“Wat kost een congres?”

Deze vraag wordt vaak gesteld op internet. Maar een direct antwoord zijn wij nog niet tegengekomen. Wel komen we veel verhalen tegen dat die vraag niet is te beantwoorden. Daarna volgen er allerlei redenen waarom er geen antwoord op is te geven. Maar dat is geen antwoord op je vraag. Wij geven wel concreet een antwoord op jouw vraag.

Wat kost een congres per persoon?

Je kunt een congres op een locatie organiseren voor 100 personen. Kies je voor een 8-uurs arrangement, inclusief lunch, dan moet je denken aan een bedrag vanaf Eur 4.500. De basistechniek (vaak met minimale ondersteuning) is dan inbegrepen. Een congres kost je dan tussen de Eur 45,- en Eur 75,- per persoon (8-uurs arrangement, inclusief lunch). De kosten voor een congres zoals hierboven vermeld zijn richtprijzen. De prijs is onder andere  afhankelijk van:

• de locatie die je kiest voor je congres 
• de regio van de congreslocatie

De kosten van een congreslocatie verschillen flink per regio. Hieronder een verkort overzicht van wat een congres kost in verschillende regio’s en per deelnemersaantal.

“Wat kost een congres voor 750 of 1000 personen in de Randstad?”

Wanneer je een congres wilt organiseren in de Randstad voor 750 personen dan moet je rekenen op een stelpost tussen de 40.000 euro en 50.000 euro. De kosten voor een congres ligt hiermee tussen de 53 euro en 67 euro per persoon. Voor een congres van 1000 personen moet je rekenen op een bedrag tussen de 53.000 euro en 60.000 euro. De prijs per persoon komt hiermee tussen de 53 euro en 60 euro.

Hoe meer wensen zoals:

• aanvullende techniek
• dagvoorzitter
• sprekers
• aanvullende of externe catering
• decoratie
• entertainment
• etcetera

des te hoger de prijs (per persoon) wordt. Niet altijd betekent dat bij het dubbele aantal gasten of meer je een optelsom moet maken. Locaties hanteren ook wel staffelkortingen of er kan een prijsafspraak gemaakt worden. Zoals je kunt zien, worden de prijzen per persoon door de regel heen lager als het deelnemersaantal hoger wordt.

Organisatiekosten voor een congres

Ook deze vraag wordt geregeld gesteld op internet. Bij een congres komen ontzettend veel zaken om de hoek kijken. Een deel van de werkzaamheden kun je prima in eigen beheer uitvoeren. 

Andere zaken, die komen kijken bij het organiseren van een congres, hebben eerder een congres specialist nodig;  

• Bezoekersregistratie (vraag naar onze congres registratie tool!)
• Congres website (om je bezoekers alvast te informeren, programma’s, sprekers etc.)
• Draaiboek en stappenplan (ook wel ‘de Bijbel’ binnen congres organisatie genoemd)
• Hospitality medewerkers (ontvangst etc)
• Regelen sprekers, catering, techniek, etc.
• Coördinatie en realisatie activiteitenplanning
• Ticket voor het congres maken (I.v.m. Covid-19 is dit zelfs verplicht!)
• Veiligheid en hygiëne (Waar het vaak misgaat, door onervarenheid)
• Crowd management (Een veilige in-, en uitstroom van bezoekers, de seating etc.)
• En ga zo maar door

Deze taken vallen onder het zogenaamde eventplanning en event management. Het is belangrijk dat iemand, met de juiste know-how, zich bezighoudt met de eventplanning en het event management. Een congres organiseren kost namelijk veel tijd, meer dan gedacht. Is er voldoende tijd en expertise beschikbaar?

Het doel van event planning en event management, is dat een evenement vlot verloopt en voldoet aan de verwachtingen. Verstandig dus om een event planner/event manager in te schakelen. Geef je de organisatie (deels) uit handen, dan zullen de kosten voor eventplanning en event management bij de totale congreskosten moeten worden gebudgetteerd.

