Evenementenbureau 24-7 Events hecht er veel belang aan dat u goed wordt geïnformeerd. Over de leuke onderdelen van uw evenement, zoals de aankleding, het thema van uw evenement, het programma etc, etc.

Maar wij gaan ook de wat zwaardere onderwerpen niet uit de weg, de financiën. Het organiseren van – wat voor soort evenement dan ook – gaat hand in hand met de kosten.

Het evenementenbudget
U heeft een besluit gemaakt dat u een evenement wilt laten organiseren. U heet daar voor uzelf een bepaald budget voor opzij gezet. U wilt dan ook de beste deal hebben voor uw evenementenbudget. 

U gaat zich op internet oriënteren, op zoek naar een evenementenbureau die u kan helpen bij het organiseren van uw evenement. En natuurlijk komt daarbij de onvermijdelijke vraag naar boven: “Wat zijn de kosten van ons evenement?“

Overzicht van evenement kosten

De huur van de evenementenlocatie
De prijzen voor het huren van een evenementenlocatie verschillen behoorlijk. Onder andere de ligging of regio van de evenementenlocatie, bepaald in grote mate de prijs. De tarieven van evenementenlocaties in de randstad zijn doorgaans een stuk hoger dan daarbuiten. Daarnaast worden de kosten voor de evenementenlocatie bepaald, door de hoeveel ruimte u nodig heeft voor uw evenement.

Gaat u een besloten training of cursus geven? Dan heeft u al vaak genoeg aan 1 ruimte waar u met uw cursisten of gasten uw training of bijeenkomst kunt houden.

Bent u bijvoorbeeld van plan om een congres te organiseren waarbij:

• er enkele honderden gasten worden verwacht
• plenaire sessies worden gehouden (Algemene ledenvergadering)
• verschillende workshop ruimten nodig zijn (verdiepingssessies)
• verschillende dagdelen of workshop ronden worden gebruikt
• gelijktijdig plenaire ruimten of network table sessies nodig zijn

Dan zult u eerder de gehele evenementenlocatie – of in elk geval meerdere ruimten – voor die dag(en) moeten afhuren.

Energiekosten

Elektra en stookkosten
Bij enkele evenementenlocaties krijgt u, naast de kale huurprijs, ook te maken met de kosten van verwarming en elektra. Dit is vaak terug te zien bij de zgn. “industriële locaties”. Oude fabrieken of opslagruimten met kale wanden en stalen balken in zicht. Lekker rauw en ontzettend trendy. Dergelijke evenementenlocaties kunnen worden gehuurd voor een evenement.

De gebouwen zijn letterlijk ‘kaal’ in de verhuur. Om ervoor te zorgen dat uw gasten tijdens het evenement niet zitten te rillen van de kou moet het gebouw op de dag van het evenement, en soms al 1 dag eerder, worden opgewarmd. De recente ontwikkelingen op de energiemarkt, hebben ertoe geleid dat veel locaties hogere kosten hebben voor de verlichting en verwarming van hun pand(-en). Deze hogere kosten worden doorberekend aan u als klant. Informeer daarom vooraf goed of er extra kosten in rekening worden gebracht, bij een vroegere opbouw.  

Techniek (licht & geluid)
Beschikt de evenementenlocatie in basis over de nodige technische faciliteiten of niet? Ook dit verschilt flink per evenementenlocatie. Bij de grotere hotelketens en conferentiecentra kunt u vaak alle basis technische faciliteiten krijgen. Bij andere evenementenlocaties is de huurprijs ‘kaal’. U zult dan de techniek moeten laten verzorgen door een zgn. preferred AV-partner van de evenementenlocatie.

En ook hier geldt dan weer: Des te meer wensen u op uw lijstje heeft staan des te hoger het prijskaartje welke eraan zal vasthangen.

• Moet er een presentatie op een videoscherm worden getoond tijdens de speech of lezing?
• Is er een presentatie katheder aanwezig of niet?
• Is er al een podium in de evenementenlocatie of moet deze speciaal worden opgebouwd?
• Wilt u een groots bedrijfsfeest met een DJ/VJ show, lichteffecten en de hele enchilada?

