Stappenplan voor het maken van een congres draaiboek

Als je een congres organiseert, is het hebben van een draaiboek essentieel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Het maken van een draaiboek kan echter overweldigend zijn als je niet weet waar je moet beginnen. 

Geen zorgen, met dit stappenplan voor het maken van een draaiboek voor congressen ben jij goed op weg naar een succesvolle congres planning.

Inhoud (klik op het item van je keuze)

1. Het doel van je congres
2. Algemeen overzicht maken
3. Het tijdschema
4. Inventarislijst
5. Een team samenstellen
6. Communicatieplan
7. Testen, testen, testen
8. Een noodplan maken
9. Hulp nodig?

Stap 1: Bepaal het doel en de doelgroep van het congres

Het eerste wat je moet doen bij het maken van een draaiboek voor een congres is bepalen wat het doel van het congres is en wie de doelgroep is. Dit zal je helpen bij het bepalen van de juiste locatie, catering, programma en andere aspecten van het congres. 

Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat wil je bereiken met dit congres? Wil je bijvoorbeeld naamsbekendheid vergroten, nieuwe klanten aantrekken of je bestaande klanten beter leren kennen?
• Wie is je doelgroep? Zijn het bijvoorbeeld zakelijke klanten, particulieren of een mix van beide?
• Welke boodschap wil je overbrengen en hoe wil je dat doen? Wil je bijvoorbeeld een presentatie geven, een workshop organiseren of een feestelijke bijeenkomst houden?

Door deze vragen te beantwoorden, krijg je een beter beeld van wat je wilt bereiken en wie je wilt bereiken. Dit is de basis voor het maken van een draaiboek.

Stap 2: Maak een algemeen overzicht van het congres

Het is belangrijk om een algemeen overzicht te maken van het congres voordat je begint met het maken van het draaiboek. Dit omvat:

• het tijdschema
• de locatie
• de catering
• de sprekers en
• de activiteiten die plaatsvinden tijdens het congres.

Zorg ervoor dat je dit overzicht deelt met alle betrokken partijen, zodat iedereen op dezelfde pagina zit. (Letterlijk!)

Stap 3:  Maak een gedetailleerd tijdschema

Nu je een algemeen overzicht hebt van het congres, is het tijd om een gedetailleerd tijdschema te maken. Dit omvat alle activiteiten die plaatsvinden tijdens het congres, inclusief de tijd dat ze beginnen en eindigen. 

• Zorg ervoor dat je rekening houdt met voldoende tijd voor het opzetten en opruimen van het congres, evenals eventuele pauzes.
• Houd ook rekening met eventuele vertragingen of andere onverwachte gebeurtenissen, zodat je hierop kunt anticiperen.

Stap 4: Maak een lijst van benodigde materialen en leveranciers

Het is belangrijk om een lijst te maken van alle materialen die nodig zijn voor het congres, zoals audiovisuele apparatuur, stoelen, tafels en decoratie.

• Daarnaast moet je ook een lijst maken van alle leveranciers die nodig zijn om deze materialen te leveren. 
• Zorg ervoor dat je contactgegevens hebt voor alle leveranciers en dat je hun aankomst en vertrektijden noteert. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alles op tijd wordt geleverd en opgehaald.

Stap 5: Stel een team samen en verdeel taken

Het organiseren van een congres is een grote taak en kan niet alleen worden gedaan.

• Stel daarom een team samen van mensen die je kunnen helpen bij de planning en uitvoering van het congres. 
• Verdeel taken en verantwoordelijkheden onder het team, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. 
• Maak een overzicht van wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het congres, zodat iedereen op de hoogte is van wie ze moeten benaderen als er vragen of problemen zijn.

Stap 6: Maak een communicatieplan

Een goed communicatieplan is essentieel om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de planning en de verwachtingen voor het congres.

• Maak een lijst van alle belanghebbenden, zoals sprekers, leveranciers, gasten en het team dat het congres organiseert. 
• Stel vervolgens een communicatieplan op, waarin je beschrijft hoe en wanneer je met hen communiceert.
• Houd ook een lijst bij van belangrijke deadlines en mijlpalen. Zo kun je ervoor zorgen, dat alle betrokkenen op tijd op de hoogte zijn.

Stap 7: Test en controleer alle apparatuur en materialen

Voordat het congres begint, is het belangrijk om alle apparatuur en materialen te testen en te controleren.

• Zorg ervoor dat alle audiovisuele apparatuur werkt
• Wees er zeker van dat alle stoelen en tafels op de juiste manier zijn opgesteld
• Check nogmaals of de decoratie er goed uitziet.

Dit geeft je de mogelijkheid om eventuele problemen op te lossen voordat het congres begint.

Stap 8: Maak een noodplan

Zelfs met de beste planning kunnen er onverwachte gebeurtenissen optreden tijdens een congres. Daarom is het belangrijk om een noodplan te maken.

• Beschrijf hoe je omgaat met verschillende situaties, zoals slecht weer, ziekte van sprekers of technische storingen
• Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het noodplan
• Controleer dat iedereen weet wat ze moeten doen, als er zich een noodsituatie voordoet
• Welke personen zijn aangewezen als BHV-er?
• Is er een brandwacht aanwezig?

Met dit stappenplan voor het maken van een draaiboek voor congressen ben je goed op weg naar een succesvolle congres planning. Vergeet niet om een gedetailleerde planning te maken, een team samen te stellen en te communiceren met alle betrokkenen. En bovenal, geniet van het congres dat je hebt georganiseerd!

Hulp nodig met het maken van een draaiboek voor je congres?

Als professioneel organisator van congressen, helpen wij je graag bij het opstellen van een gedetailleerd draaiboek voor je congres. Met ons ervaren team weten wij precies waar we op moeten letten en hoe we ervoor kunnen zorgen dat jouw congres vlekkeloos verloopt.

• Van het plannen van de logistiek
• Tot het regelen van leveranciers en
• Het coördineren van alle activiteiten op het congres

We staan voor je klaar. Samen met jou stellen we een gedetailleerd draaiboek op. We zorgen ervoor zorgt dat alles op tijd en volgens plan verloopt. Zo kun jij je richten op andere belangrijke zaken en genieten van een succesvol congres.

Wil je graag meer weten over hoe wij jou kunnen helpen, met het maken van een draaiboek voor jouw congres? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kijken ernaar uit om samen met jou een onvergetelijk congres te organiseren!