De kosten van eventplanning en event management

Wij zijn heel transparant over onze kosten voor eventplanning en event management. Wij werken tegen een vast uurloon. Voor organisaties binnen de non-profit sector hanteren wij een gereduceerd tarief.

Wij werken zonder provisie, commissie of kickback fee. Dat klinkt wellicht vreemd, maar het is binnen de evenementenbranche heel gebruikelijk om, naast organisatiekosten, ook commissie, provisie of kickback fees te ontvangen. In dit artikel leest u er meer over.

U krijgt van ons altijd de kostprijs van locaties en overige diensten aangeboden. En juist omdat wij zo werken kunnen wij u flink geld besparen. Deze besparing komt geheel ten goede van uw congres budget.

Hoeveel tijd kost het organiseren van een congres?

Om een richtlijn te geven: Gemiddeld gaat er 100-160 uur werk in de organisatie van een congres zitten. Het organiseren van een congres kost om en nabij 1 maand op fulltime dienstverband aan uren. Werk je bij een bedrijf en wordt jou gevraagd, om dit jaar een congres voor je werkgever te organiseren? Dan krijg je er een fulltime dienstverband bij!

En niet zelden hebben mensen weinig zin om 2x zoveel uren te maken, zonder er extra voor betaald te worden. Laat nog onverlet, dat er bij de betreffende persoon niet veel ervaring, op het gebied van congresorganisatie aanwezig is.

• “Hoe ga je om met 500 gasten die zich zullen aanmelden voor het congres?” Een extern registratieprogramma huren, waarin je je eerst moet verdiepen? Heb je er echt de tijd voor of zin in?
• Daarna alle vragen, wijzigingen etcetera van de congres bezoekers verwerken
• En als laatste de congrestickets voor alle gasten maken gereedmaken
• (En dan waren er nog de regels rondom Covid-19, welke je in acht moet nemen…)

Je ziet dat het daarom vaak verstandig is om een professionele congres organisator in te schakelen. Onze systemen zijn helemaal ingericht om deze (vele) handelingen van je over te nemen. Op die manier houdt jij meer tijd over voor zaken die er voor jou toe doen: De inhoud van het congres vormgeven!

Wat wil je bereiken met het congres?

Een congres start met een idee. Dan is ‘wat gaan we doen’ natuurlijk een hele goede startvraag. Nog veel belangrijker is jezelf af te vragen, wat je met je congres wil bereiken: Het congres is een middel om tot de gewenste doelstelling te komen. De rode lijn binnen de congresorganisatie en ieder onderdeel ervan moet zijn:

“Wat is het doel van het congres?”

Verder is het belangrijk om stil te staan over: 

• de vorm van het congres (plenaire sessies, parallelsessies, networktables)
• wanneer ga ik mijn congres organiseren (houdt rekening met vakanties binnen de verschillende regio’s)
• Voor wie is mijn congres bedoeld?
• Met wie (branchegenoten) ga ik het congres organiseren?
• Moet het wel een congres zijn en niet een andere vorm? (presentatie, seminar, bijeenkomst of symposium)

Stappenplan van het congres

De volgende stap is het uitwerken van het idee in een projectplan of stappenplan. 

Dit kost tijd, maar wel heel raadzaam om te doen. Een goed projectplan beschrijft in ieder geval:

• het doel van het congres
• de rand voorwaarden
• en planning van het congres (tijd, budget, organisatie, informatie en activiteiten).

Heb je de doelstelling van het congres op poten staan? Dan is het moment om de daadwerkelijke uitvoering te gaan plannen. Een goede congresbegroting is daarbij van groot belang. Wat zijn bijvoorbeeld de vaste kosten, variabele kosten, posten onvoorzien?

Dit is ook het moment waarop je besluit ons voor de eventplanning en event management in te huren. Uiteraard kun je ons ook inschakelen bij het opstellen van het projectplan. Wij zijn de verbindende schakel tussen jouw plan en de daadwerkelijke uitvoering daarvan. 

Heb je vragen of wil je een offerte aanvragen? Ontvang binnen 48 uur een offerte op maat voor jouw volgende congres.