Personeelskosten

Personeel in en rondom de evenementenlocatie
De personeelskosten van de evenementenlocatie horen tot de verplichte en deels optionele extra kosten van uw evenement.

De locatiemanager
Op de dag van uw evenement is de locatiemanager het centrale aanspreekpunt. De locatiemanager moet voor de dag van uw evenement paraat staan. Hou er dan ook rekening mee dat de personele kosten van de locatiemanager een absolute must is. De uren voor de locatiemanager vallen deels buiten de uren van uw evenement. De locatiemanager is aanwezig voordat uw evenement start. Hij of zij houdt – samen met het evenementenbureau – toezicht op de opbouw van de evenementen ruimte(n). De locatiemanager blijft ook op de locatie om – samen met het evenementenbureau – toezicht te houden op een ordelijke afbouw van de evenementen ruimte(n).

Voor u als klant is het goed om te zien of het door u ingeschakelde evenementenbureau niet voor het einde van uw evenement al is vertrokken. 24-7 Events is altijd als eerste aanwezig op de locatie. We gaan pas weg wanneer de laatste gast is vertrokken.

Bediening
Wilt u bediening hebben rondlopen die van achter de al aanwezige bar uw gasten moeten bedienen dan moeten deze mensen wel worden betaald voor hun diensten. Des te meer barpersoneel is gewenst, des te hoger de kosten van uw evenement. Toch is het zinvol om niet te willen besparen op de inzet van het barpersoneel. Die paar honderd euro extra zorgt er nu net voor dat uw gasten snel worden bediend. Dat is het geld dubbel en dwars waard!

Toiletdame(s)
Niemand houdt ervan om op een vies toilet te gaan zitten. Schone sanitaire voorzieningen zijn een must! De toiletdame(s) zorgen ervoor dat het uw gasten ook op sanitair gebied aan niets ontbreekt. Vieze toiletten zijn dodelijk voor de beleving van uw gasten. Kunt u zich herinneren dat u tijdens een evenement de deur van het toilet opende en dacht: “Bah, ik wacht wel tot ik thuis ben”?

Beveiliging
Wanneer er een evenement met een flinke groep mensen is dan is er vaak ook behoefte voor beveiliging. Het valt niet te ontkennen dat ook tijdens een evenement mensen rondlopen die meer aandacht voor de spullen van een ander hebben dan de inhoud van uw evenement. Oplopende emoties tijdens een verhit debat, internationale V.I.P. gasten of politieke leden. Daar is beveiliging voor nodig.

Parkeerwacht en verkeersleiders
Wanneer u veel gasten verwacht en een (groot) deel komt met eigen vervoer, dan is het nodig dat de stroom verkeer in goede banen wordt geleid. Naast een heldere bewegwijzering moeten de automobilisten ook worden gewezen op de parkeerplaats voor hun voertuig. Al deze personen moeten worden betaald.
Hetzij komen deze mensen vanuit de evenementenlocatie, hetzij zal er een extern bedrijf, gespecialiseerd in het leveren van parkeerwachters en verkeersleiders moeten worden ingeschakeld. 

De kosten van catering van een evenement

De catering kosten voor het evenement
Wat bent u van plan met het eten en drinken van uw gasten? Heeft u een kleine besloten bijeenkomst voor een 2-tal uur, dan zult u niet al te veel extra kosten hoeven te maken voor de catering. Wilt u een netwerkbijeenkomst organiseren waarbij uw gasten, na 1 of meer presentaties, nog gezellig met elkaar kunnen netwerken in de tuin van de locatie onder het genot van een drankje en (warm) hapje? Dan zullen de kosten voor uw evenement hierdoor stijgen.

Evenement voor 1 of meerdere dagen
Duurt uw evenement een hele dag of misschien meerdere dagen? Het laatste wat u wilt is dat uw gasten met honger rondlopen. Liefde en beleving van een goed evenement gaan door de maag. Op een 1-daags evenement met een centrale lunch zult u er rekening mee moeten houden dat er gegeten en gedronken zal moeten worden. Ook hier geldt: Hoe uitgebreid uw wensen, des te hoger de kosten van uw evenement zullen worden.

