Uw congres vlekkeloos georganiseerd door Evenementenbureau 24-7 Events
Een congres organiseren vereist militaire precisie, maar een succesvol congres vereist méér dan alleen een strak draaiboek. Als Evenementenbureau 24-7 Events combineren wij de zakelijke regie van een ervaren congresorganisator met de creativiteit van een high-end eventbureau.
Wij fungeren als uw Event Architect: van strategische planning en compliance-checks tot de volledige technische regie. Wij zorgen dat de basis staat als een huis, zodat u zich volledig kunt focussen op de inhoud en uw stakeholders.
Wij organiseren uw congres
Het organiseren van een congres is een complex proces dat veel tijd en expertise vereist. Door samen te werken met Evenementenbureau 24-7 Events profiteert u van:
- Tijdwinst: Wij regelen alles, van planning tot uitvoering.
- Professionele ondersteuning: Onze ervaren eventmanagers zorgen voor een vlekkeloos verloop.
- Op maat gemaakte oplossingen: Elk congres wordt afgestemd op uw wensen en doelen.
Bespaar uzelf de stress en laat ons uw congres professioneel organiseren.
Vragen? We helpen je graag
Bel: 085-0028111
Ma – Zat 09:00u – 21:00u
Stuur een bericht
Naar het contactformulier
Chat met ons
Whatsapp: Ma / Zat – 09:00u – 21:00u
Onze Aanpak: Van Idee Tot Uitvoering
Wij begeleiden u in elke stap van het proces:
- Conceptontwikkeling: Samen bepalen we het doel en thema van uw congres.
- Locatiekeuze: Dankzij ons netwerk vinden we de perfecte locatie.
- Planning en logistiek: Wij coördineren sprekers, catering en techniek.
- Dagcoördinatie: Onze eventmanagers zorgen ervoor dat alles soepel verloopt.
Met Evenementenbureau 24-7 Events kunt u vertrouwen op een professionele en zorgeloze congresorganisatie.
Vragen? We helpen je graag
Bel: 085-0028111
Ma – Zat 09:00u – 21:00u
Stuur een bericht
Naar het contactformulier
Chat met ons
Whatsapp: Ma / Zat – 09:00u – 21:00u
Onze Projecten
Succesvolle congressen die wij hebben georganiseerd
Bij Evenementenbureau 24-7 Events hebben we diverse succesvolle congressen georganiseerd. Hier zijn enkele voorbeelden:
Bestuurlijk Congres Maatschappelijke Onrust
In opdracht van onze klant; de gemeente Eindhoven, verzorgden wij de online aanmelding en registratie van het Bestuurlijk Congres Maatschappelijke Onrust.
Wij realiseerden:
- Een custom made congrespagina
- online aanmelding en registratiemodule
- on-site coördinatie van het congresprogramma
- routing & signing en
- de begeleiding van de VIP gasten.
Alles was opgemaakt in de huiskleuren van de klant, zodat alles naadloos in elkaar overliep.
Mutaties en tussentijdse rapportages werden door ons verzorgd naar de klant. En alles AVG-proof uiteraard.
De MAST-Dag
Een samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
In opdracht van het Ministerie van BZK leverden wij onze Aanmelding en Registratie Service op.
Dit voor de organisatie van de MAST-Dag editie 2023.
- Custom made congrespagina
- Online aanmelding-, en registratie
- Congrestickets en;
- Hospitality werden door ons ingevuld
Congres Cliëntenraden
Congres organisatie met breakout sessies
Voor de 2e keer op rij mochten wij het congres voor cliëntenraden gehandicaptenzorg organiseren. 750 deelnemers met 20 breakout sessies, kregen een naadloos lopende congresdag aangeboden.
Dit jaar was het thema: ‘Nieuwe kansen voor cliëntenraden en zorgaanbieders in 2020’.
Dit congres hebben wij mogen organiseren in opdracht van LSR, KansPlus, LFB en IederIn.
Het congres vond plaats in Congrescentrum De Werelt, Lunteren.
- Online Aanmelding en registratie
- Congres organisatie/coordinatie
- Routing/Signing
- Ticketing
- Hospitality
Project: Congres Voor Cliëntenraden Gehandicaptenzorg:
Doel: Gericht op kennisdeling binnen de gehandicaptenzorg.
Kwaliteitsparade voor cliëntenraden
Congres organisatie met (20!) breakout sessies
Wij mochten het congres voor cliëntenraden gehandicaptenzorg organiseren. 750 deelnemers met 20 breakout sessies en meerdere sessie rondes. De gasten kregen een naadloos lopende congresdag aangeboden.
Dit jaar was het thema: ‘Nieuwe kansen voor cliëntenraden en zorgaanbieders in 2020’.
