Het ultieme stappenplan voor het organiseren van een evenement

Doelstelling van het evenement
Een evenement start met een idee, of dit nu voor een congres of bedrijfsfeest is. Dan is ‘wat gaan we doen’ een hele goede startvraag. Wat is het doel, vorm, hoe, wanneer en met wie. U verzamelt alle benodigde informatie om tot invulling te komen.

Het projectplan
De volgende stap is het uitwerken van het idee in een projectplan of plan van aanpak. Dit kost tijd, maar wel heel raadzaam om te doen.

Een goed projectplan omschrijft in ieder geval goed het doel van uw evenement, de randvoorwaarden, en planning (tijd, budget, organisatie, informatie en activiteiten). In dit projectplan staan afspraken die voor het hele project gaan gelden. Activiteiten worden toegewezen aan leden in het projectteam en er wordt een tijdsplanning aan verbonden.

De eventplanning
Wanneer u dit op poten hebt staan dan is ook het moment om de daadwerkelijke uitvoering te gaan plannen. Dit is ook het moment waarop u kunt besluiten een externe eventplanner en event manager in te huren. Uiteraard kunt u ons ook inschakelen bij het opstellen van het projectplan.

Fase 1 | 4-6 maanden voor het evenement

Hoe eerder u kunt starten met de eventplanning, hoe beter.

• Stel het doel en/of thema, type en budget van uw evenement vast.
• Herhaalt u een eerder evenement dan is dit hét moment om de leermomenten van de vorige keer te bestuderen, wat werkte en wat niet.
• Hoeveel gasten wilt u uitnodigen. Hoeveel gasten verwacht u.
• Stel de datum vast. Zorg ervoor dat deze niet samenvalt met vakanties, feestdagen of andere belangrijke evenementen.
• Stel een projectteam samen of huur een externe eventplanner / eventmanager in.

Locatie vastleggen.

Let er op dat de locatie past bij het doel van uw evenement. De volgende aandachtspunten zijn daarbij belangrijk:

1. toegankelijkheid (gasten, leveranciers, entertainment, etc.)
2. audiovisueel
3. internet / wifi toegang
4. verlichting
5. inrichting
6. parkeren
7. on site registratie / ticketing
8. hospitality
9. bewegwijzering
10. inhouse catering, afkoop catering/drank
11. vergunningen
12. verzekeringen
13. beveiliging / veiligheid (onze tip: voer een HSSE check uit en let op het aspect ‘crowd management en crowd control’),
14. personele inzet

Overige aandachtspunten

• Maak een back-up plan bij buitenactiviteiten
• Stel de gastenlijst samen.
• Gaat u werken met sponsors en/of partners? Maak een lijst
  
• Vraag offertes op van leveranciers (decoratie, vervoer, entertainment, catering, etc.). Als u een globaal budget had vastgesteld dan kunt u gebaseerd op de offertes een duidelijker beeld krijgen.
• Zijn er vergunningen nodig? Voor het organiseren van een evenement is in gevallen een evenementenvergunning nodig. Een evenement op een publiek toegankelijke plaats, op of aan het water. Denk aan auteursrecht, milieuvergunning, plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes. Sluitingsuur, sterke dranken, voeding en vuurwerk.
• Sluit een evenementenverzekeringen af. Een evenementen verzekering afsluiten is zeker een aanrader. Het organiseren van evenementen brengt risico’s met zich mee. Een artiest is ziek, risicovolle activiteiten, noodweer of schade. Een verzekering dekt deze risico’s af.

Marketing van uw evenement

• programma opmaken
• evenementen website maken 
• online registratietool maken en testen (betaald, onbetaalde module)
• Facebook, instagram en andere social media benutten ter aankondiging, stuur regelmatige updates
• uitnodiging opmaken en verzenden

Realisatie en invulling

• Is er een (dag)voorzitter nodig, sprekers? Leg deze vast. Maak goede afspraken. Wie heeft welke rol? Past dit binnen het budget?
• Zijn er sponsors of partners nodig? Leg op tijd contact. Wat vraag je van sponsors of partners? Wat kun jij bieden? Meerwaarde.
• Stel vast of je evenementen registratie software nodig hebt om het proces goed te laten verlopen. Er is een grote verscheidenheid aan software beschikbaar.
• Is er andere evenementen software nodig? Denk aan interactieve tools.
• Is het een betaald evenement? Zorg dat ‘online’ registratie formulieren beschikbaar zijn en de eventueel nodige betaalmodules. Denk bij betaalde evenementen aan ‘early-bird’ tickets om je gasten tegen een vroegboekkorting een toegangsbewijs aan te kopen.