Interne of externe catering
Een groot aantal evenementenlocaties beschikt over hun eigen keuken en catering services. Wilt u uw gasten een maaltijd voorzetten dan heeft u vaak de keuze tussen het inschakelen van de al aanwezige catering op locatie of het inhuren van een externe cateraar. De cateringkosten komen ten laste van uw evenementenbudget.

Ook al kunt u de betaalde btw weer terugvorderen, u zult deze toch eerste moeten betalen. Dit gaat ten koste van uw directe cashflow! De kosten van de catering zijn doorgaans de helft van het totale evenementenbudget. Wanneer u 12% extra moet voorfinancieren, volstrekt onnodig, dan is dat zonde van het geld.

afkoop catering -drank

afkoopkosten, holland gedistilleerd, buitenlands, beperkt, onbeperkt schenken

Decoratie van je evenement

Decoratie en/of aankleding van de evenementenlocatie
Stel: U wilt een bedrijfsfeest (laten) organiseren. Dan zal de locatie van uw feest er toch op zijn minst feestelijk moeten uitzien, nietwaar? Is het een themafeest, centrale kerstviering, Eindjaar of juist Nieuwjaarsfeest? In sommige gevallen kunnen de aanwezige stoelen en tafels voor uw evenement al volstaan. Vaak is dit het geval bij een congres of symposium.

Wilt u een thematisch bedrijfsfeest met alle toeters en bellen, dan zal evenementenlocatie toch moeten worden aangekleed. In de meeste gevallen zal er een externe decorateur moeten worden ingehuurd die het thematisch concept van uw evenement tot leven moet brengen. En hier zijn er flinke verschillen op financieel vlak te ontdekken, waarover later meer. Wilt u een Space-party met enkel slingers en ballonnen of gaat u all-in met een rookmachine, confettikanon, overvliegende zeppelins o.i.d.? Bekijk hier ons aanbod voor verschillende thema decoraties.

Gastsprekers, dagvoorzitters en presentatoren
Het invullen van de taak als dagvoorzitter, spreker of presentator is niet iedereen gegeven. Het laatste wat je wilt is iemand die dichtslaat bij het staren naar 500 paar geïnteresseerde ogen vanuit de zaal. Een goede spreker of dagvoorzitter maakt of breekt je evenement. Het zijn van dagvoorzitter of spreker is echt een vak apart.

Wanneer u een evenement heeft waarbij u een gespreksleider zoekt, kunt u ervoor kiezen om bijvoorbeeld een BN-er in te schakelen. Zo heeft u gelijk een extra publiekstrekker binnen, waarmee de opkomst voor uw evenement nog beter zal worden. U dient er wel rekening mee te houden dat een gastspreker, debatleider of presentator door de regel heen niet voor niets werkt. Houdt hier dan ook rekening mee in uw evenementenbudget. Een goede dagvoorzitter of presentator is vaak het geld dubbel en dwars waard.

Vervoer en transport

Inzet van vervoer voor uw gasten
Wanneer er behoefte is aan de inzet van extra vervoer van uw gasten dan gaat ten ook ten koste van uw evenementenbudget. Denk bijvoorbeeld voor het inhuren van taxi’s of pendelbussen voor uw gasten. Het is niet ondenkbaar dat de evenementenlocatie en het treinstation waar uw gasten, die met het openbaar vervoer komen, een flink eind uit elkaar liggen. Hoe moeten uw gasten dan op de locatie komen? Moeten ze dat zelf regelen of wilt u voorzien in een pendeldienst die op bepaalde tijden rijdt?

Kwetsbare doelgroepen vervoeren
Moet er een evenement worden georganiseerd voor kwetsbare groepen, zoals mensen met een (licht) verstandelijke beperking, dan moet het vervoer van en naar de evenementenlocatie optimaal zijn verzorgt! Tijdens het evenement dient er voorts rekening gehouden te worden met de zgn. ADL-hulp. (ADL = Algemene Dagelijkse Levensbehoeften)

Vervoer van VIP gasten
Heeft u hooggeplaatste internationale VIP gasten, dan is het niet ondenkbaar dat er speciaal (gepantserd) vervoer nodig is. U dient hier rekening mee te houden in uw evenementenbudget. Evenementenbureau 24-7 Events kan u hierbij uitstekend helpen.