Dit congres hebben wij mogen organiseren in opdracht van LSR, KansPlus, LFB en IederIn.
Het congres vond plaats in Congrescentrum De Werelt, Lunteren.
- Online Aanmelding en registratie
- Congres organisatie/coordinatie
- Routing/Signing
- Ticketing
- Hospitality
Project: Congres Voor Cliëntenraden Gehandicaptenzorg:
Doel: Gericht op kennisdeling binnen de gehandicaptenzorg.
BCMB Vakdag
Congres met netwerk tafel setting
Een vakinhoudelijk congres met diverse sprekers en netwerktafel settings.
In Hotel van der Valk, Houten organiseerden wij in opdracht van BCMB de jaarlijkse vakdag. De BCMB Vakdag.
Ruim 250 aangesloten deelnemers werden door ons in de watten gelegd.
Wij voerden uit:
- Congres organisatie en coordinatie
- Congres logistiek + routing/signing
- Online aanmelding en registratie
- Congres badges
- Gepersonaliseerde congresprogramma’s
Landelijke Kiezersdag
Een evenement met een grote landelijke impact, waarbij wij de volledige organisatie verzorgden.
- Congres organisatie/coordinatie
- Aanmelding en registratie
- Congres badges ontworpen
- Begeleiding van politieke VIP gasten
Het congres vond plaats in de Statenpassage van de Tweede Kamer der Staten Generaal te Den Haag + de locatie van ProDemos, waar 150 bezoekers uitleg kregen over democratie.
10 politieke partijen werden ‘gedwongen’ hun verkiezingsprogramma’s in begrijpelijke taal te presenteren.
Een doelgroep van 3,5 miljoen stemgerechtigde mensen is definitief op de kaart gezet.
Deelnemersregistratie & Ontvangst (De Slimme Oplossing)
Een veelgehoord pijnpunt bij de organisatie van een congres is de registratie. Hoe krijgt u de data veilig boven tafel en hoe voorkomt u die rommelige rij bij de ingang?
Bij Evenementenbureau 24-7 Events bieden we hiervoor twee bewezen scenario’s, afhankelijk van de schaal van uw evenement:
De ‘Plug-and-Play’ Registratie (Ideaal voor kleinere organisaties)
Heeft u niet de tijd of de IT-kennis om een complex systeem op te tuigen, maar wilt u wél die high-end uitstraling? Wij faciliteren een externe registratie-omgeving waar uw gasten direct en AVG-proof landen.
- Wat dit u oplevert: U nodigt uw gasten zelf uit, wij regelen de rest. Geen gedoe met datalijsten die over en weer gemaild worden, maar een strakke workflow.
- De Uitstraling: Uw gasten krijgen een professionele bevestiging en wij kunnen vooraf de gepersonaliseerde badges drukken. Bij binnenkomst liggen deze klaar voor uitreiking. Dit geeft direct de autoriteit van een groot congres, zonder de torenhoge kosten van een onsite print-team.
- Extra optie: Indien gewenst leveren wij zelfs een kant-en-klare congrespagina op in uw eigen stijl.
Full-Service Onsite Regie (Voor de grotere producties)
Voor congressen met meer beschikbaar budget en complexe stromen, schalen wij op met onze gespecialiseerde partners. Hierbij praten we over:
- real-time onsite badge-printing
- QR-scanning bij de zaalingang voor sessie-tracking en
- uitgebreide data-koppelingen.
Onze belofte:
Of u nu een bescheiden symposium organiseert of een grootschalig congres; wij zorgen dat de techniek u ondersteunt en niet in de weg zit. U behoudt de regie, wij bewaken de data-integriteit.
Met onze service profiteert u van:
- Eenvoudige registratie: Een gebruiksvriendelijke online omgeving voor uw gasten.
- Realtime inzicht: Direct overzicht van aanmeldingen en deelnemers.
- Professionele uitstraling: Gepersonaliseerde uitnodigingen en badges.
- Beveiliging: Gegevens worden veilig en volgens de AVG verwerkt.
Lees meer over onze online registratieservice en ontdek hoe wij uw congresregistratie volledig uit handen nemen.
Uw eigen congreswebsite
We beschikken over alle nodige technische kennis, om een effectieve congres website voor u te maken. Volledig in uw eigen huisstijl opgemaakt. De congres website vullen wij met:
- Sprekers informatie (inclusief social media links)
- Programma onderdelen
- Sponsoren worden uitgelicht
- Onderwerpen staan uitgewerkt
- Locatiegegevens (Inclusief parkeer-, en reis instructies)
- Contactgegevens voor vragen en/of hulp
De congres website krijgt haar eigen menu. Natuurlijk komt de congres website of pagina, inclusief een online aanmelding-, en registratie module.