Fase 2 | 3-4 maanden voor het evenement

Nu dat u de basis voor het evenement heeft staan is het tijd om met de uitvoering ervan te beginnen. Dit is het moment dat u gaat communiceren met alle belanghebbenden en betrokkenen buiten uw organisatie en regelmatig gaat overleggen. Punten van aandacht zijn daarbij:

• Zorg dat u met een draaiboek start
• Is de begroting passend?
• Zijn alle contracten en offertes getekend, stuur formele bevestigingen
• Als er sponsors zijn dan zorg dat het sponsorpakket klaar is (niveau, bedrag per sponsor pakket)
• Stel alle details rondom de catering vast (menu, dieetwensen), audio en techniek, registratie set-up voor ontvangst gasten, parkeren, bewegwijzering, decoratie, veiligheidsvoorschriften, inrichting, zaalopstelling(en) en voorzieningen, etc.
• Maak een concept evenement script (spreker introductie, welkom, dankwoord)
• Ontwikkel publiciteits- artikelen (krant, radio, etc.)
• Maak een medialijst en eventuele persberichten

Fase 3 | 1-2 maanden voor het evenement

Op dit moment zult u meer en meer tijd besteden aan het evenement en echt met details bezig zijn.

• Zorg dat het draaiboek staat met een tijdlijn van zaken die nog geregeld moeten worden, details, etc.
• Stuur reminders uit met betrekking tot het registreren en deelnemen van de gasten.
• Neem opnieuw contact op met sprekers, (dag)voorzitters om eventuele reis en verblijfsgegevens te bevestigen. Vraag om een kopie van speeches en/of presentaties.
• Zorg dat alle leveranciers van diensten op de hoogte zijn van hoe, wat, waar en bespreek het programma en eventuele vragen.
• Eventuele promotie materialen van sponsors moeten nu aangeleverd worden.
• Verstuur persberichten over belangrijke sprekers, VIP’s die deelnemen, etc.
• Geef aandacht op uw website aan het evenement.
• Geef meer details vrij op social media.

Fase 4 | 1 week voor het evenement

Op dit moment zouden alle details bevestigd moeten zijn en blijven de puntjes op de i over:

• Heb een laatste overleg met het projectteam en neem het draaiboek door. Zorg ervoor dat u back-up plannen klaar heeft voor elk mogelijk scenario
• Maak het draaiboek definitief
• Breng iedereen (hosts, vrijwilligers, etc.) op de hoogte van hun specifieke taken en tijdspanne
• Indeling en bezetting zalen – zorg voor een goede toegankelijkheid en zorg voor voldoende wandelpaden
• Geef de cateraar het uiteindelijke aantal gasten door
• Check voor een laatste keer de aanmeldingen en registratie lijst, sluit de ‘online’ registratie

Fase 5 | Tijdens het evenement

De dag zelf is aangebroken. Op deze dag bent u bezig met event management.

• locatie check (bewegwijzering, veiligheid, inrichting, voorzieningen, catering, etc.)
• vervoer gasten (heen en terug)
• soundcheck
• laatste bespreking van het draaiboek houden; weet iedereen nu exact wat hij/zij moet doen?
• ontvangst sprekers en (dag)voorzitter
• ontvangst partners, sponsors, entertainment, etc.
• registratie en ontvangst gasten
• draaien programma
• begeleiden gasten
• toezicht houden
• leiding geven aan het team en eventuele vrijwilligers
• afronding van het evenement

Fase 6 | Na het evenement

• Afwikkeling administratie en betalingen
• Evalueer het evenement. wat ging goed, wat is voor verbetering vatbaar.
• Vergeet de bedankjes niet aan sprekers, vrijwilligers, sponsors, etc.
• Evalueer met deelnemers, bedank ze voor hun aanwezigheid.