan zorgen we ervoor dat er een chatbalk bij iedereen in beeld is. Comments en likes stromen binnen.

“Oh wacht, daar zit iemand die toch graag even iets wil zeggen!” Met de ‘Raise-your-hand’ feature halen we de persoon naar voren, om zijn vraag te kunnen stellen. In de chatbalk reageren mensen onderling op de spontaan ontstane discussie. Heerlijk om die betrokkenheid te zien, nu al!

Poll [Geef jouw mening!]

Laten we afronden met een stelling waarop iedereen kan reageren met een poll. Op de LED schermen van de plenaire sessie worden de resultaten van de poll gelijk in beeld gebracht.

Leer je publiek kennen

Dat is een verrassende uitslag! We hadden niet verwacht dat zo’n groot percentage van de mensen er zo over dacht. Goed dat we het weten.” Interactie en waarde tijdens je online congres ten top! 

De plenaire sessie zit erop. Je gasten zijn vermaakt met strak geredigeerde content. We hebben de sprekers aan het woord gehad, er zijn slideshows getoond. Er is strakke video content aan de gasten van je online congres getoond.

Je gasten zijn al flink geïnformeerd en hebben veel indrukken gekregen. Ze hebben kunnen chatten en je boodschap is sterk overgekomen. Een eerste verpletterende indruk heeft je congres gemaakt. En dat binnen nog geen anderhalf uur, love it!

Virtuele breakout rooms

Voorbeeld online Breakout sessies met video conferentie

Vanuit de congres plaza kunnen je gasten het programma op hun gemak doorlezen. En kijk, daar staan de verschillende breakout rooms in beeld. “Even snel lezen wat de inhoud ervan is. Wie is de spreker. Zou ik nog kunnen deelnemen?

Gelukkig hebben we deze functionaliteit voor jouw congres ingeregeld. Het is met 1 muisklik geregeld. Niets zo veranderlijk als een mens.

Pauze tijdens het Online Congres

Na de plenaire sessie wordt iedereen automatisch teruggeleid naar de congres plaza. Een korte break waar je gasten kunnen relaxen. Kop koffie en een boterham uit de keuken halen? Mails checken of even snel de hond buiten zetten? 

Sponsors

Tijdens de pauze kunnen je gasten een kijkje bij je sponsors nemen. Voor al je sponsors zijn schitterende bedrijfspagina’s gemaakt. Logo’s, video content, downloads, slideshows, weblinks, uitgelichte producten en een webpagina gevuld met sterke content. De sponsor staat er geweldig op. Dankzij jouw congres komt de sponsor in contact met mogelijk honderden nieuwe relaties. Die sponsorbijdrage is het meer dan waard geweest.

Fun moment tijdens de pauze

Voorbeeld van een online congres - In de lunchpauze ontspannen met een online goochelshow of online pubquiz

Steven Kazàn

We hebben tijdens de pauze een online optreden van Steven Kazàn geregeld. Steven zal een show verzorgen vol humor, interactie. Met zowel de kijkers thuis als eventueel aanwezigen in de studio. En natuurlijk met heel veel magie. Steven heeft tijdens het begin van de corona crisis landelijke faam gekregen, door zijn online optredens “Corona TV”. Bekijk hier nog een andere video van Steven Kazàn.

Chat Carroussel

Of willen je gasten liever even videochatten met iemand? Geen probleem, dan neem je toch deel aan de chat carrousel? Wie zal er aan de andere kant tevoorschijn komen? Lekker speeddaten, verrassende gesprekken voeren en nieuwe contacten ontstaan tijdens je break. Yes, dit is een tof congres geworden. En we zijn pas halverwege!

Moderator

Voorbeeld van een Online Breakout Room detailpagina

De workshops hebben we zo ingeregeld dat er voor iedere workshop een moderator is. Dat is iemand die bijvoorbeeld vragen van deelnemers ziet en doorgeeft aan de spreker/presentator. Zo kan de host van de breakout zich op zijn of haar boodschap blijven focussen.

Tijdens de voorbereiding van je online congres hebben we enkele van je eigen werknemers als moderator aangewezen. We hebben ze op weg geholpen om als moderator te werken. Handig, want daarmee hoef je geen extra personeel in te huren.

De interactie tijdens je online event

Bij de virtuele breakout rooms kunnen we allerlei interactieve elementen toevoegen.

  • Polls
  • Screenshare
  • Whiteboard functies
  • Q&A
  • Video embedding
  • Hand opsteken (Raise hand feature)
  • Document share
  • Chat
  • Video conferencing
  • Een combinatie van de onderdelen zoals hierboven vermeld

Middag programma – Verdiepende sessies met diverse thema’s

Verdieping in verschillende thema's met virtuele Breakout Rooms

We hebben dit keer gekozen voor een NetworkTable. Het sloot het best aan, bij de doelen van jouw congres. Mensen met hetzelfde interessegebied zijn bij elkaar gezet. Ze gaan met elkaar echt de verdieping te zoeken. Er zijn meerdere thema’s aangemaakt, die precies de essentie van je congres pakken.

Waardevolle informatie

Gespecialiseerde onderwerpen worden besproken. De sprekers leveren hun keynote speeches. De mensen gaan met elkaar in debat. Informatie wordt gedeeld en waardevolle informatie wordt verzameld. Deze waardevolle informatie wordt aan de deelnemers digitaal beschikbaar gesteld.

Einde van het congres

Veel verdieping aangeboden. Je gasten zijn digitaal meegenomen in je visie en mission statement. Laten we de mensen nog even online netwerken met elkaar? En, hoe heb jij het gevonden? Aan welke workshops heb jij meegedaan? Dit was echt heel erg leuk, dat moeten we vaker doen! Die goochelshow was hilarisch!”

Contact opnemen

Wil je graag een online congres of symposium organiseren. Wil je daar graag hulp bij? Neem direct contact op en vertel ons al je wensen! Samen met jou, maken wij jouw volgende online evenement onvergetelijk.

Contactformulier

Evenementenbureau 24-7 Events

Mercury 247 3769 KD Soesterberg
Telefoon: 085 002 8111
Website: https://247events.nl/
Contact: https://247events.nl/contact/

Openingstijden

maandag
dinsdag
woensdag
donderdag
vrijdag
zaterdag
zondag
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
09:00-21:00
Gesloten
error: Copy beveiliging * De inhoud van deze website is beveiligd | Copy Security * Content is protected !!
Chat openen