Congres met networktables organiseren?
Een grote groep mensen tijdens een plenaire sessie. Hier voldoet niet altijd het verwachtingspatroon van bezoekers. En dat is zonde!
Specifieke groepen mensen met elkaar verbinden. Sparren met gelijkgestemden over onderwerpen.
Samen oplossingen vinden voor een gedeeld probleem. Een congres met Networktables is hier geweldig voor. Maar hoe regel je zoiets vooraf? Een goede voorbereiding en realisatie hierin is key!
Onze online aanmelding-, en registratie module is hier namelijk speciaal voor ontwikkeld.
We kunnen rekening houden met:
- Een juiste spreiding van uw congres bezoekers
- Maximale groepsgrootte op basis van bezoeker capaciteit
- Meerdere netwerk of kennis sessies tegelijk
- Draaischema voor networktables (meerdere ronden)
We zorgen ervoor dat uw congres vlekkeloos zal verlopen.
Veelgestelde vragen over Congresorganisatie
Wat kost het organiseren van een zakelijk congres per deelnemer?
De kosten variëren per type event, maar gemiddeld adviseren wij een budget van €125 tot €250 per deelnemer voor een full-service congres in de regio Utrecht. Dit is inclusief locatie, hoogwaardige catering, techniek en registratiebeheer.
Hoe kan ik de no-show bij mijn congres verlagen?
Wij verlagen no-show percentages (gemiddeld 20% in de markt) door gepersonaliseerde communicatie-flows en automatische herinneringen via onze registratiemodule.
Is de deelnemersregistratie volledig AVG-proof?
Ja. Wij maken gebruik van een gesloten systeem op Nederlandse servers. Door onze ‘Plug-and-Play’ methode behoudt u de data-regie en borgen wij de veiligheid van uw gastgegevens volgens de strengste standaarden.
Kan ik binnen 48 uur een congreswebsite live hebben?
Zeker. Met onze ‘Snel-Start’ methode bouwen we op basis van bewezen concept-pagina’s binnen twee werkdagen een volledige omgeving inclusief aanmeldmodule en programma-overzicht.
Wat zijn de grootste kostenposten bij een congres in Utrecht?
De kosten worden bepaald door locatiehuur (30%), catering (35%) en techniek/regie (25%). Wij adviseren een buffer van 10% voor onvoorziene logistieke wijzigingen.
Hoe kies ik de juiste congreslocatie in de regio Utrecht?
Kijk verder dan de zaalcapaciteit. Essentieel zijn de bereikbaarheid per OV, de kwaliteit van de vaste AV-installatie en de flexibiliteit van subzalen voor break-out sessies.
Hoe ga ik om met no-shows bij een zakelijk event?
Gemiddeld ligt de no-show op 15-20%. Door onze automatische herinnerings-flows en gepersonaliseerde communicatie verlagen wij dit percentage aanzienlijk voor onze opdrachtgevers.
Wellicht vindt je dit ook handig?
Hieronder staan een aantal artikelen over het organiseren van een congres.
Tips and tricks en handige informatie.
‘You are Welcome’
Stappenplan voor het maken van een draaiboek
Het maken van een draaiboek kan best een uitdaging zijn, als je niet weet waar je moet beginnen.
Geen zorgen, met dit stappenplan ben jij goed op weg naar een succesvolle congres planning!
7 tips voor een succesvol congres
In dit artikel delen we onze kennis over het organiseren van een succesvol congres.
We geven je 7 praktische tips die je kunt gebruiken, om jouw volgende congres tot een groot succes te maken.
Wat kost een congres
"Wat kost een congres?" Deze vraag wordt vaak gesteld op internet. Maar een direct antwoord zijn wij nog niet tegengekomen. Wel komen we veel verhalen tegen dat die vraag niet is te beantwoorden. Daarna volgen er allerlei redenen waarom er geen antwoord op is te...
Diensten
Evenementenbureau
24-7 Events
Mercury 247 3769 KD Soesterberg
Telefoon: 085 002 8111
Website: https://247events.nl/
Contact: https://247events.nl/contact/
Openingstijden
| maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag |
09:00-21:00 09:00-21:00 09:00-21:00 09:00-21:00 09:00-21:00 09:00-21:00 Gesloten |
Onze focusregio: Utrecht & omstreken
Utrecht | Amersfoort | Zeist | Houten | Soest | Soesterberg | Utrechtse Heuvelrug | Hilversum | Nieuwegein | Veenendaal | De Ronde Venen | De Bilt | Woerden | IJsselstein | Stichtse Vecht | Leusden | Baarn | Wijk bij Duurstede | Bunschoten | Vianen | Rhenen | Bunnik | Lopik