Registratie van uw gasten

Registratie en verwerking van aanmeldingen
Je wilt een congres voor 200 of 2000 personen organiseren, top! Maar die mensen moeten zich vooraf wel aanmelden. Waar gaat u dat doen? En hoe gaat u dit stroom van mensen monitoren met alle bijkomende vragen die die mensen hebben? Zet u uw eigen personeel daarvoor in? Wilt u de goedbedoelde website hobbyist op het werk een aanmeldformulier in elkaar laten zetten? Het is niet de eerste keer dat we een aankondiging voor een evenement zien waarbij er een email adres van de ontvanger op het werk wordt vermeld. “Als je komt, stuur dan een email naar …..@uwbedrijf.nl.”

Vervolgens komen er 200 of 2000 mailberichten binnen bij uw werknemer. Nog even buiten alle privacy issues daargelaten, gaat uw werknemer zich nu totaal niet meer kunnen bezighouden met zijn of haar daadwerkelijke werkzaamheden op de werkplek. En het is de vraag of uw werknemer het aankan met die uit elkaar spattende mailbox. Bent u AVG ingeregeld op zo’n scenario? Grote kans van niet!

De tijd die uw werknemer nu besteed aan het beantwoorden en verwerken van mogelijk honderden, zoniet duizenden, mailberichten kost enorm veel tijd en daarmee ook veel geld. De uren die de werknemer nu besteed aan het (met een beetje pech, in blinde paniek) monitoren en structureren van al die aanmeldingen moet u als salaris uitbetalen. De reguliere werkzaamheden van die werknemer moeten worden overgenomen door of:

• Een andere collega (die daarmee zijn/haar werkzaamheden deels zal moeten staken) of
• Een tijdelijke invalkracht die moet worden ingewerkt, etc, etc.

Dan komt er het stukje van indelen van groepen, bijhouden van de maximale hoeveelheid mensen, tickets, entreebewijzen of badges voor het evenement maken. En hoe ga je om met die 200 of 2000 mensen op de dag van je evenement? Gaat diezelfde collega (inmiddels zwaar overspannen van het monitoren, beantwoorden van honderden vragen) bij de deur staan? Geen goed idee!

Vergunningen en Verzekeringen

Kosten vergunning evenement
Voor het organiseren van een evenement is in een aantal gevallen een evenementenvergunning nodig. Een evenement op een publiek toegankelijke plaats, op of aan het water. Denk aan auteursrecht, milieuvergunning, plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes. Sluitingsuur, sterke dranken, voeding en vuurwerk.

De kosten van een vergunning voor evenementen lopen flink uiteen. Niet alleen verschillen de prijzen van een vergunning voor evenementen per gemeente. Ook de omvang van het evenement speelt een rol in de kosten van uw evenementenvergunning.

Kosten evenementenvergunning gemeenten
Hieronder staan enkele gemeenten met een link naar de kosten voor evenementen vergunningen:

• Amsterdam
• Utrecht
• Groningen
• Rotterdam
• Den Haag

Kosten evenementenverzekering
Een evenementen verzekering afsluiten is zeker een aanrader. Het organiseren van evenementen brengt risico’s met zich mee. Een artiest is ziek, risicovolle activiteiten, noodweer of schade. Een verzekering dekt deze risico’s af.

Een evenementen organisator heeft een zorgvuldigheidsplicht. Wij nemen onze zorgvuldigheidsplicht serieus. Zo nodig geven wij vooraf extra tips voor de veiligheid van gasten, deelnemers en markeren tijdens een evenement mogelijk gevaarlijke plekken. Het is goed om vooraf en tijdens een evenement stil te staan bij risico’s en gasten hierop te wijzen. Een veilige omgeving start met veilig gedrag.